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KMU-Kooperation
über Telearbeit – Wie theoretisch eigentlich alles kompatibel
ist, in der Praxis aber Murphy´s Gesetze gelten
Artikel
erschienen in
Ausgabe Mai 1997
Von
Wolfram W. Pichler
und Ulrich Thiele
Inhaltsübersicht:
Der Fall
Ein
Konzern H in Frankfurt am Main beauftragt den Dienstleister T
in Alzenau mit der Erstellung einer ca. 30seitigen Datenblattbroschüre.
Die Bedingungen
Der Auftragnehmer
erhält vom Kunden H Text-Manuskripte, eine Word-Musterdatei
als Layoutvorgabe, Fotos und Vektorgrafiken im DXF-Format. Die
Broschüre mit Texten, Tabellen, Vektor- und Pixelgrafiken
ist auf Datenträger als MS-Word-Datei für Windows abzuliefern.
Der Preis
Der Auftragnehmer
mußte sich auf eine Honorarobergrenze einlassen, die nichts
mit Leistungsentgelt zu tun hat, sondern im Nachhinein lediglich
als kleines Ehrengeld (daher der Name Honorar: pecunia honoris
causa) angesehen werden kann.
Die Kooperation
Dienstleister
T in Alzenau zieht für die Grafikkonvertierung und die Textbearbeitung
Dienstleister P in Berlin hinzu. Dienstleister T steigt in die
Archive von Konzern H und sammelt Papiere und Dateien. Daraus
entwickelt er einen Arbeitsplan in Form einer Excel-Datei, nach
dem Dienstleister P die Detailarbeiten durchführt. Am Ende
überprüft T die von P gelieferten Dateien, fügt
die Zeichnungen und Fotos in die Word-Datei ein und paßt
das Word-Layout an die Vorgaben des Kunden an.
Der
DTP-Arbeitsplatz bei T:
PC, Pentium
Pro mit 200 MHz, 128 MB RAM, 7 GB Festplatte, OS Windows NT, CorelDraw
6.0, MS Word 6.0, PhotoShop 3.0, Scanner HP Scanjet, V.34-Modem,
T-Online-Account
Der
DTP-Arbeitsplatz bei P:
Apple Macintosh
IIfx, 25 MHz, 16 MB RAM, 400 MB Festplatte, MacOS 7.5.3, FreeHand
5.5, MS Word 5.1, V.34-Modem, Internet-Shell-Account, Eudora 1.5.1
Der Projektablauf
Der Excel-Projektplan
enthält eine Auflistung aller Textbausteine, Grafiken und
Fotos, die das fertige Produkt enthalten wird, und zu jedem Baustein
eine Statusbeschreibung mit Verlaufskontrolle. Der Projektplan
wird an den Kunden H zur Freigabe weitergegeben und dient als
Fahrplan für den Projektablauf – rückblickend ein
hervorragendes Werkzeug für die Abstimmung mit Kunde und
Partner.
Die Fotografien
wurden als Retuschen oder (leider bereits) gerasterte Druckvorlagen
vom Kunden gestellt. Gerade letztere bedeuteten hohen Arbeitsaufwand
bei der Nachbearbeitung. Als dritte Kategorie wurden Dateien mit
Aufnahmen von einer Digitalkamera zur Verfügung gestellt,
die aber aufgrund der typischen Probleme nahezu unbrauchbar waren:
Die Auflösung reichte für die vorgesehene Bildgröße
von 4 x 5 cm nicht aus, die Kanten der abgebildeten Objekte waren
treppenförmig. Details waren verschwommen und mit Artefakten
versehen, ähnlich wie man es bei einer überkomprimierten
JPG-Datei sehen kann.
Die Vektorgrafiken
wurden als Dateien im DXF-Format beigestellt und bedeuteten letztlich
das wirtschaftliche Scheitern des Projektes. Doch davon später
mehr.
Die Abstimmung
zwischen T und P lief überwiegend über E-Mail, gelegentlich
über Telefonate. Als erstes war abzustimmen, welche Vektorgrafikformate
zu Windows und MacOS gleichermaßen kompatibel sind. Die
Originaldateien stammten aus einem CAD-System, die T über
das Format .DXF in CorelDraw importierte. Obwohl die Grafiken
vergleichsweise wenig komplex waren, stieß der PentiumPro
an seine Leistungsgrenzen. Der anschließende Export in das
Mac-kompatible Adobe Illustrator 3.0 dauerte bis zu 45 Minuten
und führte gelegentlich zum Aufhängen von CorelDraw.
So konnten
die Illustrator-Dateien auf der Mac-Seite in FreeHand geöffnet
und bearbeitet werden. Die nicht benötigten Konstruktionsangaben
mußten entfernt werden, die Bildgröße mußte
angepaßt werden und schließlich auch die Schriftgröße.
Erstaunlich (und wohl verantwortlich für die Verarbeitungsprobleme)
war die AUTOCAD-typische Layertechnik, wobei manche Schriftelemente
identisch bis zu 255 mal übereinander lagen. Die Schriftart
war im Original Arial und mußte auf der Mac-Seite in Helvetica
umgewandelt werden. Nach dem Rücktransport waren auf der
Windows-Seite die Umlaute verstümmelt. Die griechischen Buchstaben
für Winkelbezeichnungen waren im Original in der Schriftart
Wingdings formatiert und mußten auf der Mac-Seite in Symbol
geändert werden – und am Ende wieder zurück in
Wingdings.
T komprimierte
mehrere Vektorgrafiken mit PKZIP und schickte sie als Attachment
per E-Mail an P. P packte das .zip-Archiv mit ZipIt aus. Nachdem
mehrmals aus einem Dateinamen wie „name.zip" auf dem
Transportwege „Untitled.html" geworden war, was PKUNZIP
nicht interpretieren konnte, hatte P die bearbeiteten Grafik-Dateien
unkomprimiert zurückgemailt – wenn sie die Größenordnung
von 1 MB erreicht hatten, mitunter auch klassisch auf Diskette
per Snail-Mail.
Die Vektorgrafiken
von P wurden dann wiederum in CorelDraw eingelesen und die Konvertierungs-Artefakte
bearbeitet. Da Word nur wenige saubere Importfilter für Grafiken
anbietet, wurde letztlich folgender Weg gefunden: Weil der Word-Import-Filter
für Corel-Dateien nicht funktioniert, wurden die Grafiken
als WMF aus Corel exportiert. Dabei wurden die Original-Corel-Dateien
behalten, da Texte beim Export unwiderruflich in Kurven verwandelt
wurden, die das spätere Bearbeiten unmöglich machen.
Probleme am Rande: Einige der FreeHand-Grafiken wuchsen auf nicht-handhabbare
4,5 MB an, die Corel kaum bewältigen konnte.
Zunächst
einmal funktionierte der Import der TIF- und WMF-Dateien nach
Word ganz gut. Mit zunehmender Arbeitszeit wurde allerdings Word
zunehmend instabiler und suchte vergeblich nach eigenen Systemkomponenten
beim Bildschirmaufbau. Schließlich haben wir alle Grafiken
aus Word gelöscht und nur noch als Verknüpfungen mit
den Originaldateien angelegt. So blieb die Word-Datei angenehm
klein, was zunächst ein Vorteil war. Allerdings bekam nach
jeweils etwa einstündiger Arbeitszeit Word regelmäßig
immer noch interne Probleme, die durch Neubooten des Rechners
bis zur nächsten Stunde aber verschwanden. Word überraschte
dann damit, daß die Verknüpfungspfade nicht änderbar
sind, da Word alle Pfade absolut speichert. Das heißt: Das
Portieren des Dokumentes auf ein anderes Laufwerk war nicht mehr
möglich (schlecht, daß T auf seinem Rechner auf Laufwerk
G gearbeitet hatte, und Kunde H die Dateien auf C benötigte).
Vor Auslieferung an den Kunden H mußten alle Pfade manuell
geändert werden. (Kennt jemand ein sinnvolles Workaround?)
Zum Schluß
gab es noch einige massive Probleme mit Word:
- Der Seitenumbruch verändert sich bei Word bekanntlich
mit der Auswahl des Druckertreibers. Also mußten wir den
beim Kunden H verfügbaren Druckertreiber installieren und
im Betriebssystem als Standarddrucker anmelden. Damit war es
allerdings nicht mehr möglich, das Dokument auf einem der
Drucker bei Dienstleister T auszudrucken, ohne daß alle
Seitenumbrüche und Grafikstände verändert wurden!
- Obwohl
die Grafiken sowohl in Corel als auch in Word auf dem Monitor
korrekt angezeigt wurden, erschienen verschiedene Elemente auf
dem Ausdruck beim Kunden verstümmelt: Erst auf diesem Ausdruck
wurden Maßpfeile vergrößert, Beschriftungen
gedreht und Schriftarten verändert. Das Problem ist leider
noch nicht gelöst.
- Auf die
mittlerweile bekannten Probleme, die Word bei der Bearbeitung
mit größeren Dateien und etwas anspruchsvolleren
Layoutvorgaben hat, müssen wir hier nicht eingehen.
Fazit
Zu
Word:
Es hat sich
gezeigt, daß Word nach wie vor für wirtschaftlich zu
erstellende Dokumente nicht geeignet ist. Das Argument des Kunden
H, daß Übersetzer in der Regel nur über Word verfügten
und somit durch die Verwendung von Word Kosten eingespart werden
könnten, ist gegenstandslos angesichts der immensen Probleme
bei der Erstellung der deutschen Dokumentversion. Vor Abwicklung
des Auftrages waren sich die Dienstleister P und T einig, daß
gegenüber typischer Dokumentationssoftware wie FrameMaker,
PageMaker oder Interleaf der Mehraufwand für die Verwendung
von Word etwa bei 20 % liegenwürde – nun sind wir uns
einig, daß 100 % Mehraufwand wohlkaum reichen. Und dabei
reden wir über ein Dokument mit weniger als 30 Seiten! Empfehlung
an den Auftraggeber H, bei der Kooperation mit Dienstleistern
(Übersetzern, Redakteuren...) Software und Dateiformate nach
dem Stand der Technik zuzulassen!
Zu
PC und MAC:
Obwohl Grafik-Dateiformate
und Word auf beiden Plattformen als kompatibel gelten, bedeutete
die Zusammenarbeit einen großen Mehraufwand. Dieser wäre
allerdings bei Verwendung von FrameMaker oder PageMaker erfahrungsgemäß
nicht aufgetreten.
Zu
AUTOCAD:
Eine vernünftige
Möglichkeit, selbst kleine DXF-Dateien zu bearbeiten, haben
wir nicht gefunden. Man sollte sich vor diesem Format hüten.
Zur
Kooperation über elektronische Kommunikation:
Abgesehen
von den ZIP-Problemen ist die Zusammenarbeit über beliebige
Entfernungen bei vernünftiger Projektplanung unproblematisch.
Telefonate waren im Verlauf des Projektes selten. Für größere
Projekte sollte man aber aus Geschwindigkeitsüberlegungen
Übertragungs-Alternativen prüfen:
- Provider
oder Online-Dienst mit schneller Übertragungstechnik
- FTP statt
Internet-E-Mail
- Mailbox
- direkte
Modem-zu-Modem-Verbindung
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