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Aktuelle Artikel und Nachrichten rund um die technische Dokumentation finden Sie im Nachfolgemagazin der doculine news, den transline tecNews
Onscreen-Dokumentation:
Werkzeuge und Vorgehensweise zur Erstellung und Verbreitung
Artikel
erschienen in
Ausgabe Juni 1997
Von
Dipl.-Ing. Wolfram W. Pichler
Inhaltsübersicht:
Offsetdruck oder Bildschirm
Gedruckte
Gebrauchsanleitungen werden so schnell nicht vom Markt verschwinden.
Aber sie bekommen heutzutage immer mehr Konkurrenz von Anleitungen,
die man zunächst am Bildschirm (onscreen) lesen oder individuell
ausdrucken kann, wenn man will – auch abschnittsweise oder
sonstwie nach Bedarf, also on demand.
Eine
Anleitung, die man am Bildschirm lesen kann, muß sich mindestens
als Datei auf einem Datenträger befinden. Oder sie kann über
eine Online-Verbindung aus irgendeinem firmeninternen oder globalen
Netz kommen. Sobald diese Anleitung für mehr als drei Leser
bestimmt ist, sollte die Datei in einem Format angeboten werden,
das sich mindestens als Quasi-Standard durchgesetzt hat.
Dateiformate
für Bildschirmverteilung
Dieses
Standard-Format hätte folgende Kriterien zu erfüllen:
- Es müßte
plattformübergreifend und auf Betriebssystemen wie UNIX,
Windows, MacOS darstellbar sein.
- Es müßte
applikationsübergreifend sein, um nicht auf jedem Rechner
dieser Erde die Installation derselben Software (Word oder FrameMaker
oder PageMaker oder QuarkXpress oder…) vorauszusetzen.
- Die Software
zum Lesen dieser Formate soll so gut wie keine zusätzlichen
Investitionskosten verursachen.
PDF und HTML
Historisch
haben sich zwei Dateiformate von zwei verschiedenen Medien her
in diese Richtung entwickelt: Aus dem Umfeld der CD-ROMs ist das
Dateiformat PDF (portable document format) gewachsen. Mit dem
World Wide Web (WWW) ist das Dateiformat HTML (hypertext mark-up
language) entstanden. Beide Formate hatten und haben in ihrem
Bereich unangefochtene Vorteile, auch wenn sie sich derzeit heftig
aufeinanderzubewegen und die Überschneidung der Funktionen
und Möglichkeiten immer größer wird. Insofern
sind die jeweiligen Vorteile schon wieder etwas relativierter
zu sehen.
PDF
hat den Vorteil, daß die Leser am Bildschirm oder anschließend
auf dem Ausdruck die Gestaltung der "Druck"sache genauso
sehen, wie die Autoren Typografie und Layout für die Seiten
geplant haben. Gibt es von dieser Dokumentation zusätzlich
eine Print-Version, dann ist die Übereinstimmung 100prozentig.
Und: Die Dateien können gegen Veränderungen durch die
Leser geschützt werden.
Die
PDF-Dateien eignen sich nebenbei auch direkt zum Offset-Drucken.
Anwendungsbeispiele hierfür sind Prospekte, Zeitungen, Zeitschriften,
Betriebs- und Gebrauchsanleitungen sowie alle Präsentationen,
für die Corporate-Design-Vorschriften keinerlei Kompromisse
zulassen.
HTML
hat den Vorteil, daß die Dateien bei sorgfältiger Konstruktion
recht klein sein können, so daß sie in Netzen schneller
geladen werden können. Bei den Lesern kann das Dokument auf
jedem Bildschirm rechnerabhängig anders aussehen. Zusätzlich
können die Leser das Aussehen durch individuelle Einstellungen
beeinflussen, was nicht automatisch zu lesefreundlicheren Darstellungen
führen muß. Anwendungsbeispiele hierfür sind kurzlebige
Dokumente, die häufig gewartet, vielleicht sogar tagesaktuell
aus Datenbanken gespeist werden müssen.
Beide
Formate sind am Anfang dieses Jahrzehnts entstanden. HTML erfreute
sich allerdings wegen des spektakulären Booms des WWW der
größeren Popularität. Wer aber Gebrauchsanleitungen
zu erstellen hat, sollte sich intensiver mit der PDF-Technologie
auseinandersetzen – und sei es nur, um Dateien komfortabel
an Offset-Druckereien zu transportieren.
Adobe Acrobat Software
PDF
wurde von Adobe Systems Inc. aus dem PostScript-Format entwickelt.
Als Anwender-Applikation brachte Adobe die Acrobat-Software für
DOS, Windows, UNIX und MacOS heraus, die aus mehreren Modulen
zum Konvertieren, Bearbeiten und Lesen/Drucken besteht. Den Acrobat
Reader 3.0 zum Lesen/Drucken für die Betriebssysteme MacOS,
Windows, SunOS, Solaris, HP-UX, Silicon Graphics IRIX, IBM AIX
verteilt Adobe kostenlos auf CD-ROM (Tel. 0 89 - 32 18 26 - 0)
und über das WWW http://www.adobe.de/. Er blickt inzwischen
auf eine installierte Basis von über 20 Millionen zurück
– mit täglich steigenden Zuwachsraten.
So erzeugen Sie PDF-Dateien
Sie können
PDF-Dateien erzeugen aus Ihren ganz normalen DTP-Dateien und dafür
zunächst Ihre Lieblings-Satz- und -Layout-Software benutzen
oder auch vorhandene DTP-Dateien konvertieren. Gehen Sie dabei
so vor:
- Erzeugen
Sie die Gebrauchsanleitung mit einer postscriptfähigen
Text- oder Layout-Software Ihrer Wahl. PageMaker und FrameMaker
organisieren Inhaltsverzeichnis und Index so, daß später
in der PDF-Datei ein Klick auf das Stichwort sofort per Hyperlink
zu der richtigen Stelle im Text führt.
- Bestimmen
Sie das Seitenformat so, daß es den Onscreen-Ansprüchen
gleichermaßen gerecht wird wie den Print-Ansprüchen,
zum Beispiel "DIN A5 Quadrat", also 21 x 21 cm statt
DIN A4.
- Achtung:
Sichern Sie die Text- oder Layout-Dateien nicht nur im applikationseigenen
Format, sondern zusätzlich im PostScript-Format (= "auf
die Festplatte drucken").
- Wandeln
Sie die PostScript-Dateien mit Adobe Acrobat Distiller in PDF-Dateien
um. Danach benötigen Sie die großen PostScript-Dateien
nicht mehr, Sie können sie also löschen.
- Wenn Ihnen
die (Quer-)Verweise, die Sie bereits aus Ihrer Satz- und Layout-Software
übernommen haben, nicht ausreichen, können Sie nun
mit Acrobat Exchange zusätzliche interne Links und WWW-Links
einbauen.
- Geben
Sie die PDF-Dateien auf Datenträger heraus oder stellen
Sie sie ins WWW ein.
Beispiele für PDF im WWW
Frühe
Beispiele für PDF im WWW waren die Tageszeitung
Libération bereits seit 1993 und die New
York Times. Ein Unternehmen für Kommunikationstechnik
hat die Gebrauchsanleitung
für seine ISDN-Anlage als PDF-Datei ins WWW eingestellt*.
Diese Anleitung liegt 1:1 als Papiervariante vor mit 64 Seiten
DIN A5 Hochformat.
Schließlich
finden Sie meine Broschüre über das Erstellen
von Qualitätsanleitungen* ebenfalls als PDF-Dateien
im WWW. Auf dieser HTML-Seite finden Sie ein Dutzend anklickbare
PDF-Dateinamen, über die Sie sich die einzelnen Kapitel herunterladen
können. Insofern ist diese Seite ein gutes Beispiel für
das kombinierte Anwenden von HTML- und PDF-Technologie.
Und
wenn Sie HTML direkt mit PDF vergleichen wollen, dann klicken
Sie auf onscreen.pdf.
Damit laden Sie sich diesen Beitrag, den Sie hier gerade im HTML-Format
lesen, als PDF-Datei. Aber Achtung: Dieser Dateiname ist nur auf
der HTML-Seite verlinkt, nicht in der PDF-Datei, denn es ergäbe
ja keinen Sinn, dieselbe Datei aus sich selbst heraus herunterzuladen.
Ich
habe diese PDF-Datei zunächst in PageMaker 6 aufgebaut. DasSeitenformat
entspricht einem 9-Zoll-Bildschirm im Querformat. Damit ist das
Dokument auch noch in handelsüblichen Labtops vernünftig
lesbar.
Acrobat 3 in Netscape 3
Wenn
Sie Netscape Navigator 3+ benutzen und das Plug-In PDF-Viewer
installiert haben, können Sie PDF-Dokumente direkt im Netscape-Fenster
betrachten –einschließlich aller Acrobat Reader-Navigations-Buttons.
Wenn Sie jedoch Online-Zeit sparen wollen, können Sie Ihren
Netscape Navigator so konfigurieren, daß PDF-Dateien nicht
direkt angezeigt, sondern auf Ihre Festplatte kopiert werden.
Dicke PDF-Bücher
auf CD-ROM
Einen
weiteren Anwendungsfall für die PDF-Technologie bereitet
derzeit ein anderes Unternehmen für Kommunikationstechnik
vor. Es beabsichtigt, mehrere Service-Handbücher für
ein Kommunikations-System in zwei Sprachen auf einer CD-ROM unterzubringen
und einige Hundert davon an seine Vertragswerkstätten im
In- und Ausland zu verteilen.
Die
2 x ca. 1.500 Seiten liegen bisher schon als FrameMaker-Dateien
und in gedruckter Form im "DIN A5 Quadrat"-Format vor.
Sie müssen buchweise destilliert und in Acrobat Exchange
nachbearbeitet werden, um die Seitenminiaturen zum komfortablen
Springen und eventuelle zusätzliche Links zu erzeugen. Über
allem muß wieder eine Acrobat-Datei als Benutzerschnittstelle
zum Navigieren durch den Seiten-Urwald eingerichtet werden. Die
CD-ROM soll hybrid per MacOS und Windows lesbar sein.
Redaktionelle Gruppenarbeit
Man
stelle sich ein virtuelles Unternehmen vor, sagen wir: einen Spezialverlag.
Der Verlag sei in Reutlingen ansässig, die Redaktion operiere
von Stuttgart aus, und die Autoren von Berlin, Hannover, Frankfurt
– kurz: von überall. Für die Manuskriptbearbeitung
sei ein Verfahren festgelegt, das eine stufenweise Be- und Verarbeitung
Autor–Redaktion–Autor–Redaktion–Verlag vorsieht.
In
diesem Fall kommt die Möglichkeit von Acrobat Exchange groß
heraus, an jede beliebige Stelle des Manuskripts und der vorbereiteten
Druckvorlage Notizzettel anzuheften, wie diesen hier:
Jeder
Organisationseinheit werden Notizzettel mit eigenem Namen und
eigener Farbe zugeteilt, so daß alle Beteiligten erkennen,
von welcher Stelle Anregungenund Bedenken vorgetragen wurden.
Wie
schön papierlos und per E-Mail overnight können mit
diesem Verfahren Verlagsprojekte – und jedes andere Workgroup-Publishing
– abgewickelt werden!
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externe Link deaktiviert.
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