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Die
Technische Dokumentation ist Pflicht auf dem EG-Binnenmarkt
Artikel
erschienen in
Ausgabe August 1997
Von
Gerhard Mark
Inhaltsübersicht:
In
zahlreichen Unternehmen werden maschinenbegleitende technische
Unterlagen noch immer als lästige Pflicht und unproduktiver
Arbeitsaufwand behandelt. Im Zusammenhang mit der EG-Richtlinie
Maschinen wird die Technische Dokumentation jedoch zu einem entscheidenden
Merkmal für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens
auf dem EG-Binnenmarkt. Denn das seit 1995 zwingend vorgeschriebene
CE-Zeichen darf an einer Maschine nur angebracht werden, wenn
eine Technische Dokumentation nach den Vorgaben der EG-Maschinenrichtlinie
vorliegt.
Schlampige
Dokumentation kann teuer werden
Mängel
in der Technischen Dokumentation sind nicht nur gefährlich,
sondern oft auch ein teures Unterfangen: Viel zu spät wird
dem Kunden eine unvollständig eingerichtete Maschine übergeben,
die obendrein noch ein beträchtliches Sicherheitsrisiko darstellt.
Ein einziger Crash kostet einen Hersteller ein Vielfaches dessen,
was er für eine gute Dokumentation hätte ausgeben müssen.
Schließlich wird der Kunde nicht nur die Reparatur der Maschine
bei ihm einfordern; vielmehr muß der Hersteller auch damit
rechnen, daß er alle Folgekosten des Maschinenschadens –
den wertmäßigen Produktionsausfall oder Konventionalstrafen
– tragen muß.
Diese
Rahmenbedingungen werten die Stellung der Technischen Dokumentation
im Unternehmen natürlich auf. Die Frage ist nur: Wer erfaßt
und berechnet die Kosten, die durch mangelhafte Anleitungen entstehen?
Der Kunde hat vor allem durch das Produkthaftungsgesetz
einen Hebel in die Hand bekommen, mit dem er sich alle Folgekosten
einer fehlerhaften Betriebsanleitung ersetzen lassen kann.
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Fehlerhafte
Instruktionen wiegen vor dem Richter genauso schwer wie
etwa eine fehlerhafte Konstruktion. Entsteht ein Schaden
infolge falscher Bedienung, die durch entsprechende Hinweise
hätte verhindert werden können, haftet der Hersteller
noch bis zu zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen.
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Hier tickt
unmerklich eine Zeitbombe. Aber auch ohne Folgeschäden
wirkt sich eine mangelhafte Dokumentation äußerst
negativ aus: Aufwendige und zeitraubende Inbetriebnahme und
eingeschränkte Nutzbarkeit wichtiger Funktionen der Maschine
verärgern die Kunden.
Der
Druck wächst auf Kundenseite und von der Überwachungs-Behörde
Das
Ziel der EG-Richtlinie Maschinen sind umfassende, vorbeugende
Sicherheitsmaßnahmen bei der Entwicklung und dem Bau von
Maschinen. Auch wenn die Sicherheit bei deutschen Werkzeugmaschinen
auf einem hohen Niveau steht, sind noch manche Lücken zu
schließen.
Vor
allem mittelständische Unternehmen wollen noch immer nicht
wahrhaben, was die Stunde geschlagen hat: Viele kennen diese Richtlinie
und die sich daraus ergebenden Konsequenzen noch nicht einmal.
So ergab eine Umfrage im Jahre 1995, daß nur etwa 30% der
kleinen und mittleren Unternehmen mit dem Verfahren der CE-Kennzeichnung
vertraut sind.
Zunehmend
wächst in letzter Zeit der Druck seitens der Kunden, die
schon mit der Auftragsvergabe eine sicherheitsgerechte Technische
Dokumentation fordern.
Das
Nichteinhalten von EG-Bestimmungen ist kein Kavaliersdelikt. Das
Gewerbeaufsichtsamt überwacht das Einhalten bestehender Vorschriften
auf Messen und Ausstellungen, aber auch in Industriebetrieben.
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So
zog das Gewerbeaufsichtsamt Göppingen Ende 1996 eine
neue Kantenleim-Maschine allein deshalb aus dem Verkehr,
weil ein Verriegelungsschalter für eine Schutztüre
in den Arbeitsraum nicht gegen Verstellen gesichert war.
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Die EG
wird in solchen Fällen nicht zur Chance, sondern zum verpaßten
Anschluß in den Binnenmarkt.
Das Verfahren der Konformitäts-Bewertung
In
den meisten Fällen genügt eine Selbstbescheinigung zur
Erklärung der Konformität. Das darf jedoch nicht darüber
hinwegtäuschen, daß das Einhalten des geforderten Sicherheits-Standards
mehr als nur eine formale Angelegenheit ist. Was letztendlich
zählt, ist die Übereinstimmung der durchgeführten
Sicherheits-Maßnahmen mit den Anforderungen der EG-Richtlinie
Maschinen. Dafür steht das CE-Zeichen. Es garantiert den
freien Warenverkehr in Europa.
Wer
die Konformität nur vorgibt, ohne sie einzuhalten, riskiert
ein Vertriebsverbot in ganz Europa. Und wer keine Konformitäts-Erklärung
vorweisen kann, darf spätestens seit 1995 legal keine Maschinen
mehr verkaufen – nicht einmal in Deutschland. Denn das Sicherheitsniveau
ist im eigenen Land ebenso einzuhalten wie beim Export. Selbst
bei Maschinen für den eigenen Bedarf ist dieser Sicherheitsstandard
gefordert.
Rechtzeitig die
Weichen stellen
Wer erst
nach Fertigstellung einer Maschine darüber nachdenkt, wie
er die Konformität seiner Maschinen mit den Richtlinien-Anforderungen
erreicht, hat kaum eine Chance, die gestellten Anforderungen zu
erfüllen und das CE-Zeichen zu erlangen. Es gilt, den Grundgedanken
der EG-Richtlinie so früh wie möglich in die Tat umzusetzen:
- An erster
Stelle steht, die Sicherheit der Maschinen bereits bei der Entwicklung
und Konstruktion einzuplanen.
- Ist dies
nicht möglich, sind zusätzliche Sicherheits-Einrichtungen
vorzusehen.
- Gehen
dann noch immer Gefahren von der Maschine aus, so ist der Anwender
vor diesen Restgefahren über Sicherheits-Hinweise in der
Betriebsanleitung zu warnen.
Die
Anforderungen an die Technische Dokumentation
Die Technische
Dokumentation wird damit zum integralen Bestandteil der Maschine
und zwingende Voraussetzung für das Anbringen des CE-Zeichens.
Vollständige und umfassende Warnhinweise erhalten den gleichen
Stellenwert wie die konstruktive Sicherheit. Die Aufgaben der
Dokumentation sind folglich ernst zu nehmen – und auch das,
was von der Dokumentationsabteilung abgeliefert wird.
Diese Randbedingungen
stellen hohe Anforderungen an die Qualifikation der Technischen
Redakteure. Dokumentieren ist keine leichte Aufgabe, die ohne
Schulung nebenher zu bewältigen ist:
- Bevor
eine Dokumentation "steht", sind zunächst aufwendige
Recherchen durchzuführen.
- Das aktuelle
Know-how aus Entwicklung und Konstruktion ist oft mühsam
zusammenzutragen.
- Jeder,
der mit Dokumentation zu tun hat, kann das traurige Lied von
der Informationsbeschaffung singen.
Hier kollidieren
Aufgabenbereiche, weil unterschiedliche Interessen aufeinanderstoßen
– letztlich zuungunsten der Aktualität und damit auch
des Kunden.
Unternehmen,
die richtig rechnen und in die Zukunft planen, werden sehr schnell
feststellen, daß eine vernachlässigte Dokumentationsabteilung
unter den gestiegenen Anforderungen über kurz oder lang funktionale
Engpässe aufweisen wird. Seit der Einführung des Produkthaftungsgesetzes
und der einschlägigen EG-Richtlinien ist das Bewußtsein
für die Technische Dokumentation zwar erfreulicherweise im
Steigen begriffen, dies geschieht aber immer noch zu langsam.
Kundenbedürfnisse
begründen Ansprüche
Viel schneller
wachsen zur Zeit die Anforderungen, die aus immer differenzierteren
Kundenbedürfnissen resultieren. Hat der Kunde den Hebel Dokumentation
erkannt, wird er konsequent angesetzt:
- Ein Teil
des Kaufpreises wird immer häufiger einbehalten, wenn eine
Betriebsanleitung nicht vollständig ist oder nicht zusammen
mit der Maschine ausgeliefert wird.
- Die Qualität
der Dokumentation entscheidet heute immer öfter schon im
Vorfeld über die Auftragsvergabe.
Dieser Trend
ist unaufhaltsam und erfordert höchste Beweglichkeit. Und
trotzdem hält sich die Ansicht, die Dokumentationsabteilung
habe mit ihrer bisherigen Kapazität auszukommen. Die unmittelbar
Betroffenen erkennen zwar genau, daß sie immer mehr ins
Hintertreffen geraten. Solange aber auf der Ebene der Geschäftsleitung
die Zusammenhänge nicht wahrgenommen und weiterhin verdrängt
werden, wird sich wenig ändern.
Es sind heute
schon beträchtliche Altlasten aufgelaufen, zu deren Bewältigung
die vorhandene Kapazität nicht mehr ausreicht. Die Impulse
zur Aufarbeitung dieser Altlasten müssen von den obersten
Etagen ausgehen – und zwar bevor die Defizite überhandnehmen,
denn:
- Eine qualifizierte
Dokumentations-Mannschaft mit dem notwendigen Know-how läßt
sich nicht von heute auf morgen aufbauen.
- Auch auf
dem Markt gibt es weder heute noch in absehbarer Zukunft frei
verfügbare Technische Redakteure, die mit den aktuellen
Fragen der Technischen Dokumentation vertraut sind.
Das bedeutet
zunächst Investitionen in Personal, Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen
sowie in Geräte und entsprechende Einrichtungen.
Ist im Unternehmen
noch keine Stelle für die Technische Dokumentation vorhanden,
so muß die Dokumentationsabteilung nicht nur neu aufgebaut,
sondern auch richtig organisiert und strukturiert werden. Bleibt
sie ein Fremdkörper oder Wurmfortsatz der Konstruktion, sind
die gestellten Anforderungen nicht zu bewältigen:
- Die Anforderungen
zu erkennen und definieren wäre der erste Schritt. Die
äußeren Bedingungen wie Produkthaftungsgesetz und
EG-Richtlinie Maschinen sind genauso zu berücksichtigen
wie die spezifischen Eigenheiten und das Gefahrenpotential der
einzelnen Maschinen.
- Wird der
Technische Redakteur nicht schon in der Entwicklungsphase eingebunden,
kann er seine Aufgaben nur unzureichend erfüllen.
- Eine richtige
Organisation und eine durchgängige Konzeption sind Dreh-
und Angelpunkt, aber auch derzeitiger akuter Schwachpunkt in
allen Betrieben. Wer ist denn heute auch nur annähernd
in der Lage, die Maßstäbe für eine sicherheitsgerechte
und zeitgemäße Dokumentation zu definieren?
- Die Dokumentation
muß Bestandteil eines Qualitätssicherungs-Konzeptes
werden. Dabei hat der Technische Redakteur nicht nur den inhaltlichen
Anforderungen gerecht zu werden, er muß auch dem enormen
Zeitdruck standhalten, unter dem Dokumentationen künftig
erstellt werden müssen.
Daß
dies durchaus möglich ist, zeigen einzelne Beispiele aus
Unternehmen. Sie zeigen aber auch, daß dahinter zwei bis
drei Jahre Aufbau- und Entwicklungsarbeit liegen. Steht allerdings
ein solches Konzept, werden selbst im Sondermaschinenbau Qualitäten
und Durchlaufzeiten erreicht, von denen andere Unternehmen noch
nicht einmal zu träumen wagen.
Modularer Aufbau der Technischen Dokumentation
Bei systematischem
Vorgehen lassen sich einzelne Kapitel wie Sicherheit oder Wartung,
aber auch viele andere Textpassagen
- standardisieren
- in modularen
Bausteinen anlegen und
- über
Datenbanken abrufen
Richtig organisiert
und strukturiert liegen schon bis zu 50 % einer Dokumentation
in der Datenbank, bevor mit der Herstellung einer neuen Maschine
begonnen wurde. Das bringt nicht nur den dringend benötigten
Zeitgewinn, sondern auch die geforderte Qualität und senkt
zudem deutlich die Kosten für die Herstellung sowie für
Übersetzungen.
Der eigentlich
Aufwand liegt in der Vorarbeit: beim Erstellen durchstrukturierter
Texte, die als Textmodule abgelegt und bei Bedarf variiert oder
ergänzt werden. Dieser Aufwand hat sich jedoch bald amortisiert.
Skeptiker argumentieren immer wieder, daß dies wohl bei
Serienmaschinen angehen möge, nicht aber im Sonder- und Einzelmaschinenbau.
Diese Ansicht kann jedoch nur dort aufkommen, wo sich noch nie
jemand tiefergehend mit diesen Fragen befaßt und deshalb
auch keine Lösungen gefunden hat.
Die Praxis
zeigt, daß es mit der Vorarbeit überall dort funktioniert,
wo man die Fragen der Technischen Dokumentation bewußt angeht.
Die Verantwortlichen sind aufgefordert, dieses Thema sehr schnell
sehr ernst zu nehmen, um die ersten Schritte zur Umsetzung so
zügig wie möglich einzuleiten. Die Früchte lassen
sich bald ernten: Die Technische Dokumentation wird neben ihrer
Sicherheitsfunktion zu einem offensiven und attraktiven Marketing-Instrument.
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