|
Aktuelle Artikel und Nachrichten rund um die technische Dokumentation finden Sie im Nachfolgemagazin der doculine news, den transline tecNews
Technische
Texte für höchste Anforderungen
Artikel
erschienen in
Ausgabe September 1997
Von
Gerhard Mark
Inhaltsübersicht:
Technische
Neuerungen überspringen die Schwelle in das kommende Jahrtausend.
Immer häufiger kommt es jedoch vor, daß Anwender diese
hochentwickelten Produkte nur eingeschränkt nutzen können.
Neben den Bemühungen um Qualität und Kundenorientierung
ist offensichtlich eine wichtige Brücke zum Kunden noch immer
nicht fertiggestellt: die Begleitinformation in Form von verständlichen
Handbüchern und Betriebsanleitungen.
Fälle
aus der jüngsten Praxis
- Der Inhaber
eines Meßlabors kaufte sich im Frühjahr 1996 mehrere
hochwertige Meßgeräte im Wert von 80 000 DM.
Damit wäre er in der Lage gewesen, komplexe Messungen an
Elektronik-Bauelementen durchzuführen. Ärgerlich war
jedoch, daß die Begleitunterlagen nur in englischer Sprache
mitgeliefert wurden. Als nach mehreren Rückfragen keine
deutschen Handbücher geliefert wurden, behielt er kurzerhand
20 % des Auftragswertes ein. Mehrere Gerichtsurteile bestätigten
die Rechtmäßigkeit dieses Vorgehens.
- In einem
anderen Fall mußte ein Maschinenhersteller auf die Bezahlung
des Kaufpreises von 800 000 DM so lange warten, bis
die vollständige Dokumentation ausgeliefert war. Unter
juristischen Gesichtspunkten war auch hier die Lieferung der
Maschine fehlerhaft, da unvollständig.
- Ganz übel
erging es einer Reihe von Herstellern: Ihren Erzeugnissen lagen
nur unvollständige oder fehlerhafte Sicherheits-Hinweise
bei. Dies führte zu teilweise schweren Unfällen. Die
Folgen waren nicht nur Verurteilungen der Verantwortlichen zu
Schadensersatz, sondern in einzelnen Fällen sogar Gefängsnisstrafen
für die Geschäftsführer wegen fahrlässiger
Körperverletzung.
Verstärkte
Überprüfung von Unfällen
Die Bundesanstalt
für Arbeitsschutz will den Unfallursachen in einer groß
angelegten Kampagne auf den Grund gehen: Bis September 1997 werden
ca. 2 500 halbstündige Intensiv-Befragungen zu Unfallgeschehen
durchgeführt. Über Betriebskrankenkassen, Deutsche Bank,
Kaufhof und Siemens sind ca. 440 000 Personen aufgerufen,
sich an der Umfrage zu beteiligen. Dabei werden auch Gebrauchsanweisungen
auf Schwachstellen untersucht!
Aber selbst
wenn technische Unterlagen vollständig vorhanden und in deutscher
Sprache abgefaßt sind, ergibt sich häufig eine Reihe
von Problemen. Verärgerte Kunden und unerwartete Folgekosten
nehmen immer mehr zu:
- verzögerte
Inbetriebnahmen durch unübersichtliche oder schwer verständliche
Handbücher
- Maschinen-
und Produktionsausfälle durch Fehlbedienungen
- kostenaufwendige
Service-Einsätze und häufige Rückfragen
Akuter
Handlungsbedarf für die Hersteller
Diese Faktoren
werden bisher betriebswirtschaftlich noch nicht erfaßt.
Der dringend benötigte Handlungsbedarf läßt sich
deshalb nicht oder nur sehr spät erkennen. Den Schwarzen
Peter haben eindeutig die Hersteller.
Der weitaus
größten Anzahl herkömmlicher Anleitungen fehlt
die Klarheit und Transparenz der Informationen. Unstrukturierte
Langtexte sind jedoch mehr als nur ein Schönheitsfehler.
Sie verursachen
- nur schwer
nachvollziehbare Handlungsanweisungen
- unübersichtliche
"Grauzonen", in denen es kaum ein Durchkommen gibt
- Resignation
und Hilflosigkeit beim Anwender
Vorbild Flugzeug-Industrie
Obwohl technische
Sachverhalte in englischer Sprache einfacher zu vermitteln sind,
hat die internationale Flugzeugindustrie schon vor vielen Jahren
ein erfolgreiches Konzept entwickelt, um die Folgekosten durch
Mängel in der Begleit-Dokumentation zu reduzieren. Mit SIMPLIFIED
ENGLISH wurden Regeln für die einfache Texterstellung erarbeitet
sowie Vorgaben für die inhaltlichen Strukturen. Die Ziele
sind:
- weltweit
vereinheitlichte Dokumentationen
- Reduzieren
der Mißverständnisse und Unklarheiten durch vereinfachte
Texte
- Verringern
von Zeitaufwand und Übersetzungskosten
Unter der
gleichen Zielsetzung entwickelte sich in Deutschland schon vor
über 10 Jahren die DTV-Methode mit strukturierten Texten
(DTV = Didaktisch Typografisches Visualisieren). Als SIMPLIFIED
GERMAN wurde diese Methode auf der CLAW 96 vorgestellt, dem ersten
internationalen Workshop für vereinfachte Sprachanwendungen.
Auf Einladung der EU-Kommission trafen sich ca. 100 Teilnehmer
aus Europa, Kanada und den USA an der Universität Leuven
in Belgien.
Übersetzungen sind Pflicht
Diese
Initiative der EU-Kommission begründete sich aus der Notwendigkeit,
daß der freie Warenverkehr in Europa nur funktionieren kann,
wenn den Produkten eine Begleit-Dokumentation in der jeweiligen
Landessprache mitgeliefert wird. Fehlt die entsprechende Übersetzung,
drohen nicht nur Haftungs-Risiken oder eingeschränkte Zahlungen,
sondern in gravierenden Fällen sogar ein Verkaufsverbot im
europäischen Ausland. Für die Hersteller in stark exportorientierten
Märkten bedeutet dies eine empfindliche Kostenbelastung durch
zusätzliche Übersetzungen.
Die Kostenbelastung
reduzieren
Ein
Test bewies, daß strukturierte Texte Kosten sparen: Namhafte,
unabhängige Übersetzungs-Experten führten Vergleichstests
durch zwischen konventionellen technischen Langtexten und DTV-optimierten
Texten. Das Auflösen unübersichtlicher Textpassagen
in klar strukturierte zeigte eine verblüffende Bilanz:
- Die Einsparungen
an Übersetzungskosten lagen zwischen 30 und 40 %.
- Die Texte
ließen sich in kürzerer Zeit übersetzen.
- Die Qualität
sowohl des Ausgangstextes als auch die der Übersetzung
war deutlich besser.
Warum
strukturierte Texte nach der DTV-Methode?
Erschwerend
zu den immer komplizierter werdenden technischen Weiterentwicklungen
wirken die komplizierten Regeln der deutschen Sprache: weitschweifige
Schachtelsätze gepaart mit sachlogischem Durcheinander bilden
zusammen mit einer unübersichtlichen Seitengestaltung ein
kaum zu überwindendes Hindernis. Dies hatte auch die Stiftung
Warentest bei einer Untersuchung über Anleitungen für
Videorecorder im August 1995 festgestellt: Die Hälfte der
untersuchten Betriebsanleitungen erhielt ein "mangelhaft".
Mark Twain
hat diesen Zustand sehr treffend charakterisiert:
|
"Wenn
der deutsche Schriftsteller in einen Satz hineintaucht,
dann hat man ihn die längste Zeit gesehen – bis
er am Ende wieder auftaucht mit einem Verb im Mund."
|
In der Literatur
und in Zeitungstexten haben wir uns an diese Informations-Erschwerer
gewöhnt. Ein solcher Stil ist jedoch höchst ungeeignet
beim Beschreiben komplizierter Technik oder Software, denn hier
geht es um
- Sicherheit
- Kostenbewußtsein
- Konkurrenzfähigkeit
und
- Transparenz
der Information
Komplexe
Sachverhalte einfach darstellen
Daß
es auch anders geht, hat die Praxis der letzten 10 Jahre gezeigt.
Unter Berücksichtigung weniger Grundregeln lassen sich mit
der DTV-Methode selbst komplizierte technische Zusammenhänge
einfach und verständlich darstellen:
- kurze
Sätze
- aktive
Verben
- strukturierte
Texte
- sachlogische
Gliederung
- Aufbau
in Informations-Ebenen
Die DTV-Methode
legt die Erkenntnisse psychologischer Wahrnehmung durch den Menschen
zugrunde. Die positiven Wirkungen dieser Informations-Beschleuniger
sind vielfach bestätigt worden:
- motiviertes
und interessiertes Lesen
- schnelles
und leichtes Verstehen
- sicheres
Reagieren durch klare Handlungsvorgaben
- Vermeiden
von Fehlbedienungen und somit von hohen Folgekosten
Zum Informieren
gehört das Motivieren
Der Informations-Transfer
in Anleitungen, Anweisungen, Vorgaben und Vorschriften ist immer
eine Lernaufgabe – sowohl für den Autor als auch für
den Leser. Um diese Lernaufgabe bewältigen zu können,
muß der Autor den Leser auf seinem Wissensstand abholen.
Schreibende Ingenieure und Techniker unterschätzen häufig
die schwierigen Randbedingungen für den Leser. Auf die anfängliche
Motivation, ein Gerät in Betrieb zu nehmen, folgt schnell
der Frust, wenn keine Erfolgserlebnisse sichtbar werden.
Viele Verantwortliche
für technische Anleitungen stellen sich ihre Adressaten als
reine Vernunftmenschen vor. Der bestimmende Faktor sind jedoch
auch im technischen Bereich die Emotionen mit den Gesetzen von
Lust und Unlust. Damit sich Menschen informieren, ist die emotionale
Bereitschaft Voraussetzung. Dabei spielen Intelligenz und Bildungsstand
des Lesers keine Rolle. So war Herbert Henzler, Deutschland-Chef
von Mc Kinsey, nicht bereit, sich mit der Betriebsanleitung einer
neuen Telefonanlage zu beschäftigen.
Neben der
sachlichen Information benötigt der Leser also auch zusätzliche
Motivatoren auf dem Weg zum Erfolg, wie z. B.:
- Piktogramme
- Lernleit-Zeichen
(Bullets, Blickfangpunkte)
- Beispiele
- Fragen
Fazit
Die aktuellen
Probleme lassen sich mit vergleichsweise geringem Aufwand beheben.
Das Bewußtsein über die Zusammenhänge und einige
wenige klare Regeln sind eine wesentliche Voraussetzung für
leicht verständliche und übersichtliche Betriebsanleitungen.
Damit reduzieren sich nicht nur die Übersetzungskosten, sondern
auch die Risiken aus Produkthaftung und Reklamationen.
Literatur:
Reichert,
Günther W.: Kompendium für Technische Dokumentationen.
Anwendungssicher mit Didaktisch-Typografischem Visualisieren (DTV).
2. Aufl. Leinfelden-Echterdingen 1993.
|
