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Elektronische Kommunikation für geschlossene Benutzergruppen
– ein Fallbeispiel
Artikel
erschienen in
Ausgabe Februar 1998
Von
Wolfgang Sturz
Inhaltsübersicht:
Nachdem
die Internet-Technik zu einem nicht mehr wegzudenkenden Bestandteil
moderner Kommunikation geworden ist, werden inzwischen schon wieder
neue Begriffe wie „Intranet" und „Extranet"
diskutiert. Am besten lassen sich die Einsatzmöglichkeiten
dieser neuen Techniken anhand eines Fallbeispiels erläutern;
dies soll hier am Beispiel der Firma Dr.
Sturz Übersetzungen erfolgen.
Dezentrale Struktur
Dieses
Unternehmen mit Sitz in Reutlingen ist als Zentrale eines internationalen
Netzwerkes von Übersetzungsbüros für die Bearbeitung
von Übersetzungsprojekten in und aus unterschiedlichen Sprachen
und in unterschiedlichen Fachbereichen verantwortlich. Die dezentrale
Struktur des Firmenverbundes stellt sehr hohe Anforderungen an
die interne Kommunikation.
Server-Client-Technik zum Schutz vor unbefugtem
Zugriff
Die
gesamte Kommunikation zwischen der Zentrale und den ausländischen
Tochtergesellschaften erfolgt über elektronische Post, wobei
die Internet-Technik genutzt wird. Problematisch ist bei einem
normalen Einsatz der Internet-Technik die ungesicherte Datenübertragung:
Jede E-Mail könnte an jedem x-beliebigen Internet-Knoten,
den sie passiert, gelesen und abgefangen werden.
Deshalb
kommt hier die sogenannte Server-Client-Technik zum Einsatz: Sämtliche
E-Mails werden auf einem Lotus Notes-Mail-Server in der Hauptverwaltung
gesammelt. Die Außenstellen verfügen über Lotus
Notes-Clients, die sich in einem beliebig definierbaren Zyklus
(z.B. stündlich oder einmal am Tag) automatisch über
das Internet in den Mail-Server in Reutlingen einwählen.
Alle zu übertragenden E-Mails werden dann automatisch in
beide Richtungen ausgetauscht, wobei eine Verschlüsselung
der Daten erfolgt. Dadurch ist gewährleistet, daß innerhalb
der Übertragungsstrecke kein unbefugter Zugriff auf die ausgetauschten
Daten möglich ist.
Internes Informationssystem
Neben
der elektronischen Post wird das aufgebaute Intranet auch als
internes Informationssystem verwendet. Je nach Zugriffsberechtigung
können Sturz-Mitarbeiter in den Tochtergesellschaften weltweit
auf die Daten zugreifen, die sie für ihre tägliche Arbeit
benötigen:
- Adressen-
und Telefonverzeichnisse
- Preislisten
- Qualifikationsprofile
einzelner Mitarbeiter
- Prozeduren
- PR-Informationen
- Kundeninformationen
- historische
Projektinformationen
Navigation
Die
Navigation in diesem Informationssystem verläuft analog zu
der Navigation in den bekannten Hilfe-Systemen von EDV-Programmen.
Auch dabei erfolgt der Zugriff von einem dezentralen Lotus Notes-Client
auf den zentralen Lotus Notes-Server über das Internet. Der
Benutzer muß also seine gewohnte Lotus Notes-Oberfläche
nicht verlassen und auch keinen Internet-Browser aufrufen, um
die benötigten Daten abrufen zu können. Auch hier erfolgt
der eigentliche Datenaustausch innerhalb des Internet in verschlüsselter
Form.
Projektbearbeitung über Datenbanken
Neben
der Kommunikation und der Bereitstellung von allgemeinen Informationen
bietet sich ein solches Intranet selbstverständlich auch
für die direkte Projektbearbeitung an. Jeder Mitarbeiter
der Sturz-Gruppe kann – unabhängig von seinem Standort
– über einen Internet-Zugang auf die Auftragsverwaltung
in Reutlingen zugreifen und
- Angebote anlegen und kalkulieren
- Auftragsbestätigungen auslösen
- Projektdaten bearbeiten und aktualisieren
- Statusinformationen eingeben
- Statusberichte anfordern
- Kapazitätsbestimmungen durchführen
Selbstverständlich
sind die Projektdatenbanken mit entsprechenden weiterverarbeitenden
Programmen (Controlling-Programmen, Finanzbuchhaltung usw.) verknüpft,
so daß nach Abschluß der Projekte stets eine zügige
Abwicklung und Nachkalkulation bis hin zur Rechnungsstellung möglich
ist.
Kommunikation mit den Kunden
Das
Sturz-Intranet stellt nicht nur Informationen und Daten für
die Sturz-Mitarbeiter zur Verfügung; auch die Kunden sollen
in den Genuß dieser modernen Kommunikationsmöglichkeiten
kommen. Deshalb erhält jeder Kunde auf Wunsch eine Zugriffskennung,
mit der er sich in das Extranet einloggen kann.
Da
nicht von jedem Kunden erwartet werden kann, daß er sich
die Client-Software beschafft, erfolgt dieser Zugriff mit Hilfe
eines klassischen Internet-Browsers (Explorer, Netscape o.a.).
Der Kunde kann sich also mit seinem Browser und der normalen Internet-Technik
auf den Rechner in der Reutlinger Hauptverwaltung einwählen.
Nach Eingabe seiner Kennung stehen ihm – je nach Sicherheitsfreischaltung
– spezifische Projektinformationen zur Verfügung. Im
Einzelfall kann dem Kunden sogar die Änderung von Prioritäten
bei der Bearbeitung seiner Aufträge gestattet werden. Der
Kunde kann über diese Kommunikationsschnittstelle nicht nur
Aufträge an die Sturz-Gruppe absetzen, sondern sich die fertigen
Übersetzungen auch wieder abholen.
Allerdings
können bei diesem Konzept Sicherheitsprobleme entstehen:
Da die Kunden zunächst nicht über einen Lotus Notes-Client
verfügen, erfolgt die Datenkommunikation zwischen dem Rechner
in der Sturz-Zentrale und dem Kundenrechner transparent. Die Daten
können also (theoretisch) an jedem zwischengeschalteten Internet-Knoten
ausgefiltert und gelesen werden. Bei sensiblen Kundeninformationen
besteht jedoch jederzeit die Möglichkeit, kundenseitig einen
Lotus Notes-Client nachzurüsten.
Kommunikation mit den freien Mitarbeitern
Analog
dazu läßt sich das Extranet auch für die Kommunikation
mit den vielen freien Mitarbeitern der Sturz-Gruppe einsetzen.
Diese Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihre Spezialgebiete
und Arbeitssprachen selbst einzugeben. Lediglich die Eingabe und
Pflege der Bewertungsdaten (Qualität der geleisteten Arbeit
dieser Mitarbeiter) und der Abrechnungsdaten bleibt den Projektleitern
vorbehalten.
Besonders
interessant sind die Möglichkeiten, die den freien Mitarbeitern
über diese Kommunikationsschnittstelle zur Abstimmung ihrer
Kapazität geboten werden:
- Sie können ihren Urlaub selbst planen und eintragen.
- Für bestimmte Zeiträume können sie bestimmte
Kapazitäten freischalten (z.B. zwei Stunden pro Tag).
- Und wenn sie Großaufträge für Drittkunden
bearbeiten, können sie sich für diesen Zeitraum sogar
vollständig durch das System sperren lassen.
Auch
für die freien Mitarbeiter besteht die Möglichkeit,
wahlweise über einen Lotus Notes-Client mit gesicherter Datenübertragung
oder über einen Standard-Internet-Browser auf das Extranet
zuzugreifen.
Allgemein zugängliche Daten im Internet
Daneben
gibt es noch den klassischen Einsatz des Internet in der Sturz-Gruppe:
Im World Wide Web werden – für jeden zugänglich
– aktuelle Daten und Informationen über die Sturz-Gruppe
und ihre Tochtergesellschaften der allgemeinen Internet-Öffentlichkeit
zur Verfügung gestellt.
Hierbei
sind natürlich die Standardregeln im Internet zu beachten:
So verfügt jede einzelne Seite innerhalb des Informationsangebotes
über eigene Meta-Informationen, mit denen sich die Suchmaschinen
automatisch füttern lassen. Dadurch können potentielle
Kunden über die Suchmaschinen gezielt auf einzelne Seiten
innerhalb des Informationspaketes geführt werden. Einzelne
Informationen werden dabei nicht mehr statisch, sondern dynamisch
über hinterlegte Datenbanken bereitgestellt.
Dies
stellt jedoch letztlich nur die Abrundung des gesamten Informationssystems
der Sturz-Gruppe dar.
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