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Aktuelle Artikel und Nachrichten rund um die technische Dokumentation finden Sie im Nachfolgemagazin der doculine news, den transline tecNews
Die
virtuelle Dokumentations-Firma
Artikel
erschienen in
Ausgabe März 1998
Von
Wolfram W. Pichler
Inhaltsübersicht:
Wer hätte
nicht in jüngster Zeit immer wieder der Tages- oder Fachpresse
entnommen, daß sich nicht nur Dienstleister zu virtuellen
Firmen zusammenfügen, sondern gar Produktionsunternehmen
zu auftragsbezogenen virtuellen Fabriken. Der Prozeß ist
kaum noch aufzuhalten: Zuerst vernetzen sich einzelne Arbeitselemente
mit den Mitteln der elektronischen Kommunikation, und ehe man
es sich versieht, sind ganze Organisationen zu Netzwerken verschmolzen.
Wenn das nicht eines Tages auch uns Technik-Kommunikatoren widerfährt!
Da
wollen sich die Gerätehersteller nicht mehr nur mit gedruckten
Anleitungen zufriedengeben. Neuerdings verteilen sie Anleitungen
auch schon vermehrt über CD-ROM oder das WWW. Wir müssen
also mittlerweile unsere Handbücher zusätzlich zur Papier-Variante
auch für den interaktiven Gebrauch in Netzen präparieren.
Dabei
stellen wir fest, daß die Kompetenz eines Einzelnen nicht
immer ausreicht. So holt man sich Verstärkung. Die muß
in E-Mail-Zeiten durchaus nicht mehr ortsansässig sein. Und
schon entsteht ein virtuelles Dienstleister-Konsortium, zum Beispiel
mit 10 bis 20 Teilnehmern, die online kooperieren. Dies versetzt
Großunternehmen in die Lage, große und komplexe Dokumentations-Jobs
herauszugeben und dabei nur mit einer einzigen Dienstleistungsorganisation
verhandeln zu müssen.
Dokumentation
für den Gebrauch in Netzen
Die
gängigen DTP-Werkzeuge haben sich nach und nach so weiterentwickelt,
daß man mit ihnen nicht nur bis zum Offsetfilm für
gedruckte Anleitungen gelangt, sondern auch zu HTML- und PDF-Dateien,
die ganz neue Verteilungskanäle bedienen.
Wenn
wir im Team publizieren (zum Beispiel Autor – Redaktion –
Grafiker – Verlag), benutzen wir Adobe Acrobat-Dateien für
die plattformübergreifende Zusammenarbeit. Gleichzeitig benutzen
Gerätehersteller die Acrobat-Technik bereits, um Anleitungen
auf CD-ROM zu verteilen. Schnell haben sie herausgefunden, daß
sich Acrobat-Dateien gut eignen als Datenbestand für die
technische Dokumentation, dem man eine interaktive Benutzeroberfläche
aufsetzen kann.
Die
nächste Entwicklungsstufe kommt dann wie von selbst: Mit
Multimedia-Autoren-Werkzeugen kann man Präsentationen hinzufügen,
zum Beispiel über die Firmen- und Produkt-Philosophie. Auch
Kataloge inklusive Online-Bestellung für Endkunden sind mit
diesen Mitteln realisierbar. Im WWW lassen sich die PDF-Dateien
gut mit HTML-Dateien kombinieren und interaktiv steuern.
Dokumentations-Dienstleister
kooperieren online
Für
solche Multimedia-Produkte technischen Inhalts bedarf es regelmäßig
mehr als eines Experten: Ein Industrie-Fotograf wird Geräte
oder Maschinen in der Fabrikhalle aufnehmen müssen. Ein Technik-Autor
muß die Betriebsanleitung entwerfen und über DTP bis
PDF erzeugen. Ein Screen-Designer wird die interaktive Benutzeroberfläche
gestalten müssen. Und wenn zum Beispiel die Online-Hilfe
für die nächste Generation Waschmaschinen mit selbsterklärendem
Display aufzubauen ist, muß ein Software-Programmierer mit
ins Boot. Zum Entwurf von Verträgen zwischen den Dienstleistern
und ihren Groß-Auftraggebern wäre die Mitarbeit eines
Rechtsanwalts hilfreich – ebenso wie in Fällen von Produkthaftung,
Wettbewerbsrechts- und Urheberrechts-Verletzungen.
Eine Menge
von sich ergänzenden Meistern ihres Fachs ist also vonnöten,
und dies jenseits von Gehaltslisten-Veranstaltungen. Die Lösung
dafür könnte sein, daß sich entsprechende Experten
aus den verwandten Branchen von Auftrag zu Auftrag neu zu einem
Team zusammenwürfeln. Wir Dokumentations-Dienstleister könnten
uns zum Beispiel erinnern an all die Profis, mit denen wir in
der Vergangenheit erfolgreich zusammengearbeitet haben, und sie
dazu einladen, ein kleines Anbieter-Konsortium zu gründen.
Die Teilnehmer sollten sich direkt oder mindestens über andere
Teilnehmer gut genug kennen, um sich gegenseitig vertrauen zu
können. Sie sollten sicher sein, daß sie sich auf qualitativ
hochwertige Arbeitsbeiträge eines jeden einzelnen verlassen
können.
Als Teilnehmer
für eine virtuelle Dokumentations-Firma kämen in Betracht:
- Technik-Autor
- Grafikdesigner
- Industriefotograf
- Screen-
und Multimediadesigner
- Webmaster
- High-End-Scan-
und Digitaldruck-Experte
- Software-Programmierer
- Produkt-Manager
- muttersprachliche
Technik-Übersetzer
- Didaktik-
und Trainings-Experte
- Unternehmensberater
- Rechtsanwalt
Alle diese
Profis sollten sich in ihren beruflichen Qualifikationen gegenseitig
ergänzen, nicht daß noch Konkurrenz unter den Teilnehmern
aufkommen könnte. Sie brauchen auch nicht aus derselben Region
zu kommen, schließlich werden sie ihre Zusammenarbeit mit
den Medien der elektronischen Kommunikation organisieren. Zunächst
können sie über eine ganze Nation verteilt sein, im
Prinzip aber durchaus in den Internet-Grenzen von 1998.
Zusammenarbeit
mit Internet-Methoden
Sobald
sich das Dokumentations-Konsortium gegründet hat, wird es
sich einen WWW-, FTP- und Mail-Server einrichten. Von der gemeinsamen
WWW-Darstellung der Leistungen des gesamten Teams wird es Links
geben zu den WWW-Seiten der einzelnen Teilnehmer. Dort werden
die einzelnen Dienstleistungen vorgestellt, aber auch aktuelle
Auftragsbeispiele oder die Entwicklung neuer Dokumentations-Produkte
oder -Leistungen. Ein Bibliotheksbereich macht die Fach-Publikationen
der einzelnen Teilnehmer zugänglich. So ist der WWW-Auftritt
immer aktuell und bietet regelmäßig frische Information.
Für
die interne Kommunikation wird man eine Mailingliste einrichten.
Diese hält im Zweifel auch diejenigen Teilnehmer auf dem
Laufenden, die an einem aktuellen Projekt gerade nicht beteiligt
sind.
Zusätzlich
wird ein FTP-Account bereitgestellt werden für die Site-Wartung
durch den Webmaster und für den schnellen und komfortablen
Transport von megabyteschweren Multimedia-Dateien zwischen den
Teilnehmern und den Auftraggebern.
Commuconvoy
– die virtuelle Dokumentations-Firma
Entsprechend
den zuvor dargestellten Richtlinien hat sich 1997 Commuconvoy
gegründet, um die Forderungen an eine hocheffiziente Dokumentations-Gruppe
zu erfüllen. Die Expertenrunde Commuconvoy bietet alle Dienstleistungen
rund um die technische Dokumentation, Beratung und Werbung. Für
alle Arten von Projekten lassen sich Qualifikationen und High-Tech-Ausrüstungen
zusammenstellen. Am wichtigsten ist dabei für die Auftraggeber
von Commuconvoy: Sie können wählen, ob sie nur einen
einzigen Verhandlungspartner haben wollen oder mit jedem einzeln
kontraktieren und dadurch Zeit und Kosten sparen.
Commuconvoy
verwendet die modernsten Kommunikationskonzepte, um Daten, Wissen
und Dokumente auszutauschen. Dabei verkehrt Commuconvoy mit seinen
Partnern außerordentlich flexibel, obwohl seine Mitglieder
nicht in einem einzelnen Gebäude zusammenkommen – nicht
einmal in einer einzigen Stadt oder Region.
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