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Telearbeit:
Entscheidungstabellen als solide Organisationsgrundlage
Artikel
erschienen in
Ausgabe Mai 1998
Von
H.P. Hahn
Inhaltsübersicht:
“Telearbeit?
Was ist das?“ fragte mich noch vor einigen Jahren der Programmdirektor
eines namhaften Verlages, als ich ihm ein Buch zu diesem Thema
angeboten hatte. Heute würde die Frage vermutlich lauten:
“Wann können Sie mir das Manuskript liefern?“
Telearbeit
– was ist das?
Nachdem Anfang
der 80er Jahre die Landesregierung von Baden-Württemberg
mit rund einem Dutzend Privatunternehmen und Dienststellen der
öffentlichen Hand den ersten vielversprechenden Modellversuch
“Telearbeit“ gestartet hatte, schien die Idee erst einmal
begraben zu sein.
Als aber
1991 der IBM Deutschland für Olaf Henkels Telearbeit-Konzept
der Innovationspreis der deutschen Industrie verliehen wurde,
erwachten die Cleveren unter den Arbeitgebern aus ihrem Dornröschenschlaf.
Seither mehren sich die erfolgreichen Versuche, diese Arbeitsform
nicht nur für die Zukunft, sondern auch für die Gegenwart
fit zu machen.
Telearbeit
gewinnt in unterschiedlichen Organisationsformen an Bedeutung.
Die wesentlichen Ausprägungen sind Teleheimarbeit und alternierende
Telearbeit:
- Teleheimarbeit
findet in der häuslichen Sphäre des Telearbeiters
statt.
- Bei der
alternierenden Telearbeit wechselt der Telearbeiter zwischen
der häuslichen Sphäre und dem Betrieb seines Arbeitgebers.
Die Voraussetzungen müssen stimmen
Daraus
läßt sich bereits erkennen, daß Telearbeit eine
solide Organisationsgrundlage erfordert, wenn Arbeitgeber und
Arbeitnehmer zufrieden sein sollen.
Beim
Arbeitgeber wird die Zufriedenheit von der Leistung des Telearbeiters
abhängen. Dabei kann sich Leistung nicht nur als Menge der
abgelieferten Arbeit darstellen, sondern auch die Güte der
Arbeitsleistung wird ein Kriterium sein.
Der
Arbeitnehmer wiederum wird seine Bewertung an den Voraussetzungen
messen, die der Arbeitgeber schafft, um dem Telearbeiter die von
ihm erwarteten Arbeitsergebnisse zu ermöglichen. Daß
es sich dabei nicht nur um die technischen Voraussetzungen handeln
kann, wird jeder einsehen.
Zufriedenheit
setzt optimale Arbeitshilfen voraus
Die
Menge der abgelieferten Arbeit läßt sich schnell prüfen.
Ob dieses Prüfkriterium aussagefähig ist, wird sich
im Einzelfall entscheiden. Die Güte der Arbeitsleistung ist
meist von größerer Bedeutung.
Daß
Qualität nicht erprüft werden kann, sondern produziert
werden muß, ist bekannt. Dazu muß aber nicht nur die
Beschaffenheit der erwarteten Arbeitsleistung definiert werden.
Auch optimale Arbeitshilfen sind unverzichtbar. Dies gilt sogar
für Büroarbeiten – und ganz besonders für
Büroarbeiten, die in Teleheimarbeit erbracht werden.
Für
jeden Ablauf einer (Büro-) Tätigkeit gibt es ein Schema.
Meist existiert dieses in den Köpfen der Mitarbeiter, seltener
auf dem Papier. Dieses Schema muß keine seitenlange Verfahrensanweisung
sein. Einfacher geht das mit Entscheidungstabellen, die jeder
in einer Sekunde verstehen kann. Gute Entscheidungstabellen sind
für viele Vorgänge überaus hilfreich. Sie machen
90% aller Rückfragen überflüssig – und damit
ist die größte Hürde zur Telearbeit bereits genommen.
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Fakten:
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Situation
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A
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B
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C
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D
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1.
Differenz zwischen Lieferung und Rechnung
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Ja
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Ja
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Nein
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Nein
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2.
Liquide Mittel vorhanden
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Ja
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Nein
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Ja
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Nein
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Aktionen:
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4.
Reklamation
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X
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X
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5.
Zahlung mit Skontoausnutzung
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X
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6.
Zahlung 30 Tage netto
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X
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Verfahrensanweisung:
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VA001
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VA001
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VA002
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VA003
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Tab.
1: Entscheidungstabelle für das Vorgehen bei Warenrechnungen
(Quelle: Andrea Strohschein: Wirtschaftlicher mit Telearbeit.
Oranien Verlag 1998.)
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Zwei
Lesebeispiele zur Entscheidungstabelle
- Spalte2/Situation
A:
Wenn eine Warenrechnung eine oder mehrere Positionen enthält,
die noch nicht (vollständig) geliefert sind, dann
wird die Bezahlung dieser Rechnung gesperrt. Gleichzeitig
löst dies beim Sachbearbeiter einen Reklamationsvorgang
aus, der in der Verfahrensanweisung Nr. VA001 beschrieben
ist. Diese Verfahrensanweisung enthält auch den Text
des zu verwendenden Standardbriefes, die zu informierenden
Abteilungen und die Fristen und Hinweise zum weiteren
Vorgehen in dieser Sache.
- Spalte5/Situation
D:
Wenn alle Positionen dieser Rechnung vollständig
geliefert sind, dann wird diese Rechnung zur Zahlung freigegeben.
Da die Liquidität des Unternehmens z.Zt. nicht besonders
gut ist, erfolgt die Zahlung innerhalb 30 Tagen netto.
In der Verfahrensanweisung Nr. VA003 ist beschrieben,
wie diese Zahlung vorzunehmen ist. Danach werden Zahlungen
unter 500 DM per Überweisung über die Postbank
vorgenommen, Beträge bis zu 2.000 DM werden über
die Sparkasse und Beträge von mehr als 5.000 DM über
die Deutsche Bank per Verrechnungs-Scheck bezahlt. In
dieser Verfahrensanweisung ist gleichzeitig geregelt,
wer bis zu welcher Höhe bei jeder Bank zeichnungsberechtigt
ist.
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Fazit
An
diesem Einfach-Beispiel ist schnell zu erkennen, wie einfach sich
so auch komplizierte Vorgänge darstellen lassen. Eine solche
Entscheidungstabelle hat außerdem den Vorteil, daß
Frau Tüchtig wichtige Aufgaben von Herrn Stark zuverlässig
erledigen kann, wenn dieser krank oder in Urlaub sein sollte.
Wenn
Telearbeit gut organisiert wird, dann liegen darin viel mehr Chancen
und Möglichkeiten, als ich in diesem kurzen Beitrag zeigen
kann. Deshalb kann Telearbeit nach meiner Meinung auf breiter
Basis eine wichtige Arbeitsform der Zukunft werden.
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