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Projektmanagement in der technischen Dokumentation

Artikel erschienen in
Ausgabe September 1998

Von Manfred Säufferer

Inhaltsübersicht:

• Technische Dokumentation heute
• Entwicklung des Projektmanagements
• Neue Medien und Projektmanagement
• Aufgaben in der technischen Dokumentation
• Vorgehen und Aufgabenstrukturierung mit Projektmanagement
• Rationalisierungspotentiale durch Projektmanagement
• Fazit

Immer wieder erleben wir in der Praxis, daß die technische Dokumentation nicht rechtzeitig mit der Maschine ausgeliefert werden kann. Termin- und Kostenüberschreitungen bilden hier eher die Regel als die Ausnahme. Die Folgen sind: unzufriedene Kunden, Imageverlust und geldwerter Verlust, da der Kunde Zahlungen zurückhält. Der Ausweg aus diesem Dilemma kann eine genaue Analyse und Planung der technischen Dokumentation sein, an die sich eine konsequente Umsetzung mit laufendem Soll/Ist-Vergleich anschließt. Dies sind typische Aufgabenstellungen für Projektmanagement-Tools, die – richtig eingesetzt – viele der genannten Probleme lösen helfen können.

Technische Dokumentation heute

Die technische Dokumentation ist heute geprägt von vielen Forderungen und Ansprüchen aus sehr unterschiedlichen Bereichen:

• Der Kunde als Nutzer der Dokumentation will ein Produkt so beschrieben und dargestellt sehen, daß er als Anwender sicher und gefahrlos damit umgehen kann
• Rechtliche Vorgaben aus europäischen Richtlinien, Normen und Verordnungen sowie dem Produkthaftungsgesetz müssen berücksichtigt werden.
• Eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumentationsarten muß erstellt werden
• Übersetzungen der Dokumentation in die Sprachen der Zielländer sind zu erstellen und mit der Maschine auszuliefern.
• Die Dokumentation ist für unterschiedliche Medien wie Printout, CD-ROM, Internet- und Intranet-Anwendungen zu konzipieren und zu entwickeln.

Wie schaffen wir es nun, alle diese Forderungen an die Dokumentation

• termingerecht
• innerhalb des vorgegebenen Kostenrahmens und
• mit eindeutiger Zielerreichung, d.h. mit der geforderten Qualität

zu erfüllen?

Die Antwort kann lauten: Projektmanagement in der technischen Dokumentation. Projektmanagement (PM) ist sicher kein Allheilmittel für alle Probleme, aber richtig und konsequent angewandt ist es ein wichtiges Hilfsmittel, um die konkurrierenden Anforderungen aus dem magischen Projekt-Dreieck ins Gleichgewicht zu bringen.

Abb. 1: Das magische Projekt-Dreieck

Entwicklung des Projektmanagements

Werfen wir einen Blick zurück zu den Anfängen des Projektmanagements: Vor rund 40 Jahren hat sich diese Disziplin entwickelt, die zunächst sehr stark vom Militär und von der NASA geprägt war. Die PM-Konzepte waren in der Hauptsache an der Luft- und Raumfahrtindustrie orientiert und wurden nach und nach an die Bedürfnisse anderer Branchen und Bereiche angepaßt.

Bei diesen militärischen Großprojekten stellte man fest,

• daß die mittlere zeitliche Verzögerung 50% und die maximale Zeitüberschreitung sogar 150% betragen hat
• daß die mittlere Kostenüberschreitung 140% und die größte Steigerung sogar 600% Kostenerhöhung betragen hat

„Was hat das mit meinen Projekten zu tun?", werden Sie vielleicht fragen. Aber Hand aufs Herz: Wie oft haben wir bei unseren Projekten schon die Termine überschritten oder die Kostenvorgaben nicht eingehalten?

Zwar kann ich Ihnen nicht versprechen, daß Ihre Projekte durch den Einsatz von PM-Methoden immer zeit- und kostengerecht fertig werden, aber eines kann man sicher ableiten: Projektmanagement zwingt den Anwender, systematisch an seine Aufgaben heranzugehen. Das heißt:

• eine genaue Zieldefinition zu erarbeiten (Was soll gemacht werden, innerhalb welchen Kostenrahmens, in welcher Zeit?)
• eine genaue Projektstruktur festzulegen (Phasenplan, Projektstrukturplan)
• einen Termin-, Kosten- und Einsatzmittelplan aufzustellen
• ein Projektteam und einen Projektverantwortlichen zu benennen und in die Projekt- und Firmenorganisation zu integrieren
• einen laufenden Soll/Ist-Vergleich der Projektparameter durchzuführen, um bei Abweichungen sofort reagieren zu können (Projektmanagement-Regelkreis
• und nicht zuletzt nach Abschluß des Projektes in einer Erfolgskontrolle zu ermitteln, ob die wesentlichen Projektgrößen Ziel (Qualität), Termin und Kosten eingehalten wurden

Dazu gehört auch eine Dokumentation der Ergebnisse und eine Nachkalkulation des Projektes, um Schwachstellen zu erkennen und Fehler bei Folgeprojekten nicht zu wiederholen.

Neue Medien und Projektmanagement

Die technische Dokumentation wird heute in hohem Maße mit Hilfe der EDV über vernetzte Arbeitsplätze erstellt. Ein Problem dabei ist, daß die Daten, die im Betrieb an unterschiedlichen Stellen anfallen, entsprechend aufbereitet werden müssen. Hier setzt das Dokumentenmanagement an, das Konzepte für die durchgängige Datenstruktur im Bereich der Dokumentation zur Verfügung stellt.

Die neuen Medien wie Internet, Intranet und E-Mail ermöglichen es, technische Dokumentation in Telearbeit an unterschiedlichen Orten zu erstellen. Das kommt der arbeitsteiligen Dokumentenerstellung entgegen: Projektteams können an beliebigen Orten in der ganzen Welt sitzen und sich austauschen oder einander zuarbeiten, bis am Ende die komplette Dokumentation erstellt ist und zusammengefügt werden kann.

Dies erfordert einen hohen Abstimmungs- und Koordinationsaufwand, den der Einsatz von Projektmanagement-Methoden optimieren hilft.

Aufgaben in der technischen Dokumentation

Welche Aufgaben in der technischen Dokumentation von wem zu erbringen sind und wo sich hierbei Zeit- und Kostenüberschreitungen durch mangelnde Koordination und Abstimmung ergeben können, zeigt Tabelle 1 im Überblick:

Vorgehen und Aufgabenstrukturierung mit Projektmanagement

Effektives Projektmanagement erfordert eine strukturierte Vorgehensweise und Aufgabenplanung. Ausgangspunkt dieser Strukturierung ist das Definieren der Soll-Daten anhand verschiedener PM-Pläne, um später das Erreichen der Ziele in einem Soll/Ist-Vergleich überprüfen zu können.

Der Phasenplan ist die gröbste Form der Darstellung eines Projektes. Er enthält üblicherweise fünf bis sechs einzelne Phasen, z.B.:

• Situationsanalyse (Istzustandserfassung, Sollzustandsdefinition)
• Konzeption
• Entwicklung des Produktes
• Vorserie
• Produktion

Eine detailliertere Gliederung des Projektes erfolgt im Projektstrukturplan. Dieser unterteilt das Projekt aus dem Phasenplan in Teilprojekte und Arbeitspakete bis hin zu den einzelnen Aktivitäten, die zur Erreichung des Projektzieles nötig sind. Der Projektstrukturplan bildet damit die Basis für die anschließende Termin-, Einsatzmittel- und Kostenplanung.

Die Termin- und Ablaufplanung legt fest, wie lange ein Vorgang dauert und wann das gesamte Projekt beendet ist. Aus dem Projektstrukturplan mit den einzelnen Vorgängen und Aktivitäten werden die Termine geschätzt oder errechnet. Häufig bestehen zwischen verschiedenen Projekttätigkeiten logische Abhängigkeiten, die im Ablaufplan in den Anordnungsbeziehungen der Vorgänge dargestellt werden.

Die Einsatzmittelplanung beantwortet die Frage, wie die drei M (Menschen, Maschinen und Material) kombiniert und eingesetzt werden können.

Was kostet wieviel und was kostet mein gesamtes Projekt, ist die Frage, die die Kostenplanung beantworten muß. Die Kosten werden von der untersten Ebene der einzelnen Vorgänge bis zu der höchsten Ebene des Projekts hochgerechnet. Dabei sind alle Kosten (Personal-, Maschinen- und Materialkosten) zu berücksichtigen. Zu den errechneten Aufwendungen werden Zuschläge für Gemeinkosten addiert, um die Selbstkosten zu erhalten. Sofern die Dokumentationsabteilung als Profit-Center arbeitet und sich selbst finanzieren muß, addiert man zu den Selbstkosten noch einen Gewinnzuschlag, um den Verkaufspreis zu erhalten.

Wenn die gesamten Pläne als Soll-Daten vorliegen, ist es möglich, einen Soll/Ist- Vergleich mit den tatsächlich erreichten Daten durchzuführen und bei Abweichungen entsprechend korrigierend einzugreifen. Dieser Projektmanagement-Regelkreis ist eine der wichtigsten Aufgaben, die der Projektleiter durchzuführen hat.

Mit den modernen, EDV-gestützten PM-Programmen kann dies sehr schnell und effektiv erfolgen: Neuberechnungen der Pläne sind leicht zu erstellen und auch Alternativen („Was wäre wenn?") können durchgespielt werden.

Rationalisierungspotentiale durch Projektmanagement

Das Vorgehen nach Projektmanagement-Methoden erfordert zunächst einen höheren Aufwand in der Konzeptions- und Planungsphase; dies wird jedoch in der Realisierungsphase leicht wieder wettgemacht, da durch den Soll/Ist-Vergleich und die Korrekturmöglichkeiten ein Arbeiten nach einem Zeit- und Kostenplan möglich ist (siehe Tabelle 2).

Die Planungskosten für ein Projekt betragen – je nach Komplexität des Projektes – ca. 3 bis 5% der gesamten Kosten. Wenn man bedenkt, daß durch mangelnde Planung Gesamtkosten-Erhöhungen von 10 bis 20% oder mehr möglich sind, so sieht man leicht ein, daß die Planungskosten gut investiert sind.

Nicht unerwähnt bleiben soll, daß natürlich auch für die PM-Aufgaben Aufwendungen notwendig sind und dadurch Kosten entstehen. Deshalb ist dieser Aufwand nur bei komplexen Projekten gerechtfertigt.

Die am Markt verfügbaren Projektmanagement-Tools sind leistungsfähig genug, um die Anforderungen der Dokumentationsersteller abzudecken. Allerdings gilt auch hier, aus dem großen Angebot das für die eigenen Bedürfnisse passende Programm auszuwählen.

Mit dem Kauf eines Programmes ist es aber noch nicht getan: Das Umdenken muß in den Köpfen stattfinden, die Erkenntnis, daß nur systematisches Denken und Handeln den gewünschten Erfolg bringt, muß vorhanden sein!

Fazit

Ich hoffe, Ihnen einige Denkanstöße gegeben zu haben, um sich mit dem Thema Projektmanagement in der technischen Dokumentation zu beschäftigen. Sicher liegen auch in Ihrer Dokumentationsabteilung noch einige Rationalisierungspotentiale. Aber denken Sie nicht zu lange darüber nach: Fangen Sie heute an!

Hier muß auch die Frage der durchgängigen Datenstrukturen und Datenaufbereitung sowie das sinnvolle Einbinden in die Dokumentationen, das Dokumentenmanagement, berücksichtigt werden. Erst die Kombination technische Dokumentation – Dokumentenmanagement – Projektmanagement wird wirklich die erhofften Einsparungspotentiale bringen.

Letzte Änderung: 31.10.2005 | Presse-Service | Disclaimer
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