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Aktuelle Artikel und Nachrichten rund um die technische Dokumentation finden Sie im Nachfolgemagazin der doculine news, den transline tecNews

Artikel erschienen in
Ausgabe Juli/August 1999

Von Rainer Scheunemann

Inhaltsübersicht:

• Ohne Planung geht es nicht!
• Die Unterschiede zur Print-Dokumentation
• Auswahl der Basis-Software
• Layout-Planung
• Multimedia-Planung

Häufig lassen sich komplizierte Sachverhalte – wie z.B. Handlungsanleitungen – besser durch einfache Animationen verdeutlichen als mit einer schriftlichen Schritt-für-Schritt-Anleitung. Besonders effektiv kann dies etwa in einer Software-Dokumentation geschehen, die dem Anwender in einer kurzen Video-Sequenz zeigt, welche Menüpunkte und Schaltflächen er anklicken muß, um ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen.

Das von Adobe Systems entwickelte PDF-Format eignet sich hervorragend, um Informationen online zu verteilen, ohne daß man Rücksicht auf die verschiedenen Betriebssysteme und Plattformen der Anwender nehmen müßte. Mit dem Acrobat-Paket lassen sich Hypertext-Anwendungen erstellen, die mit multimedialen und interaktiven Elementen ausgestattet sind. Mögliche Einsatzgebiete hierfür sind:

• Produktpräsentationen
• Firmenvorstellungen
• Schulungsunterlagen oder
• Lernprogramme

Die Integration von Multimedia und Interaktion gestaltet sich mit Hilfe des Programmes Acrobat Exchange recht einfach, setzt aber eine sorgfältige Planung voraus.

Ohne Planung geht es nicht!

Die Möglichkeiten von Acrobat-Präsentationen sind nicht vergleichbar mit denen professioneller Autorensoftware, wie z.B. Macromedia Director oder Toolbook. Allerdings läßt sich die Nutzung des Acrobat-Paketes in relativ kurzer Zeit erlernen, während die Verwendung von Autorensystemen eine lange Einarbeitungszeit und auch ein gewisses Verständnis auf dem Gebiet der Programmierung erfordert.

Ein Nachteil bei der Herstellung von Acrobat-Präsentationen ist, daß das grundlegende Layout der Dokumente in anderen Anwendungen erstellt werden muß. Hierbei können jedoch alle gängigen Anwendungen genutzt werden. Egal, ob die Dateien aus einem Grafikprogramm, einer Textverarbeitung oder einem DTP-Programm stammen: Die Umwandlung in ein PDF-Dokument ist aus jeder Anwendung möglich, die über die Funktion „Drucken“ verfügt.

Diese Vorgehensweise erfordert eine sorgfältige Planung des Dokumentes, da nachträgliche Änderungen am Layout in Acrobat Exchange schwierig oder gar unmöglich sind. Sonst gilt: Zurück zur Erzeugeranwendung und noch einmal von vorn.

Die Unterschiede zur Print-Dokumentation

Online-Dokumente folgen anderen Richtlinien als die Aufbereitung von Informationen für gedruckte Medien:

• Ein Bildschirm ist anders aufgeteilt als eine Buchseite.
• Die Lesbarkeit folgt anderen Kriterien.
• Grafiken müssen anders vorbereitet werden.

Und: In der Online-Dokumentation sind andere mediale Möglichkeiten verfügbar.

Wichtig ist dabei stets, daß multimediale Effekte nicht Selbstzweck sind, sondern den Erfordernissen des jeweiligen Dokumentes folgen. Insbesondere sollte der Autor hier auch immer die Rechnerausstattung der Zielgruppe im Auge haben: Grafisch anspruchsvolle und mit Multimedia-Elementen gespickte Acrobat-Dokumente benötigen eine erhebliche Grafik- und Rechenleistung, wenn der Anwender Freude an diesen Dokumenten haben soll.

Auswahl der Basis-Software

Da das Basis-Dokument in einer anderen Anwendung vorbereitet werden muß, ist eine exakte Planung vor dem Arbeitsbeginn unumgänglich. Die erste Frage, die sich stellt, lautet: „Welche Software nutze ich als Ausgangspunkt für meine Präsentation?“

Handelt es sich um ein eher repräsentatives Online-Dokument, ist eine Vektorgrafik-Software (z.B. CorelDraw oder Freehand) oder ein auf Kreativsatz ausgelegtes DTP-Programm (z.B. PageMaker) die richtige Wahl.

Möchte man dem Anwender eher informative Inhalte vermitteln, kann in der Regel auf ein besonders originelles oder verspieltes Layout verzichtet werden. Das trifft z.B. auf Informationen zu einzelnen Produkten, Preisinformationen oder multimediale Produktkataloge zu. In diesem Fall kann man auf gängige DTP-Programme (z.B. FrameMaker, PageMaker, Quark XPress) oder auch auf eine Textverarbeitung zurückgreifen.

Besonders wichtig bei grafiklastigen Präsentationen ist, daß die verwendeten Grafiken für den Online-Einsatz optimiert werden.

Tip: Verzichten Sie auf spektakuläre Farbverläufe, wie sie etwa die Fülleffekte von CorelDraw erzeugen. Soll eine solche Grafik als Hintergrund verwendet werden, läßt sich die Dateigröße auf kein sinnvolles Maß reduzieren. Einfache Farbverläufe hingegen sind meist kein Problem.

Layout-Planung

Je nach Anwendungsbereich sind verschiedene Kriterien bei der Planung des Layouts und der Gestaltung des Dokumentes zu berücksichtigen. Die folgende Checkliste bietet Hinweise und Vorschläge für den Umgang mit Schriften, Grafiken, Navigationsmitteln, multimedialen Elementen sowie Dateigrößen:

Multimedia-Planung

Wenn Sie Effekte nutzen, die eigene Programme benötigen (z.B. Filme im RealMedia-Format), liefern Sie das benötigte Programm mit. Falls es sich bei dem Programm nicht um frei verfügbare, sondern lizenzpflichtige Software handelt, weisen Sie den Anwender darauf hin. Verzichten Sie nach Möglichkeit auf lizenzpflichtige Programme, Sie ärgern damit nur den Anwender. Versuchen Sie stattdessen, Ihre Dateien in ein anderes Format umzuwandeln.

Sound-Dateien werden grundsätzlich in das Dokument eingebunden; alle anderen Multimedia-Dateien müssen auf dem Datenträger mitgeliefert werden. Da diese Dateien per Referenz aufgerufen werden, müssen Sie auch auf der CD-ROM in der gleichen Verzeichnisstruktur liegen, wie bei der Entwicklung der Anwendung.

Legen Sie sich am besten vor Beginn der Arbeit ein Verzeichnis an, in dem Sie alle Dateien ablegen, die später auch auf die CD-ROM gebrannt werden müssen. Die Verzeichnisstruktur könnte z.B. so aussehen:

• Im Verzeichnis „pdf-dateien“ legen Sie alle Acrobat-Dateien Ihrer Präsentation ab. Allein die erste aufzurufende Datei (z.B. „start.pdf“) speichern Sie am besten im Hauptverzeichnis.
• Unter „videos“ speichern Sie – unabhängig vom Format – die benötigten Filme.
• Im Verzeichnis „daten“ speichern Sie alle weiteren Dateien, die Sie aus Ihrer Präsentation heraus aufrufen wollen. Dies können beliebige Dateien sein (z.B. eine Word-Datei, die dem Anwender als Fax-Vorlage für eine Bestellung angeboten wird). Beachten Sie aber, daß der Anwender auch über die entsprechenden Programme verfügen muß, um diese Dateien nutzen zu können.
• Unter „installationsdateien“ werden die zusätzlich benötigten Programme abgelegt, die der Anwender braucht, um die Präsentation vollständig nutzen zu können. In jedem Fall sollten Sie den Acrobat Reader in der neuesten Version (aktuell 4.0) mitliefern.

Eine Übersicht über die wichtigsten Multimedia-Formate, ihre Besonderheiten und möglichen Einsatzbereiche zeigt die folgende Tabelle:

Letzte Änderung: 31.10.2005 | Presse-Service | Disclaimer
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