Fachbücher

doculine Archiv

Service

Aktuelle Artikel und Nachrichten rund um die technische Dokumentation finden Sie im Nachfolgemagazin der doculine news, den transline tecNews

Interne Dokumentation:
Mehr als ein Muß

Artikel erschienen in
Ausgabe Juli/August 1999

Von Josef Grupp

Inhaltsübersicht:

• Sicherheit und Wirtschaftlichkeit
• Das Mehr an Muß
• Planen am Kommunikationsmodell
• Information als Kommunikation
• Archivieren zum Weitergeben

Die EG-Maschinenrichtlinie hat seit ihrem Inkrafttreten 1989 allmählich, nachhaltig und beständig die Begriffe Sicherheit und bestimmungsgemäße Verwendung in den Sprachgebrauch von Technikschaffenden, Technikbeschreibenden und Technikbeurteilenden eingebaut. Beide Begriffe stehen für das angestrebte Ziel – die gefahrlose Gestaltung der Schnittstellen von Mensch und Maschine.

Allerdings sind auf dem Wege zur Verwirklichung dieses Ziels nicht nur ahnungsweise hohe Kosten, sondern auch komplexe Sachzusammenhänge und viele zu vermittelnde Informationen zu bewältigen. Läßt sich aus dem Wust an Anforderungen, Hinweisen und Daten überhaupt ein roter Faden knüpfen, und wie können neue Informationen sinnvoll gegliedert, dokumentiert, eingebunden und genutzt werden?

Sicherheit und Wirtschaftlichkeit

Unter dem Begriff interne Dokumentation ist die in Anhang V der Maschinenrichtlinie geforderte technische Dokumentation zu verstehen. Sie umfaßt – kurz gesagt – alle Dokumente, die das Risikopotential einer Maschine beschreiben, sowie Dokumente, anhand derer sich die Erfüllung der geforderten Sicherheits- und Gesundheitsanforderungen nachweisen läßt. Dazu zählt auch die Betriebsanleitung.

Die interne Dokumentation soll folgende Aufgaben erfüllen:

• die planmäßige und vollständige Überprüfung von Maschinen hinsichtlich ihres Gefährdungspotentials während ihrer bestimmungsgemäßen Verwendung
• eine nachvollziehbare und überprüfbare Verfahrensbeschreibung bezüglich der als erforderlich ermittelten Sicherheitsmaßnahmen
• die Verarbeitung gewonnener sicherheitsrelevanter Erkenntnisse bei zukünftigen Vorhaben

Der wirtschaftliche Aufwand, der für die Erfüllung der geforderten Sicherheitsmaßnahmen betrieben werden muß, scheint in krassem Widerspruch zum marktgerechten kostenreduzierten Produzieren zu stehen. Dieser Aufwand ist jedoch gerechtfertigt, denn:

• Kosten aus Personen- und Sachschäden sind in der Regel unkalkulierbar hoch (z.B. Verfahrenskosten, Schadenskosten, Kosten durch gebundene nichtproduktive Arbeitskapazität usw.).
• Der Imageverlust durch bekanntgewordene Sicherheitsmängel kann sich wettbewerbsschädlich auswirken.
• Die vermeintlich eingesparten Kosten müssen spätestens nach dem offiziellen Erkennen des Fehlens der erforderlichen Maßnahmen doch investiert werden.

Dieser rein wirtschaftlichen Sichtweise ist eine wichtigere voranzustellen: eine human verantwortliche. Und da hat Sicherheit Vorrang.

Die interne Dokumentation läßt sich als wirtschaftlich vertretbarer Mehraufwand begreifen, wenn sie so organisiert ist, daß die gewonnenen Erkenntnisse und Informationen lückenlos dokumentiert und nachvollziehbar sind, so daß sie für Produktweiter- und -neuentwicklungen sowie für Aus- und Weiterbildungszwecke wiederverwendet werden können.

Das Mehr an Muß

Im einzelnen läßt sich der Mehraufwand für die interne Dokumentation unterscheiden in:

• Verfahren der Informationsbeschaffung
• Maßnahmen zur Informationserfassung und
• Maßnahmen zur Informationsbereitstellung

Als Verfahren zur Informationsbeschaffung verlangt die Maschinenrichtlinie eine Gefahrenanalyse, ohne diese jedoch näher zu definieren; gemeint sein dürfte eine Überprüfung der Maschine bezüglich der Sicherheits- und Gesundheitsanforderungen nach Anhang I. Etwas weiter kommt man mit dem Begriff Gefährdungsanalyse, der in der harmonisierten Norm EN 292 Teil 1 verwendet wird. Allerdings bezieht sich dieser Begriff nicht auf die Anforderungen der Maschinenrichtlinie, sondern auf eine Liste von Gefährdungen, die bei Maschinen auftreten können und zu berücksichtigen sind. Eine solche Liste findet sich, wiederum bezogen auf die Anforderungen der Maschinenrichtlinie, in der harmonisierten Norm EN 1050 (Risikobeurteilung). Sie findet sich auch in verschiedenen C-Normen (z.B. EN 982, EN 983, prEN 1248), dort jedoch bezogen auf die definierte Anwendung der jeweiligen Norm.

Weitere Verfahren der Informationsbeschaffung sind z.B. das Messen von Lärmemissionen, Strahlenemissionen und Vibrationen. Bezüglich der Lärmemissionen und Vibrationen fordert die Maschinenrichtlinie geeignete Meßverfahren und knüpft an die gemessenen Ergebnisse entsprechende Angaben in der Betriebsanleitung. Aus geforderten Verfahren erwachsen somit weitere geforderte Maßnahmen der Informationserfassung und -bereitstellung.

Die Literaturrecherche zählt ebenfalls zu den vorausgesetzten Verfahren der Informationsbeschaffung. Hier gilt es u.a. festzustellen, welche der gesetzlichen Anforderungen aus der Maschinenrichtlinie erfüllt werden müssen. Es geht aber auch darum, aus den vielen angebotenen, hilfreichen Hinweisen aus harmonisierten Normen die wesentlichen und notwendigen Anforderungen, Meß- und Prüfwerte und -verfahren zu ermitteln. Relativ einfach ist dies, wenn konkrete Meßwerte zur Verfügung stehen, wie das in der EN 547 (Körpermaße des Menschen) der Fall ist. Etwas schwieriger ist es, allgemeine Leitsätze und Methoden zu lesen und in praktische Verfahren umzusetzen (z.B. EN 1050 oder EN 954-1). Zur Literaturrecherche zählt zudem das Prüfen auf Aktualität der vorhandenen Informationen.

Maßnahmen zur Informationserfassung sind notwendig, wenn auf Informationen zurückgegriffen werden soll oder muß. Sei es, um die angewandten Verfahren der Informationsbeschaffung zu prüfen oder zu beurteilen (z.B. Emissionsmessungen). Sei es, um das Vorhandensein der Informationen nachzuweisen (z.B. Protokoll über die Durchführung beschlossener Sicherheitsmaßnahmen). Oder sei es, um die Informationen in vergleichbaren Fällen weiterzuverwenden (z.B. Gestaltung von Schutzeinrichtungen). Solche Maßnahmen hängen unmittelbar von den folgenden Faktoren ab:

• dem Objekt, über das informiert wird (z.B. eine Pumpe, ein Gehäuse, eine Person usw.)
• der Information, die erfaßt werden soll (z.B. Art, Intensität, Dauer, Zeit)
• dem Erfassungsinstrument (z.B. Meßgerät, menschliches Organ, Schalteinrichtung)
• den Verfahren, die bei der Informationserfassung wirksam werden (z.B. Weitergabe von Informationen über verschiedene Kompetenzbereiche)

Die Maßnahmen zur Informationsbereitstellung schließen sich einerseits an die Informationserfassung an und sorgen für den geeigneten und angemessenen Ablage- bzw. Speicherort sowie für die geeigneten Ablageformen und -verfahren. Andererseits definieren sie auch die erforderlichen Verknüpfungsfaktoren, damit bei Bedarf auf die relevanten Informationen zurückgegriffen werden kann. Speicherort und Verknüpfungsfaktoren werden im wesentlichen bestimmt von:

• gesetzlichen Bestimmungen (z.B. Maschinenrichtlinie, die eine definierte Zuordnung von Informationen zu sicherheitsrelevanten Aspekten fordert)
• inner- und außerbetrieblichen Organisationsstrukturen (Räume und Kompetenzen) und
• definierten Ansprüchen auf Wiederverwendbarkeit der Informationen (Zugriffszeiten und Zweck)

Planen am Kommunikationsmodell

Für den Hersteller sind bezüglich der internen Dokumentation folgende Kommunikationspartner von Bedeutung:

• der Gesetzgeber
• die Bedienperson und
• die Nicht-Bedienperson

Der Gesetzgeber liefert die Formulierung der Rahmenbedingungen, nach denen im konkreten Fall Sicherheit gestaltet werden soll. Gleichgültig, ob die Sicherheit durch das Gesamtsystem Maschine (z.B. Maschinenrichtlinie und andere Produktrichtlinien) oder durch erwartbares bzw. nicht erwartbares Verhalten von Personen als Wirkgrößen im Zusammenspiel mit dem Gesamtsystem Maschine (z.B. Maschinenrichtlinie und Arbeitsschutzgesetz) definiert wird.

Die Bedienperson ist jene Person, die vom Hersteller für die bestimmungsgemäße Verwendung der Maschine vorgesehen ist bzw. erwartet wird. Im konkreten Fall sind das meist mehrere Personen mit unterschiedlichen Qualifikationsprofilen, die zu unterschiedlichen Zeiten und vielleicht ohne Wissen über die anderen Bedienpersonen an der Maschine wirksam werden.

Die Nicht-Bedienperson ist jene Person, die zwar an der Maschine wirksam werden kann, aber vom Hersteller keine Befugnis dazu hat. Darunter fallen insbesondere Personen, die – ohne Bedienperson zu sein – durch die Maschine in ihrer Sicherheit beeinträchtigt werden können. Nicht-Bedienpersonen sind aber nicht ausschließlich potentiell gefährdete Personen, sondern können auch gefährdende Personen sein.

Kommunikationspartner

Neben den Kommunikationspartnern gehören auch die Grenzen der erwartbaren Kommunikationsereignisse zu einem Kommunikationsmodell. Hier bieten sich die meß- und nachvollziehbaren Größen Raum, Zeit und Handlung an, die sich auf einfache Weise mit dem Begriff der bestimmungsgemäßen Verwendung verknüpfen lassen:

• Raum ist definiert durch die bestimmungsgemäße Anordnung der Bauteile und dem bestimmungsgemäßen Aktionsbereich von Bedienperson und Nicht-Bedienperson.
• Zeit ist definiert durch die bestimmungsgemäßen Lebensphasen der Maschine.
• Handlung ist definiert durch die bestimmungsgemäßen Handlungen von Bedienperson, Nicht-Bedienperson und der Maschine.

Hinzu kommen als weitere Größe die Bedingungen, welche den anderen Größen als bestimmender Rahmen übergeordnet sind. Sie sind definiert durch die rechtlichen Anforderungen aus Richtlinien und Gesetzen, aber auch Normen.

Wie läßt sich nun dieses Kommunikationsmodell als Planungsinstrument einsetzen und nutzen? Der Hersteller berücksichtigt bereits in der Phase der Ideenfindung und -formulierung seine potentiellen Kommunikationspartner: Nicht mehr allein Produktivität und Rentabilität stehen hier im Vordergrund, sondern die Sicherheit fließt als mindestens gleichwertiger Faktor in seine Konzeptionsüberlegungen ein. Bei der Auswahl der erforderlichen Bauteile bezieht der Hersteller nicht nur die technischen Leistungswerte ein, sondern auch die sicherheitsrelevante Gestaltung, Ausführung und Anordnung bzw. Standorte der Bauteile – entsprechend der bestimmungsgemäßen Handlungsmöglichkeiten bzw. Grenzen der Handlungsmöglichkeiten der Bedienperson wie auch der Nicht-Bedienperson. Darüber hinaus berücksichtigt er die Handlungsmöglichkeiten bzw. die Grenzen der Handlungsmöglichkeiten der Maschine selbst und setzt diese in Bezug zu Bedienperson und Nicht-Bedienperson sowie, wenn nötig, zur Umwelt. Bei all diesen Überlegungen helfen ihm Rechtsgrundlagen und harmonisierte Normen – aber auch seine Erfahrung.

Erfahrung ist nur dann schnell greifbar, wenn sie als Information zur rechten Zeit zur Verfügung steht. Und genau daran scheitern oft die besten Vorsätze. Erfahrung in diesem Sinne heißt kostbares Wissen, das aber zumeist an Einzelerlebnisse gebunden ist. Dieses Wissen ist sehr komplex und läßt sich deshalb nicht schnell oder einfach formulieren und damit weiterverwertbar machen. Integriert man jedoch die auf mehrere Personen verteilten Erfahrungswerte – man spricht hier gern von Expertenwissen – in das Kommunikationsmodell, bindet man das kostbare Wissen an die relevanten Sachverhalte und kann es entsprechend nutzen.

Information als Kommunikation

Aus diesem methodischen Kommunikationsmodell lassen sich für den Einzelfall konkrete Vorgaben und Vorgänge für die sicherheitsrelevante Informationsbeschaffung, -erfassung und -bereitstellung ableiten. Betrachten wir dazu ein Beispiel:

Bei der Planung einer Maschine stellt man im Rahmen einer Gefahrenanalyse fest, daß die Bedienperson durch die Betriebsanleitung zwar ausreichend informiert würde, aber Restrisiken gegeben sein können, da die Maschine so auffordernd bedienerfreundlich gestaltet ist, daß wichtige Hinweise in der Betriebsanleitung unbeachtet bleiben könnten. Eine Kommunikation zwischen Hersteller und Bedienperson würde also nur über die Schnittstelle von Bedienperson und Maschine stattfinden, ohne daß über alle Restrisiken informiert werden könnte.

Daher entschließt man sich für das Anbringen eines Hinweises in Form eines Klebeschildes auf der Maschine direkt neben der EIN-Taste, weil dies der erste bewußte Handlungsort der Bedienperson ist. Dieser Hinweis soll die Bedienperson auffordern, vor der Erst-Inbetriebnahme der Maschine das Sicherheitskapitel in der Betriebsanleitung zu lesen. Zur Gestaltung des Hinweises stehen ein Piktogramm, ein Piktogramm mit Text oder nur Text zur Auswahl. Man entscheidet sich für das Piktogramm mit Text, da das Piktogramm allein nicht den Grund vermitteln kann, warum die Bedienperson zuerst die Betriebsanleitung lesen soll, und Text allein zuwenig Aufmerksamkeit erregen würde. Die gewählte Kombination ist zwar etwas teurer als die beiden anderen Lösungen, bezüglich einer geglückten Kommunikation ist diese Information jedoch am erfolgversprechendsten.

Die bestimmungsgemäße Bedienperson wie die Nicht-Bedienperson werden in gleicher Weise informiert. Für beide Personengruppen gestaltet sich die Information als kommunikativer Akt zwischen ihnen und dem Hersteller der Maschine.

Der Hersteller wird sicherlich in den wenigsten Fällen eine Rückmeldung über die geglückte Kommunikation zwischen ihm und der Bedienperson erhalten. Gerade daraus kann er aber schließen, daß seine Kommunikationsmaßnahme richtig ist. Möglicherweise läßt er auch das Bedienerverhalten testen, um auf diese Weise seine Vermutung bestätigt zu finden.

In der internen Dokumentation sind die Argumentation für die Entscheidung über die Art der Information, für die Auswahl des Anbringungsortes wie für die Gestaltung der Information und des Informationsträgers dokumentiert. Diese Daten sind zusätzlich an den sicherheitsrelevanten Sachverhalt Inbetriebnahme geknüpft und dort direkt mit den relevanten Bauteilen und dem potentiellen Gefährdungsereignis verbunden. Durch solche Querbeziehungen sind z.B. Beschaffungsvorgänge, Vorgänge der Qualitätssicherung und der Warenausgangskontrolle unmittelbar mit der sicherheitsrelevanten Ausgestaltung eines Produkts verwoben.

Archivieren zum Weitergeben

Um die zusammengetragenen Informationen, wertvoll als Einzelinformation wie auch im definierten Informationsverbund, dauerhaft oder für einen konkreten Bedarfsfall zur Verfügung zu haben, bedarf es geeigneter Maßnahmen zur Informationsbereitstellung: Das Archivierungssystem muß stimmen.

Die interne Dokumentation ist zunächst laut Gesetz für die Ablage bestimmt. Sie ist, wenn auch auf elektronischen Datenträgern gespeichert, in Papierform verfügbar zu halten bzw. zu machen. Das hat nichts mit den Inhalten oder Sachverhalten, sondern nur mit der einfachen Handhabbarkeit zu tun.

Sollen nun die in der internen Dokumentation gesammelten Informationen als Expertenwissen für weitere Projekte nutzbar gemacht werden, sind einige Vorkehrungen bei der Gestaltung der Informationsträger zu treffen. Als Informationsträger ist zunächst das Blatt Papier zu verstehen, auf dem zum Beispiel ein Gefährdungsereignis beschrieben werden soll. Es kann aber auch ein besonders gestaltetes Formular in einem Textverarbeitungsprogramm sein.

Als Basis für Querinformationen sind Kennungsmerkmale zu schaffen für:

• die gesamte Maschine
• den sicherheitsrelevanten Aspekt
• Beziehungen von technischen Werten zu Informationen aus Rechtsgrundlagen, Normen, technischen Spezifikationen oder Produktdokumenten

Diese Kennungsmerkmale ermöglichen dann ein gezieltes Suchen und Auffinden relevanter Informationen – egal, ob es sich um Informationen aus Technik-, Vertriebs- oder Verwaltungsdokumenten handelt oder um einzelne, auf einen bestimmten Sicherheitsaspekt bezogene Informationsstränge.

Zuordnung von Dokumenten zur internen Dokumentation

Letzte Änderung: 31.10.2005 | Presse-Service | Disclaimer
© doculine Verlags-GmbH, ein Unternehmen der transline Gruppe