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Information und Wissen (Teil 3): Informationsmanagement

Artikel erschienen in
Ausgabe Juni 1999

Von Annelyse Forst

Inhaltsübersicht:

• Von der Massendatenverarbeitung zum Informationsmanagement
• Ziele, Aufgaben und Voraussetzungen
• Aktionsfelder
• Zukunftstrends
• Literaturhinweise und Quellennachweise

Immer mehr Unternehmen erkennen den Wert von Information und Wissen als wichtige betriebliche Ressourcen; Schlagworte wie Daten-, Informations- und Wissensmanagement sind derzeit in aller Munde. Technische Redakteure sind aufgrund ihrer Fähigkeiten prädestiniert dazu, aktiv am Prozeß der Strukturierung, Dokumentation und Verbreitung des im Unternehmen vorhandenen Wissens mitzuwirken. Doch was verbirgt sich hinter diesen neuen Managementkonzepten?

Dieser Beitrag befaßt sich als dritter Teil einer vierteiligen Beitragsreihe mit den Zielen und Aufgaben des Informationsmanagements. (Lesen Sie auch Teil 1: Die neuen betrieblichen Ressourcen und Teil 2: Datenmanagement.)

Von der Massendatenverarbeitung zum Informationsmanagement

In Konzepten zum Informationsmanagement drückt sich die Verlagerung von der Massendatenverarbeitung zu einer umfassenden Informationsversorgung des Unternehmens aus. Dies wird in den ersten Arbeiten über Informationsmanagement besonders deutlich: Martiny [1] betont, daß Informationsmanagement ein notwendiger Bestandteil der Unternehmensstrategie ist. Zahn und Rüttler [2] sehen im Informationsmanagement die Antwort der Unternehmen auf die zunehmende Bedeutung der Ressource und des Erfolgsfaktors Information. Diesen Aufgaben können die klassischen EDV-Abteilungen laut Hübner [3] nicht gerecht werden. Daraus leitet er die Notwendigkeit ab, daß sich die EDV zu einem umfassenden Informationsmanagement weiterentwickeln muß; dieser Prozeß sollte von der Geschäftsleitung initiiert werden.

Gegenüber der Datenverarbeitung kommen im Informationsmanagement zwei zentrale zusätzliche Elemente hinzu:

1. Die Aufbereitung von Information als “wertvoller Produktionsfaktor mit strategischer Wertschöpfung“. Diese Betrachtungsweise verschiebt den Schwerpunkt von der Quantität (Datenverarbeitung) zur Qualität (Informationsmanagement).
2. Die Einrichtung von Informationsstrukturen im Unternehmen, die die folgenden Möglichkeiten bieten:
   - Bewertung der Informationen
   - Nutzung der Informationen unter Berücksichtigung der Unternehmensziele und der Wirtschaftlichkeit
   - zielgerechte Steuerung der Informationen
   - Aktualisierung und Optimierung der Informationen
   - individuelle Beratung und Unterstützung der Mitarbeiter
   - kontinuierliches Anpassen an veränderte Informations- und Kommunikationsbedürfnisse der Mitarbeiter [4]

Ziele, Aufgaben und Voraussetzungen

Die Ziele, die Unternehmen in der Regel mit der Einführung von Informationsmanagement verbinden, lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit durch Information
• Erhöhung von Produktivität und Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung durch Bereitstellen aktualisierter Informationen und Informationsrationalisierung
• komplexe Entscheidungsprozesse unterstützen bzw. beschleunigen
• Informationsverwertung verbessern
• Informationswerte herausstellen
• Beseitigung von Medienbrüchen [4]

Je nachdem, welche Zielsetzung und Ausrichtung ein Unternehmen dem Informationsmanagement zuordnet, ergibt sich ein qualitativer Aufgabenwandel vom Management des täglichen Papierkrams als einfachster Ausgestaltung bis hin zum Management der strategischen Informationsnutzung:

Abb. 1: Aufgabenwandel im Informationsmanagement (Quelle: zitiert nach [5])

Um die genannten Ziele erfolgreich umsetzen zu können, müssen folgende Voraussetzungen im Unternehmen gegeben sein:

• Die oberste Leitung ist von der Notwendigkeit des Informationsmanagements überzeugt.
• Es existiert eine langfristige Planung für das Informationsmanagement.
• Alle Führungskräfte kennen die Bedeutung von Information und Kommunikation für den Erfolg des Unternehmens und verstehen sich als Informationsmanager.
• Die organisatorischen Voraussetzungen für das Informationsmanagement sind vorhanden.
• Es stehen ausreichend Ressourcen (Finanzmittel und Personal) zur Verfügung.
• Auf technischer Seite sind nötig: eine gute und funktionierende IT-Infrastruktur, eine Beschreibung der Datenorganisation (Datenmodell) sowie Vorgaben für die Entwicklung und Gestaltung benutzerfreundlicher Systeme.
• Die Mitarbeiter sind motiviert, die neuen Technologien zu nutzen. [6; 7]

Dabei ist es besonders wichtig, daß das Informationsmanagement nicht ausschließlich technisch orientiert sein darf, wie dies beim DV-Management der Fall ist; vielmehr sind neben technischen Aspekten auch organisatorische Gesichtspunkte gleichberechtigt zu berücksichtigen. Dies führt zu einer unterschiedlichen Rolle von DV-Manager und Informationsmanager: Während der DV-Manager technisch orientiert ist, ist der Informationsmanager eher führungsorientiert und übernimmt eine Rolle als “Denker, Planer und Koordinator“. Das bedeutet jedoch nicht, daß der Informationsmanager den DV-Manager ersetzen soll, sondern er übernimmt ein neues, zusätzliches Arbeitsgebiet. [8; 9]

Aktionsfelder

Aus diesen Zielen und Aufgaben lassen sich konkrete Aktionsfelder zur Einführung und Realisierung von Informationsmanagement im Unternehmen ableiten. Dies sind im einzelnen:

1. das Entwickeln einer unternehmensweiten Informationsstrategie
2. die laufende Analyse des Informationsbedarfs
3. die Stärkung der Informationsbereitschaft des Unternehmens und
4. die Stärkung der Informationsfähigkeit des Unternehmens

Am Anfang steht das Entwickeln einer unternehmensweiten Informationsstrategie. Dabei gilt es,

• die Informationsintensität von Produkten, Dienstleistungen oder Geschäftsprozessen im Unternehmen zu bestimmen
• derzeitige informationsorientierte Stärken und Schwächen des Unternehmens zu ermitteln
• die Auswirkung von Informationen und Informationstechnologien auf Markt, Wettbewerb bzw. die internen und externen Informationsflüsse zu analysieren
• die Informationsstrategie in die Unternehmensziele zu integrieren [10]

Das Ziel der Informationsbedarfsanalyse besteht darin, die erforderlichen Informationen zu ermitteln, die notwendig sind, um eine Aufgabe optimal zu erfüllen. Die optimale Versorgung des Unternehmens mit den erforderlichen Informationen muß selbstverständlich die Kosten und den Nutzen für das Unternehmen berücksichtigen.

Die Analyse des Informationsbedarfs ergibt sich aus der Informationsintensität in der Wertschöpfungskette (z.B. in Beschaffung oder Produktion) und in den Leistungen (z.B. in Beratung oder Schulung), die in den letzen Jahren stetig gewachsen ist. [11]

Der Informationsbedarf ist bestimmt durch die Art, Menge und Beschaffenheit von Informationen, die ein Mitarbeiter braucht, um seine Aufgaben optimal zu erfüllen. Es ist zu unterscheiden zwischen dem objektiven Informationsbedarf, der unabhängig vom Mitarbeiter ist, und dem subjektiven Informationsbedarf, der die persönliche Sichtweise des Mitarbeiters ausdrückt. Der Informationsbedarf muß immer zeitpunktbezogen ermittelt werden. Bei der Analyse des Informationsbedarfs sind zudem die nachgefragten und angebotenen Informationen einzubeziehen:

• Die Informationsnachfrage bezieht sich auf die subjektiv gewünschten bzw. verlangten Informationen, ist also eine Teilmenge des subjektiven Informationsbedarfs.
• Das Informationsangebot bezeichnet die Gesamtheit der Informationen, die den Mitarbeitern zur Verfügung steht. [5; 12].

Die Schnittmengen zwischen den benötigten, nachgefragten und angebotenen Informationen zeigt Abbildung 2:

Abb. 2: Informationsangebot, -nachfrage und -bedarf (nach: [6])

Daraus ergeben sich sieben mögliche Bereiche:

1. angebotene, aber nicht benötigte und nicht nachgefragte Informationen
2. angebotene und nachgefragte, aber nicht benötigte Informationen
3. nachgefragte, aber nicht angebotene und nicht benötigte Informationen
4. angebotene und benötigte, aber nicht nachgefragte Informationen
5. angebotene, benötigte und nachgefragte Informationen
6. nachgefragte und benötigte, aber nicht angebotene Informationen
7. benötigte, aber weder angebotene noch nachgefragte Informationen

Der effiziente Bereich liegt in Bereich 5, wo sich Informationsangebot, -nachfrage und -bedarf schneiden. Ziel des Informationsmanagements muß es also sein, diesen Bereich möglichst groß zu halten und sowohl Informationslücken als auch Informationsballast zu vermeiden.

Wenn die Bereitschaft, Informationen weiterzugeben, im Unternehmen nicht vorhanden ist oder von der Geschäftsführung nicht unterstützt wird, ist Informationsmanagement zum Scheitern verurteilt. Die Informationsbereitschaft des Unternehmens wird durch die folgenden Maßnahmen gestärkt:

• Gestaltung und Weiterentwicklung einer “informationsflußorientierten“ Unternehmensorganisation: Die Unternehmensorganisation wird an betrieblichen Geschäftsprozessen und Informationsflüssen ausgerichtet.
• Gestaltung und Weiterentwicklung einer “informationsflußorientierten“ Unternehmenskultur: z.B. Abbau von Informationssperren, Schaffung von offenen Informationszirkeln.
• Die Weiterentwicklung des Unternehmens berücksichtigt die geänderte Bedeutung von Informationen und Informationstechnologien. [13]

Um weiterhin die Informationsfähigkeit des Unternehmens zu gewährleisten, muß eine Vielzahl von Aufgaben bewältigt werden, die die Analyse, Strategie, Realisierung und operative Umsetzung betreffen. Die folgende Tabelle führt diese Aufgaben im Überblick auf:

Zukunftstrends

Im Informationsmanagement spielen drei Bereiche eine immer wichtigere Rolle [10]:

1. Informationswirtschaft:
   Die ökonomische Bedeutung von Information und Wissen führt dazu, daß Informationen genauso wie auch andere Produktions- und Kostenfaktoren beschafft, aufbereitet und bereitgestellt werden. Für diese Aufgaben werden Betriebswirte mit informationsmethodischen Zusatzkenntnissen (wie z.B. Inhaltserschließung oder Dokumentationssprachen) gebraucht. In den letzten Jahren wurde das Studienfach Informationswirtschaft an Fachhochschulen (Darmstadt und Köln) und Universitäten (Karlsruhe und Konstanz) eingeführt. Gegenstand dieses Studienfaches ist der wirtschaftliche Umgang mit Informationen; dazu gehören auch Planung, Organisation und Betrieb von Informationsabläufen in Unternehmen.
2. Informationstechnologie-Management:
   Die Informationstechnologie wird zu einem immer bedeutenderen Kostenfaktor: Experten gehen davon aus, daß die Kosten für die Informationstechnologie derzeit etwa 5% des Umsatzes ausmachen; Anfang des neuen Jahrtausends werden sie auf 10 bis 15% des Umsatzes anwachsen. [10]
3. Wissensmanagement:
   Informationsmanagement wird zunehmend in ein umfassendes Wissensmanagement eingebunden. Dieses relativ neue Managementkonzept verfolgt das Ziel, Unternehmens- oder Organisationswissen zu identifizieren, zu entwickeln, aufzubewahren und auf allen Ebenen bzw. in allen Abteilungen zu verteilen, damit es allen Mitarbeitern zur Erfüllung ihrer Aufgaben zur Verfügung steht. (Mit dem Konzept des Wissensmanagements wird sich Teil 4 dieser Beitragsreihe in der September-Ausgabe der doculine news beschäftigen.)

Literaturhinweise und Quellennachweise

[1] Martiny, Lutz: Informationsmanagement auf der Basis gewachsener Unternehmensstrukturen. Diss. TU Berlin 1989.

[2] Zahn, Erich/Rüttler, Martin: Ganzheitliches Informationsmanagement – Informationsbereitschaft, Informationspotential, Informationsfähigkeit. In: Heilmann, Heidi/Gassert, Herbert/Horvàth, Péter (Hrsg.): Informationsmanagement. Stuttgart 1990.

[3] Hübner, Heinz: Informationsmanagement. Wien 1984.

[4] Fickenscher, Helmut/Hanke, Peter/Kollmann, Karl-Heinz: Zielorientiertes Informationsmanagement. Braunschweig 1991.

[5] Engelmann, Jörg: Grundlagen des Informationsmanagements. Unterlagen zum Workshop an der Universität/GH Kassel am 5.3.1999.

[6] Schwarze, Jochen: Informationsmanagement. Herne, Berlin 1998.

[7] Pradervand, Marc-André: Die Rolle des Informationsmanagements beim Aufbau strategischer Erfolgspositionen. Diss. Universität Zürich 1995.

[8] Lauser, Rolf/Schweizer, Michael: Informationen müssen als Ressourcen gemanaged werden – IT entspricht meist nicht mehr den Unternehmenszielen. In: Computerwoche Nr. 30 vom 29.7.1994, S. 38-39.

[9] Heinrich, Lutz: Informationsmanagement. München 1996.

[10] Kmuche, Wolfgang: Inhaltliches Informationsmanagement. In: Herget, Josef/Schuchow, Werner (Hrsg.): Strategisches Informationsmanagement. Schriften zur Informationswissenschaft Band 29. Konstanz 1997.

[11] Picot, Arnold/Franck, Egon: Informationsmanagement. In: Frese, Erich (Hrsg.): Handwörterbuch der Organisation. Stuttgart 1990, Spalte 886-899.

[12] Picot, Arnold/Franck, Egon: Die Planung der Unternehmensressource Information Teil II. In: WISU 11 (1988), S. 608-614.

[13] Herget, Josef: Strategisches Management für Informationsvermittlungsstellen – Informationsmanagement als Herausforderung. In: Herget, Josef/Schuchow, Werner (Hrsg.): Strategisches Informationsmanagement. Schriften zur Informationswissenschaft Band 29. Konstanz 1997.

Letzte Änderung: 31.10.2005 | Presse-Service | Disclaimer
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