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Vom
Papierstau zum Cross-Media-Publishing
Artikel
erschienen in
Ausgabe Juni 2000
Von
Wolfram W. Pichler
und Claudia Kirschte
Inhaltsübersicht:
Große
Hersteller von Geräten und Systemen aller Branchen haben
oft riesige Bestände an Produkt-Dokumenten verschiedener
Formate auf unterschiedlichen Medien über längere Zeiträume
angehäuft. Was tun im Internet-Zeitalter? Wie werden aus
gebundenen Produkt-Katalogen typbezogen klickbare Webseiten und
aus gedruckten Preislisten tagesaktuelle, weltweit abrufbare Tabellen?
Die Erfahrungen mit einem größeren Konvertierungsauftrag
verdeutlichen den Prozess des erforderlichen Dokumentenmanagements.
Wer
hätte heute nicht gern aus einer Quelle verschiedene Medien
wie Print, CD-ROM und WWW gespeist? Cross-Media-Publishing (CMP)
heißt das Zauberwort. Chancen und Risiken eines solchen
Systems werden in der aktuellen Fachliteratur (z.B. [1])
unter verschiedenen Gesichtspunkten erörtert. Jungdynamische
CMP-Unternehmen errichten neue Dokumentations-Plattformen zum
sofortigen Aufbau neuer Dokument-Dateien.
Diese
Verfahren schließen aber nicht die Lücke zu den Altbeständen
der Vergangenheit. Das folgende Praxisbeispiel zeigt eine von
verschiedenen anwendbaren Lösungen dieses Problems.
Das Konvertierungsprojekt
Ein renommierter
Hersteller von industriellen Steuer-, Mess- und Regelgeräten
und -systemen beschloss, seine bisher ausschließlich gedruckten
technischen Beschreibungen, Datenblätter und Preislisten
im Internet auf unterschiedlichen Wegen zu verteilen. Nach der
Konvertierung aller Datenbestände des vorhandenen Archivs
in ein aktuelles Satz- und Layoutsystem sollten daraus PDF-Dateien
für die layoutsichere Verteilung über das Internet erstellt
werden. Außerdem sollten die nach DIN V19259 geforderten
Dokumentationsinhalte und -strukturen über SGML für
die Codierung in die herstellerübergreifenden Produkt-Informationen
aufbereitet werden.
Da sich die
vorhandenen Satzdateien nicht unmittelbar für eine Konvertierung
entsprechend der beschriebenen Anforderungen eigneten, wurde Adobe
FrameMaker als künftige und ausschließliche Basis für
Satz und Layout ausgewählt. Einzig die Datentabellen mit
Preislisten sollten nicht in FrameMaker, sondern in Microsoft
Excel gesetzt werden, um bestimmte Berechnungsprozesse zu erlauben.
Zusätzlich
sollte die tagesaktuelle Pflege der Bestellangaben durch unterschiedliche
Abteilungen und aus einer Datenbank auch ohne Ausstattung mit
einer FrameMaker-Lizenz beim Auftraggeber möglich sein. Die
Excel-Datentabellen wurden entsprechend mit FrameMaker über
OLE verknüpft, so dass auch in den FrameMaker-Dateien die
jeweils aktuellen Daten verfügbar sind.
Der Gerätehersteller
gliederte die Konvertierungsarbeit seines gesamten Archivs komplett
an externe Dienstleister aus. Als Rohmaterial stellte er zur Verfügung:
- über
1000 Seiten gedruckte Beschreibungen und Kataloge
- die benötigten
Grafik-Dateien (TIF und EPS)
- korrespondierende
Acrobat-Dateien
- Preislisten
(teils gedruckt, teils als Excel-Datei)
- eine FrameMaker-Musterdatei
mit Satz- und Layout-Vorgaben
- eine Terminologieliste
(deutsch/englisch)
Die Arbeitsschritte
"Wenn
wir schon unsere Altbestände konvertieren", so dachte
der Hersteller, "dann können wir sie auch gleich redigieren
und aktualisieren lassen sowie das neue Corporate Design berücksichtigen."
Inzwischen hatten neue Normblatt-Ausgaben zu einer veränderten
Terminiologie geführt. Zunächst mussten daher die alten
Dokumente geprüft und korrigiert werden.
Die nächsten
beiden Schritte wurden parallel durchgeführt:
- Erzeugen
der Excel-Dateien sowie
- Satz und
Montage der FrameMaker-Dateien nach dem vorgegebenen Corporate
Design
Das Kopieren
von Textteilen aus den Acrobat-Dateien über die Zwischenablage
und das Einsetzen in FrameMaker brachte wegen der harten zeilenweisen
Textverwaltung in Acrobat und wegen der Falschdarstellung der
vielen Sonderzeichen in den meisten Fällen keinen Zeitgewinn,
so dass die meisten Texte und alle Tabellen neu erfasst werden
mussten. Das Scannen der Druckvorlage mit anschließender
automatischer Texterkennung via OCR erwies sich aufgrund der frei
formatierten und zerklüfteten Seitenstrukturen als nicht
wirtschaftlich. Schließlich wurden die Excel-Dateien mit
den FrameMaker-Dateien verknüpft.
Alle 14 Tage
wurde an den Geräte-Hersteller eine neue CD-ROM geliefert,
die weitere Serien von Produktblättern enthielt. Die EDV-Abteilung
des Geräteherstellers brachte dann die Dateien ins Netz und
pflegte sie über ihre Datenbank.
Fazit
Die Konvertierung
vorhandener Datenbestände erweist sich immer öfter als
aktuelles Problem für viele Hersteller technischer Produkte.
Die Gründe sind vielfältig:
- Man erkennt,
dass die vormals (und in vielen Unternehmen noch heute) verwendeten
Textverarbeitungsprogramme für die Erstellung und Pflege
zunehmend unwirtschaftlich sind. Die Umstellung auf professionelle
Dokumentationssoftware wie FrameMaker oder InDesign empfiehlt
sich.
- Die Verteilung
in unterschiedliche medienneutrale und plattformübergreifende
Dokumentationsformate wird mehr und mehr zur Notwendigkeit für
alle Unternehmen. Gerade ältere Text- und Satzsysteme können
diesen Anforderungen bezüglich PDF, HTML und SGML nicht
mehr genügen.
- Veraltete
Datenträgertechnik und raumraubende Papierarchive zwingen
zu schnellem Handeln, um die Lesbarkeit rechtlich verbindlicher
Dokumentationen für die Zukunft zu gewährleisten.
Die einmaligen
Konvertierungsaufgaben sind in der Regel zeitaufwendig und müssen
parallel zum Tagesgeschäft in den Fachabteilungen durchgeführt
werden. Da dies nur in den seltensten Fällen reibungsfrei
und in absehbaren Zeiträumen möglich ist, lohnt es sich
für das Unternehmen, externe Dienstleistungsunternehmen mit
dieser Aufgabe zu betrauen. Heute bieten auf Konvertierungsprojekte
spezialisierte Dokumentationsbüros fundierte Kenntnisse der
verschiedenen (auch älteren) Erstellungsprogramme und deren
spezifischen Problemen bei der Übertragung in moderne Satz-
und Layoutsysteme. Hier findet man auch noch alte DOS-Maschinen,
die den Zugriff auf 5 1/4" Floppy Disks mit Dateien aus der
Frühzeit von Microsoft Word erlauben.
Literatur
[1]
Brüning, Holger: Methoden des Cross Media Publishings. In:
technische kommunikation 1/00, S. 27-31.
[2]
Pichler, Wolfram W.: Von der Papierablage ins EDV-Archiv. Wie
aus Aktenbergen netzlesbare Daten werden. In: Technische Dokumentation
optimieren. Stuttgart: Raabe 1996, Beitrag G 3.2.
[3]
Pichler, Wolfram W.: Von der Print-Anleitung zur Web-Anleitung.
Wie aus Druckdateien PDF-Dateien werden. In: Technische Dokumentation
optimieren. Stuttgart: Raabe 1996, Beitrag G 8.5.
[4]
Pichler, Wolfram W./Thiele, Ulrich:Online-Anleitungen.
Erzeugen und verteilen in Acrobat. Reutlingen: doculine 1997.
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