Fachbücher

doculine Archiv

Service

Aktuelle Artikel und Nachrichten rund um die technische Dokumentation finden Sie im Nachfolgemagazin der doculine news, den transline tecNews

Trends im Markt für Document Related Technologies (Teil 1)

Artikel erschienen in
Ausgabe Dezember 2000

Von Ulrich Kampffmeyer

Inhaltsübersicht:

• Der Markt im Umbruch
• Die Preise purzeln
• State of the Art und Zukunft
• Elektronische Archivierung
• Klassisches Dokumentenmanagement
• Ausblick
• Glossar

Dokumentenmanagement hat sich zu einer Basistechnologie entwickelt und wird immer mehr Allgemeingut. Die Funktionalität findet sich inzwischen in allen Arten von Anwendungen wieder – überall dort, wo es darum geht, unstrukturierte Informationen zu erfassen, zu verwalten, zu erschließen und zu reproduzieren.

Reine Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) befinden sich bereits auf dem Rückzug. Die Anwender legen immer mehr Wert darauf, dass sich die Funktionalität direkt in die Anwendungen, mit denen sie ständig arbeiten, integrieren lässt. Die bekannten Funktionen von DMS finden sich so in kaufmännischer Software, in Bürokommunikations- und Groupware-Lösungen, in CAD-Anwendungen und zahlreichen anderen Applikationen wieder. Eigentlich hat damit Dokumentenmanagement sein Ziel erreicht: Es ist Bestandteil der Datenverwaltungs-Infrastruktur.

Der Markt im Umbruch

Die Anbieter reagieren auf diesen Wandel: Einige positionieren sich bereits vollständig als E-Business-Unternehmen neu. Gute Beispiele hierfür sind FileNET, einer der Pioniere in diesem Umfeld, und TIBCO. Andere bieten Komponenten an, als nachgeordnete Dienste, als so genannte Engines oder als Module, die Anwendungen erst möglich machen. In diesem Marktsegment haben inzwischen fast alle Anbieter etwas zu bieten – von ACS und asOne über CE und SER bis zu Staffware und Win!DMS. Hersteller wie A.I.S. integrieren die Funktionalität gleich ins Betriebssystem. Andere Anbieter setzen auf Module, die mit geringem Aufwand standardisiert in das IT-Umfeld des Anwenders integriert werden. Zu den typischen Anbietern gehören hier ACS, Autodigit, iXOS und andere. Daneben positionieren sich mit gleichem Anspruch spezielle Lösungen wie Call-Center-Management-Software (CCM), Costumer-Relationship-Management-Anwendungen (CRM) oder Supply-Chain-Management-Applikationen (SCM). Aber auch an vorgefertigten Branchenlösungen fehlt es nicht – in diesem Umfeld profilieren sich z.B. ACS, CE sowie SER mit ihrer Domea-Lösung.

Der Druck auf die Branche kommt aus verschiedenen Richtungen: Große Anbieter wie Microsoft oder Lotus haben inzwischen ihre Portfolios um die Dokumentenmanagement-Funktionalität ergänzt. Besonders Lotus bietet inzwischen Dokumentenmanagement-, Workflow- und Archivierungs-Komponenten aus einer Hand. Noch wichtiger ist jedoch der Konkurrenzdruck, der durch Web-Portale, Content Management und E-Business erzeugt wird. Hier kommen völlig anders geartete Lösungskonzepte zum Tragen, die durch die Architektur, die Standards und die Formate von webbasierten Lösungen erforderlich sind. Es entstehen auch völlig neue Nutzungsvarianten wie z.B. die Bereitstellung von Web-Archiven, Dokumentenverwaltungs-Lösungen, Groupware oder Workflow bei Providern – das so genannte ASP (Application Service Providing) oder DMCO (Document Management Complete Outsourcing). Der Anwender benötigt keine aufwendigen eigenen Installationen mehr, sondern kann beim Provider seine Dokumente ablegen und bei Bedarf recherchieren. Auch neue technologische Ansätze im Umfeld des Wissensmanagements mit automatischer Klassifikation, intelligenten Retrieval-Ansätzen und digitaler Signatur tragen zur Veränderung des Marktes bei.

Zukünftig wird sich vieles im Markt nur noch um das neue Schlagwort E-Business drehen, das herkömmliche Architekturen und Nutzungsmodelle in Frage stellt. Bisher eigenständige dokumentenorientierte Lösungen werden zu nachgeordneten Diensten, die über Portale im Intranet, Extranet oder Internet erschlossen werden.

Die Preise purzeln

Die Vergleichbarkeit von Funktionalität und Preis bleibt bei diesen neuen Strategien auf der Strecke. Der Anwender kann sich nur schwer im Wirrwarr der Fachbegriffe und Marketing-Aussagen zurechtfinden. Die Preise für spezielle Branchenlösungen sind häufig günstiger als die Listenpreise für die enthaltenen Einzelmodule. In Realisierungsprojekten werden die Lizenzpreise sowieso jedes Mal neu verhandelt – obwohl sie häufig nur einen geringen Anteil der Gesamtprojektkosten ausmachen. Unterschiedliche Preismodelle tragen zur Verwirrung bei: Site-Lizenzen, Server-Lizenzen, Client-Lizenzen nach Anzahl der gleichzeitig angemeldeten Anwender oder installierter Client-Software, Preise nach Anzahl der gespeicherten Dokumente oder Kapazität des Archivs in Gigabyte, Unternehmenslizenzen, Pay-per-view-Lizenzen (Abrechnung nach Anzahl der angezeigten Dokumente), Leasing mit oder ohne Hardware, Komplettpreise inklusive Beratung und Installation, Anrechnung vorhandener Software bei Ablösung, gestufte Rabatte nach Anwenderzahl usw. Preis-/Leistungsvergleiche lassen sich daher nur aktuell und auf die zu lösende Problemstellung bezogen durchführen.

Der Trend ist jedoch deutlich: Die Preise verfallen. In dem Maße, wie Standard-Softwareanbieter ihre Portfolios um eine Dokumentenmanagement-Funktionalität ergänzen oder gar Linux-Anwendungen nahezu kostenlos verfügbar werden, sinken die Preise zunehmend. Dokumentenmanagement wird hierdurch auch für den Mittelstand erschwinglich.

Für die Anbieter wird die Kalkulation hingegen immer schwieriger. Denn es muss die langfristige Verfügbarkeit der Lösung sichergestellt werden, damit auch in Jahren der Anwender seine Informationen nutzen kann. Ein Großteil der Ressourcen und des Kapitals wird hierdurch gebunden, so dass bei kleineren Software-Herstellern häufig nicht mehr genügend Mittel und Mitarbeiter vorhanden sind, um neue innovative Produkte oder Zusatzmodule auf den Markt zu bringen. Die große Zahl der heute noch im Umfeld Dokumentenmanagement vorhandenen Anbieter wird sich daher in den kommenden Jahren drastisch reduzieren.

State of the Art und Zukunft

Neue Begriffe und Strömungen prägen den Markt – Integration in Telekommunikations-Lösungen, tausendundein Slogan mit "e-" oder "@", CRM, SCM... – eigentlich müssten die Anbieter von Dokumentenmanagement-Systemen dankbar sein, dass durch die Neudefinition des Marktes als Document Related Technologies (DRT) das Spektrum erheblich erweitert und die bisherigen Trennungen in einzelne Disziplinen aufgehoben wurden. Zu DRT rechnet man heute:

• Internet, Intranet und Extranet
• Dokumenten-, Workflow- und Wissensmanagement
• E-Commerce und Digital Signatures
• Document Input, Distribution und Storage
• OCR, ICR & Pattern Recognition
• Databases, Data Warehouses und Retrieval Engines
• Imaging und Multimedia
• Archival und Records Management
• Secure Communication und Unified Messaging
• Groupware und Office Solutions
• Forms und Output-Management
• Middleware und Componentware
• Content Management und Content Distribution

Diese neuen Facetten zeigen die Entwicklung der Produkte auf, die in den folgenden Abschnitten – angelehnt an die bisherige Aufteilung der Marktsegmente – einmal näher betrachtet werden sollen.

Elektronische Archivierung

Die elektronische Archivierung ist der Ursprung des Dokumentenmanagements. Die Nutzung spezieller, nur einmal beschreibbarer optischer Speichermedien war der Geburtshelfer. Die Architektur der meisten Lösungen basiert auf dem Referenz-Datenbankmodell, bei dem in einer Indexdatenbank auf die separat gespeicherten Dokumentobjekte verwiesen wird. Das Überleben dieses Marktsegmentes wird derzeit durch die Massen der zu speichernden Objekte und die rechtlichen Anforderungen an eine revisionssichere, unveränderbare Speicherung der Dokumente gesichert.

Klassisches Dokumentenmanagement

Das klassische Dokumentenmanagement bietet Lösungen, die im Wesentlichen die Unzulänglichkeiten hierarchischer File-Management-Systeme datenbankgestützt ausgleichen. Sie sind durch die Erweiterungen von kaufmännischen Anwendungen wie SAP, Exchange von Microsoft und besonders Lotus Notes/Domino erheblich unter Druck geraten. Viele Eigenschaften der Produkte finden sich heute in Standard-Softwarepaketen wieder. Reservate tun sich für die herkömmliche Technologie in bestimmten Branchen wie der Pharma-Industrie sowie für spezifische Anwendungen in der Produktdokumentation auf.

Dokumentenmanagement-Lösungen werden häufig bereits in Kombination mit der Archivierung angeboten. Hierdurch kann der gesamte Lebenszyklus eines Dokumentes von der Entstehung über die Unterstützung des Bearbeitungsprozesses bis zur Langzeitarchivierung unterstützt werden.

Ausblick

Mehr zu den aktuellen Entwicklungen auf den Gebieten Workflow, Wissensmanagement und Content Management erfahren sie im zweiten Teil des Beitrages, der in der kommenden Ausgabe Januar 2001 der doculine news erscheinen wird.

Leserbrief schreiben

Letzte Änderung: 31.10.2005 | Presse-Service | Disclaimer
© doculine Verlags-GmbH, ein Unternehmen der transline Gruppe