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Aktuelle Artikel und Nachrichten rund um die technische Dokumentation finden Sie im Nachfolgemagazin der doculine news, den transline tecNews
Wenn
der Kollege nicht mehr nebenan sitzt
Artikel
erschienen in
Ausgabe Dezember 2000
Von
Frank Kappe
Inhaltsübersicht:
Trotz
verstopfter Straßen, übervoller Pendlerzüge und
verspäteter Flüge: Immer mehr Menschen erreichen ihren
Arbeitsplatz heute schneller und ausgeruhter als früher.
Denn der Arbeitsplatz ist das Arbeitszimmer in der eigenen Wohnung,
die Wohnung wird zur Mini-Niederlassung des Arbeitgebers. Die
traditionelle Bürokultur ist auf dem Rückzug –
flexible Arbeitsmodelle und Telearbeit machen's möglich.
Aber, je verteilter die Mitarbeiter eines Unternehmens agieren,
desto wichtiger wird ein funktionierendes Informationsmanagement.
Eine wichtige Rolle spielen dabei Informationsportale, die Interne
und Externe unter einem virtuellen Dach vereinen.
Die
Zeiten, als Telearbeit nur eine modernere Form der Heimarbeit
war, sind vorbei. Das Büro in den eigenen vier Wänden
hat sich zum vollwertigen Arbeitsplatz entwickelt. Der Elektronikkonzern
Siemens beschäftigt bundesweit bereits 1.500 Telearbeiter,
die bis zu 80 Prozent ihres Pensums zu Hause absolvieren –
Tendenz steigend. Unternehmen, die solche Arbeitsmodelle anbieten,
sind für die Mitarbeiter attraktiv und verschaffen sich damit
einen Vorteil bei der Besetzung neuer Stellen. Wie eine Untersuchung
der Nonprofit-Organisation Telecommute America zeigt, sind die
meisten Telearbeiter selbst durch eine Verdoppelung ihres Gehalts
nicht zur Rückkehr in das normale Arbeitsleben zu bewegen.
Die
reine Heimarbeit ist derzeit allerdings noch eher die Ausnahme.
Weitaus größer ist das Heer der so genannten Mobilarbeiter
– bei Siemens beispielsweise sind es derzeit rund 9.000.
Bewaffnet mit Laptop und Handy pendeln sie zwischen Kunden, Büro
und Wohnung und unterscheiden sich prinzipiell nur wenig von ihren
Telearbeits-Kollegen. Auch sie besitzen meist keinen festen Schreibtisch
mehr im Unternehmen, sondern erhalten für die Innendienst-Zeit
einen freien Platz zugewiesen – das Schlagwort lautet Desk
Sharing. Die deutsche Zentrale von Sun Microsystems beispielsweise
rechnete bei der Planung des neuen Bürogebäudes mit
einem Arbeitsnomaden-Anteil von mindestens 30 Prozent.
Keine
Frage, geringere Büromieten, Einsparungen bei den Fahrtkosten
und eine höhere Produktivität der Telearbeiter sind
verlockende Aussichten für Unternehmen. Gleichzeitig ist
jedoch die Gefahr sehr groß, dass durch den fehlenden bzw.
stark eingeschränkten persönlichen Kontakt wichtige
Informationen auf der Strecke bleiben. Informationsportale minimieren
dieses Risiko und ermöglichen es den Benutzern gleichzeitig,
standortübergreifend zusammenzuarbeiten.
Weniger ist mehr
Wenn
die Mitarbeiter verteilt sind, müssen im Gegenzug die Daten
und Informationen zentral zugänglich sein. Der Zugriff auf
das gespeicherte Unternehmenswissen erfolgt idealerweise über
ein Intranet und einen Standard-Web-Browser. Als Hürde erweisen
sich dabei jedoch die derzeit noch relativ geringen Bandbreiten.
Damit die Online-Kosten nicht ausufern und Telearbeit nicht zur
Geduldsprobe wird, müssen Informationsportale für eine
hohe Informationsdichte sorgen.
Wichtige
Voraussetzung dafür sind aktuelle Inhalte, eine leistungsfähige
Suche und eine benutzerspezifische Unterteilung des Inhalts in
relevante und nicht relevante Bereiche. Diese Aufgabe übernehmen
Attribute, die sich Ordnern, Dokumenten und auch Hyperlinks zuordnen
lassen. Über das Attribut "Gültigkeit" löscht das
System automatisch veraltete Informationen. "Schlagworte" charakterisieren
den Inhalt von Dokumenten, wodurch die Zahl der nicht relevanten
Treffer verringert wird. Und fein abgestufte Zugriffsrechte zeigen
jedem Benutzer nur die für seine persönliche Arbeit
nötigen Dokumente und blenden den großen Rest aus.
Dies gewährleistet zudem, dass unternehmenskritische Informationen
nicht in die falschen Hände gelangen.
Ein Informationsportal bündelt Informationen und stellt sie
über variable Zufriffsmöglichkeiten zur Verfügung.
(Zum Vergrößern bitte auf das Bild klicken!)
Eine
zentrale Rolle beim effizienten Informationstransfer spielen Hyperlinks.
Sie verknüpfen zusammengehörende Dokumente und bringen
Tele- und Mobilarbeiter schnell auf den neuesten Wissensstand.
Was geschieht jedoch, wenn Dokumente im Intranet verschoben, umbenannt
oder gelöscht werden? Bei herkömmlichen Hyperlinks erhält
der Mitarbeiter die wenig hilfreiche Meldung "404 File not found".
Moderne Systeme arbeiten daher mit dynamischen Links. Sie werden
getrennt von den Dokumenten als Objekte in einer Datenbank gespeichert
und passen sich Veränderungen automatisch an. In einem Extranet-Projekt
von Siemens-Fujitsu sank durch das automatische Link-Management
der Anteil toter Links von 40 Prozent auf Null.
Virtuelle Kaffeeküche
In
Unternehmen werden Neuigkeiten und wichtige Informationen nicht
selten bei Begegnungen auf dem Flur, in der Kaffeeküche oder
in der Kantine ausgetauscht. Damit die Telearbeiter und ihre mobilen
Kollegen vom kurzen Dienstweg nicht ausgeschlossen werden, muss
das Informationsportal die Rolle des Informanten übernehmen.
Wertvolle Dienste leisten ein regelmäßiger Newsletter,
die digitale Ausgabe eines Schwarzen Bretts sowie Agenten und
so genannte Augen.
Agenten
sind gespeicherte Suchprofile, die den Dokumentenbestand entweder
ständig oder zu definierten Zeiten durchsuchen. Werden Dokumente
zu einem bestimmten Thema neu im Intranet publiziert bzw. bestehende
Dokumente aktualisiert, schickt der Agent seinem Auftraggeber
eine E-Mail oder macht einen Vermerk auf dessen News Page.
Ein
ähnliches Instrument sind die Augen. Sie beobachten den Status
bestimmter Dokumente oder eines Arbeitsprozesses und melden, wenn
sich der Status einer Information im Verlauf eines Projekts wandelt:
vom Entwurf über die Diskussion bis zum endgültigen
Dokument. Ergänzt durch Bookmarks, die häufig genutzte
Quellen markieren, können sich die Mitarbeiter auf diese
Weise ein informelles Netz aufbauen.
Die
Gefahr einer Trennung in informierte und nicht informierte Mitarbeiter
ist gebannt. Wie gelangt jedoch extern produzierter Inhalt in
Echtzeit ins Intranet, damit er den übrigen Kollegen sofort
zur Verfügung steht? Informationsportale, die spezielle HTML-Kenntnisse
oder gar die Mithilfe eines Web-Administrators erfordern, wirken
als Flaschenhals. Damit die Informationen im Portal stets aktuell
sind, müssen die Mitarbeiter Informationen im Intranet folglich
selbst publizieren können. Dies muss entweder direkt aus
den entsprechenden Anwenderprogrammen heraus möglich sein
oder wie gewohnt per Drag and Drop über den MS-Explorer –
immerhin besteht der Inhalt zum größten Teil nach wie
vor aus klassischen Dokumenten im Word-, Excel-, PowerPoint- oder
PDF-Format.
Im
Rahmen eines Freigabe-Prozesses können Dokumente dabei mehrere
Stufen durchlaufen: Zunächst wird das Dokument an bestimmte
Mitarbeiter verteilt. Diese zeichnen es entweder im Rahmen eines
einfachen Umlaufs ab oder bearbeiten es und schicken es an den
Autor zurück. Bevor es dieser schließlich publiziert,
können Word-Dokumente zusätzlich in das HTML-Format
umgewandelt werden. Damit stehen sie den Mobilworkern mittels
Handy und Notebook auch unterwegs zur Verfügung. Eine Versionskontrolle
gewährleistet einen durchgängigen und transparenten
Workflow und Sicherheitslevel wie "Lesen" und "Schreiben" bewahren
das Intranet zudem vor Wildwuchs.
Allein, aber nicht isoliert
Bei
der Diskussion über Telearbeit warnen kritische Stimmen vor
der Vereinzelung der Mitarbeiter und den negativen Folgen. Zum
einen erschwert die Trennung in traditionelle Mitarbeiter, Telearbeiter
und Mobilworker die gemeinsame Arbeit an Projekten. Zum anderen
verteilt sich das in den Köpfen gespeicherte Unternehmenswissen
auf viele Standorte und ist damit für die Kollegen nur mehr
schwer zugänglich. Dem persönlichen Gespräch am
nächsten kommen Videokonferenzen, die sich in Informationsportale
einbinden lassen. Die Bandbreite, mit denen Heimbüros und
mobile Mitarbeiter an das Unternehmen angebunden sind, reicht
für einen sinnvollen Einsatz von Videokonferenzen derzeit
allerdings noch nicht aus. Mit der Einführung neuer Technologien
wie DSL im Festnetzbereich oder UMTS beim Mobilfunk lässt
sich in der Zukunft auch der visuelle Kontakt zu den Kollegen
herstellen.
Damit
im virtuellen Büro Kommunikation, Teamarbeit und der Erfahrungsaustausch
dennoch nicht zu kurz kommen, enthalten Informationsportale verschiedene
Werkzeuge zum Aufbau sozialer Strukturen. Gerade für Mitarbeiter,
die nicht ständig online oder häufig unterwegs sind,
bieten sich Diskussionsforen an. Dort treffen sich die Mitglieder
einer Projektgruppe zum Informationsaustausch und zur gemeinsamen
Arbeit an Dokumenten, die dort abgelegt sind. Mittels elektronischer
Notizzettel werden Fragen, Antworten und Hinweise an den entsprechenden
Stellen platziert und so der ursprüngliche Inhalt angereichert.
Für den direkten Kontakt gibt es den Online-Chat.
Technisch
gesehen ist die Kommunikation also gesichert. Wie aber finden
Telearbeiter und Arbeitsnomaden den richtigen Gesprächspartner?
Eine Möglichkeit sind die Gelben Seiten des Unternehmens.
Sie verzeichnen neben den Kontaktdaten und der Funktion eines
Mitarbeiters insbesondere seine speziellen Kenntnisse sowie aktuelle
Projekte und Dokumente, an denen er gerade arbeitet.
Experten
lassen sich zudem bei der Recherche nach Informationen zu einem
bestimmten Thema aufspüren. Neben den bereits erwähnten
Attributen wie Gültigkeit und Zugriffsrechte sind die Dokumente
im Informationsportal durch das Attribut "Autor" personalisiert
und liefern so den Ansprechpartner für weiterführende
Fragen gleich mit.
Fazit
Tele-
und Mobilarbeiter verändern die Unternehmenskultur. Damit
dieser Wandel sich nicht nachteilig auf Geschäftsprozesse
und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter auswirkt, müssen die
verteilten Ressourcen unter einem virtuellen Dach zusammengefasst
werden. Informationsportale dienen dabei als zentrale Anlaufstelle
für den Austausch von Informationen und ermöglichen
die Kommunikation zwischen internen und externen Mitarbeitern.
Gleichzeitig
legen sie den Grundstein für den Aufbau einer E-Business-Plattform.
Durch Öffnung des Portals für Partner und Kunden können
diese Informationen zentral abrufen und aktiv an Geschäftsprozessen
teilnehmen. Dadurch lösen sich nicht nur traditionelle Bürostrukturen
auf, sondern auch die Unternehmensgrenzen geraten zunehmend in
Bewegung.
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