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Interne Dokumentation:
In Fragen gestellt

Artikel erschienen in
Ausgabe Februar 2000

Von Josef Grupp

Inhaltsübersicht:

• Vier Schlüsselfragen
• Fragen zu internen Kommunikationsereignissen
• Fragen zu externen Kommunikationsereignissen
• Ausblick
• Literatur

In seinem Beitrag „Interne Dokumentation: Mehr als ein Muss“ hat der Autor am Beispiel des Anwendungsfalles Maschinenrichtlinie beschrieben, dass die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Dokumentationspflicht unter bestimmten methodischen Gesichtspunkten durchaus als Vorteil vom verpflichteten Hersteller genutzt werden kann.

Wichtigste Voraussetzung für diese positive Betrachtungsweise ist ein Kommunikationsmodell, das die Kommunikationspartner Gesetzgeber, Hersteller, Bedienperson und Nicht-Bedienperson in einen definierten Zusammenhang stellt – die bestimmungsgemäße Verwendung. Ferner sind die Grenzen der erwartbaren Kommunikationsereignisse durch die Kommunikationsgrößen Handlung, Raum, Zeit und Bedingung bestimmt (wobei unter Bedingung die gesetzlichen Sicherheits- und Gesundheitsanforderungen zu verstehen sind).

Auf der Grundlage dieses Kommunikationsmodells, so die Annahme, lassen sich lückenlos alle Informationbeschaffungs, -erfassungs und -bereitstellungsmaßnahmen sachbezogen dokumentieren und bei geeignetem Archivierungskonzept auch zielsicher für neue Produkte oder andere Anwendungsbezüge wiederfinden.

Vier Schlüsselfragen

Unabhängig vom Inhalt der internen Dokumentation – ob zum Beispiel für die Maschinen- oder die Niederspannungsrichtlinie – sind schon im Planungsstadium die nötigen und erwartbar möglichen Adressaten für und Empfänger von Informationen auszuwählen und zu bestimmen. Damit dieser Vorgang plan- und nachvollziehbar gestaltet werden kann und in seinen Einzelschritten für alle Beteiligten transparent bleibt, bieten sich die im Folgenden dargestellten vier Schlüsselfragen an.

Schlüsselfrage 1:
Für wen muss die interne Dokumentation zur Verfügung stehen?

Als Antworten erhält man hier bereits einen Teil der relevanten bekannten oder erwartbaren externen und internen Kommunikationspartner. Dies können Ansprechpartner von notifizierten Stellen, vom Gewerbeaufsichtsamt oder von einer Berufsgenossenschaft sein; in jedem Fall ist es der Unterzeichner der Konformitätserklärung, gegebenenfalls das betriebsinterne Archiv.

Informationsgehalt der Antworten:

• Benennung erforderlicher Kommunikationspartner
• Benennung der Quelle, welche die erforderlichen Kommunikationspartner festlegt (z.B. Rechtsgrundlage, innerbetriebliche Anweisungen)
• Benennung des Standortes der internen Dokumentation
• ggf. Benennung der Ausgabeform und Archivierungsform der internen Dokumentation

Organisatorische Konsequenzen:

Diese Antworten setzen einen Entscheidungsprozess voraus. Denn abgesehen von den rechtlich notwendig zu nennenden internen und externen Kommunikationspartnern können auch entsprechende Stellen, die für die Aus- und Weiterbildung verantwortlich sind, genannt werden.

Die mit „muss“ definierte Unausweichlichkeit der Zuordnung soll davon abhalten, unnötige Kommunikationspartner einzubinden, um zu vermeiden, dass zwar interessierte, aber nicht unmittelbar betroffene Personen mit Informationen überhäuft werden.

Schlüsselfrage 2:
Wer sammelt Informationen für die interne Dokumentation?

Diese Frage ist gegebenenfalls etwas zu präzisieren. Grundsätzlich liefert ihre Antwort alle Kommunikationspartner, die Informationen beschaffen. Da jedoch die Benutzerinformationen auch Bestandteil der internen Dokumentation sind bzw. sein können, werden als Kommunikationspartner auch solche Stellen bzw. Personen benannt, die Quellinformationen der internen Dokumentation verarbeiten und diese neuen Informationen für die bestimmungsgemäßen Bedienpersonen bzw. Nicht-Bedienpersonen schaffen. Um hier eine Differenzierung vornehmen zu können, ist ergänzend Schlüsselfrage 4 erforderlich.

Unter Berücksichtigung der unter Schlüsselfrage 1 genannten Einschränkung zur Menge der möglichen Kommunikationspartner stellt diese Frage das Sammeln bzw. Beschaffen von Informationen als aktives Moment heraus. Diese Festlegung ist besonders dann hilfreich, wenn es um erforderliche Überschreitungen von Kompetenzbarrieren geht. Zusätzlich klärt die aktive Handlungskompetenz eindeutig die Verantwortlichkeit der betreffenden Stelle bzw. Person(en).

Informationsgehalt der Antworten:

• Benennung der Stelle(n) und/oder Person(en), bei der/denen Informationen definiert eintreffen
• Angaben zu den Sachverhalten, denen die einzelnen Informationen zuzuordnen sind
• Angaben zu den Terminen für das Eintreffen von Informationen
• Angaben zu den Ausgabeformen der Informationen

Organisatorische Konsequenzen:

Wesentlich ist auch bei dieser Fragestellung, dass zur Beantwortung ein innerbetrieblicher Entscheidungsprozess stattgefunden haben muss. Dieser beinhaltet zum einen die Einrichtung und Benennung der notwendigen Stellen und Personen, zum andern setzt er eine thematische Auseinandersetzung mit den einzelnen sicherheitsrelevanten Sachverhalten und ihrer organisatorischen Repräsentanz (z.B. Abteilung) im Unternehmen voraus.

Schlüsselfrage 3:
Wer liefert Informationen für die interne Dokumentation?

Vor der Beantwortung dieser Frage muss zunächst geklärt sein, welche Informationen für die interne Dokumentation erforderlich sind. Dies setzt wiederum die Kenntnis relevanter Rechtsgrundlagen und Normen sowie die Kenntnis der jeweiligen Anforderungen bezüglich der internen Dokumentation voraus. Wir befinden uns mit dieser Fragestellung somit am Beginn des eigentlichen EG-Konformitätsverfahrens für ein Produkt.

Informationsgehalt der Antworten:

• Benennung der Stelle(n) und/oder Person(en), die Informationen definiert liefern
• Zuordnung der Informationslieferanten zu definierten relevanten Sachverhalten
• Angaben zu den Terminen für das Eintreffen von Informationen
• Angaben zu den Ausgabeformen der Informationen

Organisatorische Konsequenzen:

Auch hier ist ein innerbetrieblicher Entscheidungsprozess vorausgesetzt, damit die eintreffenden Informationen zielsicher verteilt und dokumentiert werden können. Die Antworten liefern die Stelle(n) und/oder Person(en), die die erforderlichen Informationen bereitstellen.

Damit sind alle relevanten internen und externen Kommunikationspartner, die für die Sicherheit eines Produktes verantwortlich sind, definiert und bekannt.

Schlüsselfrage 4:
Wer verarbeitet Informationen aus der internen Dokumentation?

Diese Frage steht in ergänzendem Bezug zu Schlüsselfrage 2. Die Antworten auf diese Frage vervollständigen die Sammlung von Kommunikationspartnern. Allerdings ist der Begriff „verarbeiten“ so weit zu definieren, dass auch „wahrnehmen“, „interpretieren“, „als Motivation zum Handeln verstehen“ darunter fallen.

Einerseits sind die Kommunikationspartner festgelegt, die unmittelbar und mittelbar am Produktionsprozess des Produktes teilhaben (z.B. Konstruktion, Fertigung, Vertrieb, technische Dokumentation), andererseits sind auch die externen Kommunikationspartner festgelegt, die bestimmungsgemäß mit dem Produkt zu tun haben.

Informationsgehalt der Antworten:

• Benennung der Stelle(n) und/oder Person(en), bei der/denen Informationen definiert eintreffen und definiert weiterverarbeitet werden
• Angaben zu den Sachverhalten, denen die einzelnen Informationen und die entsprechenden Stellen bzw. Personen zuzuordnen sind
• Angaben zu den Terminen für das Erscheinen und Verarbeiten von neuen Informationen
• Angaben zu den Ausgabeformen der neuen Informationen

Organisatorische Konsequenzen:

Auch diese Antworten setzen einen innerbetrieblichen Entscheidungsprozess voraus: Es muss bereits entschieden sein, wie die Ergebnisse aus den Prüfverfahren Eingang finden in die Benutzerinformationen, in die Produktbeobachtung, in die Aus- und Weiterbildung, in die Produktneu- und -weiterentwicklung usw.

Fragen zu internen Kommunikationsereignissen

Im Zusammenhang mit der internen Dokumentation bietet sich aus praktischen wie anschaulichen Erwägungen die Maschinenrichtlinie als gutes und allgemeines Beispiel für die Fragestellungen zu internen Kommunikationsereignissen an. Wendet man das Kommunikationsmodell als linguistisch strukturierte Grundlage für Fragestellungen auf den Richtlinientext an, so erhält man eine Anzahl von Fragen zu Kommunikationspartnern und kommunikativen Sachverhalten sowie Sachbezügen, deren Antworten die Informationsstruktur und den Informationsfluss der internen Dokumentation, als Verfahren betrachtet, geplant gestaltet und transparent darstellt.

Als Beispiel diene die folgende Textpassage aus der Maschinenrichtlinie:

Fragen

Für den Hersteller lassen sich in diesem sicherheitsrelevanten Sachzusammenhang folgende Fragen erzeugen:

1.1	Wie lange ist die Maschine bestimmungsgemäß stress- und ermüdungsfrei zu bedienen?
1.2	Welche Folgen sind bei Überschreiten des unter 1.1 genannten Zeitraumes zu erwarten?
1.3	Wo sind die unter 1.2 genannten Folgen definiert?
1.4	Welche der unter 1.2 ermittelten Folgen führen zur Gefährdung von Personen?
1.5	Wo sind die unter 1.4 genannten Folgen definiert?
1.6	Welche Gefahrenbereiche können durch die unter 1.4 genannten Folgen entstehen?
1.7	Wo sind die unter 1.6 genannten Gefahrenbereiche definiert?
1.8	Welche Personen sind durch die unter 1.4 genannten Folgen gefährdet?
1.9	Wo sind die unter 1.8 genannten Personen definiert?
1.10	Welche Maßnahmen sind zum Schutz der unter 1.8 genannten Personen definiert?
1.11	Wo sind die unter 1.10 genannten Maßnahmen definiert?

Inhaltliche Bezüge

Allgemein formuliert und zusammengefasst kann man den Inhalt der Fragen wie folgt charakterisieren:

• Zunächst wird das gefahrbergende Phänomen (z.B. Bauteil oder Funktion in Verbindung mit einem Bauteil) ermittelt.
• Anschließend wird nach den allgemeinen möglichen Folgen durch das Verhalten des Phänomens gefragt. Die Antworten sowohl sicherheitsrelevante als auch nicht sicherheitsrelevante Informationen. Der Vorteil der Fragestellung liegt darin, auch verdeckte, ggf. durch Vorurteile ignorierte Gefahrenmomente an die Oberfläche zu bringen. Andererseits können sich durch die Dokumentation aller Folgen auch unerkannte Produktvorteile offenbaren.
• Im nächsten Schritt wird nach dem Standort der Informationen gefragt. Mit der Angabe des Standortes wird auch der Standort des Informationsträgers festgelegt und ggf. auch die Art der Informationsträgers.

Formale Beschreibung der Kommunikationsereignisse

Bisher wurden noch relativ allgemeine, aber durchaus sicherheitsrelevante Informationen ermittelt und definiert archiviert. Zur Ermittlung dieser Informationen fanden folgende interne Kommunikationsereignisse statt, die sich etwas formal so beschreiben lassen:

(X + Y): bV; Frage 1.1
Interner Kommunikationspartner X (z.B. Konstrukteur) unterhält sich mit internem Kommunikationspartner Y (z.B. Bedienperson) über die bestimmungsgemäße Verwendung der Maschine (Grenzen der stress- bzw. ermüdungsfreien Bedienung der Maschine).

(X + Y): F; Frage 1.2
Interner Kommunikationspartner X (z.B. Konstrukteur) unterhält sich mit internem Kommunikationspartner Y (z.B. Betriebsarzt, Konstrukteur) über alle möglichen Folgen bei Überschreiten der Grenzen der stress- bzw. ermüdungsfreien Bedienung der Maschine.

(X + Y): A; Frage 1.3
Interner Kommunikationspartner X (z.B. Konstrukteur) unterhält sich mit internem Kommunikationspartner Y (z.B. Archivar, Redakteur) über den Archivierungsort und die Archivierungsform der bisher ermittelten Informationen.
Ab Frage 1.4 wird das Gefährdungspotenzial behandelt. Es werden zunächst die gefährdenden Folgen ermittelt, anschließend die daraus entstehenden Gefahrenbereiche, dann die gefährdeten Personen und abschließend die Maßnahmen zum Schutz der gefährdeten Personen. Dazwischen werden jeweils die Dokumentationsstandorte festgelegt.

(X + Y): gF; Frage 1.4
Interner Kommunikationspartner X (z.B. Konstrukteur) unterhält sich mit internem Kommunikationspartner Y (z.B. Betriebsarzt, Konstrukteur, Sicherheitsingenieur) über die gefährdenden Folgen bei Überschreiten der Grenzen der stress- bzw. ermüdungsfreien Bedienung der Maschine.

(X + Y): Gb; Frage 1.6
Interner Kommunikationspartner X (z.B. Konstrukteur) unterhält sich mit internem Kommunikationspartner Y (z.B. Konstrukteur, Sicherheitsingenieur) über den oder die Gefahrenbereich(e), die durch die gefährdenden Folgen entstehen können.

(X + Y): gP; Frage 1.8
Interner Kommunikationspartner X (z.B. Konstrukteur) unterhält sich mit internem Kommunikationspartner Y (z.B. Konstrukteur, Außendienstmitarbeiter, Betreiber) über die Person(en), die durch die gefährdenden Folgen gefährdet sind.

(X + Y): MgP; Frage 1.10
Interner Kommunikationspartner X (z.B. Konstrukteur) unterhält sich mit internem Kommunikationspartner Y (z.B. Konstrukteur, Sicherheitsingenieur, Redakteur) über die Maßnahmen zur Vermeidung der gefährdenden Folgen.

Zusammenfassung

Die beschriebenen internen Kommunikationsereignisse stellen nicht nur die Durchführung der nötigen Rechercheverfahren und Auswahl der relevanten Kommunikationspartner sicher, sie legen auch die Dokumentation und Retrieval-Sicherheit der Informationen fest. Diese Informationen, einmal festgelegt und erfasst, lassen sich auf vergleichbare Produkte ebenso anwenden wie auf vergleichbare sicherheitsrelevante Sachverhalte.

In einem weiteren Verfahrensschritt können Vergleiche eines Sachverhalts bei unterschiedlichen Produkten vorgenommen werden oder z.B. die Wirksamkeit verschiedener Verfahren zur Unfallverhütung bei einer Produktgruppe oder vergleichbaren Produkten getestet werden.

Die internen Kommunikationsereignisse liefern jedoch keine Informationen, die erwartbaren externen Kommunikationspartnern wie Bedienperson und Nicht-Bedienperson nötigenfalls zur Verfügung gestellt werden müssten; für diesen Fall sind weitere Fragen erforderlich.

Fragen zu externen Kommunikationsereignissen

Als Beispiel diene auch hier der oben angeführte Textausschnitt aus der Maschinenrichtlinie.

Fragen

Für die Ermittlung externer Kommunikationsereignisse lassen sich für den vorliegenden sicherheitsrelevanten Sachzusammenhang folgende Fragen erzeugen:

2.1	Wo, wann und wie werden die unter 1.8 genannten gefährdeten Personen über die unter 1.4 genannten gefährdenden Folgen informiert?
2.2	Wo, wann und wie werden die unter 1.8 genannten gefährdeten Personen über die unter 1.6 genannten Gefahrenbereiche informiert?
2.3	Wo, wann und wie werden die unter 1.8 genannten gefährdeten Personen über die unter 1.10 genannten Maßnahmen zum Schutz der gefährdeten Personen informiert?
2.4	Wo, wann und wie wird das Bedienpersonal über die unter 1.4 genannten gefährdenden Folgen informiert?
2.5	Wo, wann und wie wird das Bedienpersonal über die unter 1.6 genannten Gefahrenbereiche informiert?
2.6	Wo, wann und wie wird das Bedienpersonal über die unter 1.8 genannten gefährdeten Personen informiert?
2.7	Wo, wann und wie wird das Bedienpersonal über die unter 1.10 genannten Maßnahmen zum Schutz der gefährdeten Personen informiert?

Inhaltliche Bezüge

Der Unterschied zwischen der Unterrichtung des Bedienpersonals und der gefährdeten Personen ist deshalb notwendig, weil in vielen Anwendungsfällen der Bedienperson im Rahmen der bestimmungsgemäßen Verwendung eines Produktes eine Aufsichtspflicht auferlegt wird, die in der Benutzerinformation näher zu begründen ist.

Formale Beschreibung der Kommunikationsereignisse

Die formale Beschreibung der externen Kommunikationsereignisse soll hier aus Platzgründen auf die folgenden drei Beispiele beschränkt bleiben:

(H + gP (Bp)): gF; Frage 2.1; [H: (X + Y): exIn (A)]
Der Hersteller informiert die gefährdete Person (ggf. gleich der Bedienperson) über die gefährdenden Folgen.
Das hierfür notwendige interne Kommunikationsereignis lässt sich so beschreiben: Interner Kommunikationspartner X (z.B. Konstrukteur) unterhält sich mit internem Kommunikationspartner Y (z.B. Außendienstmitarbeiter, Betreiber, Redakteur) über den Standort der Unterrichtung der gefährdeten Person.

(H + gP (Bp)): gF; Frage 2.1; [H: (X + Y): exIn (B)]
Der Hersteller informiert die gefährdete Person (ggf. gleich der Bedienperson) über die gefährdenden Folgen.
Das hierfür notwendige interne Kommunikationsereignis lässt sich so beschreiben: Interner Kommunikationspartner X (z.B. Konstrukteur) unterhält sich mit internem Kommunikationspartner Y (z.B. Außendienstmitarbeiter, Betreiber, Redakteur) über den Zeitpunkt der Unterrichtung der gefährdeten Person.

(H + gP (Bp)): gF; Frage 2.1; [H: (X + Y): exIn (C)]
Der Hersteller informiert die gefährdete Person (ggf. gleich der Bedienperson) über die gefährdenden Folgen.
Das hierfür notwendige interne Kommunikationsereignis lässt sich so beschreiben: Interner Kommunikationspartner X (z.B. Konstrukteur) unterhält sich mit internem Kommunikationspartner Y (z.B. Außendienstmitarbeiter, Betreiber, Redakteur) über die Art und Weise der Unterrichtung der gefährdeten Person.

Zusammenfassung

Als Kommunikationspartner für die externen Kommunikationsereignisse sind zu nennen: der Hersteller als Informationslieferant und die Bedienperson oder/und die gefährdete Person als Informationszielobjekt. Die externen Kommunikationsereignisse sind durch interne Kommunikationsereignisse zu bestimmen nach externen Kommunikationspartnern, Kommunikationsthema sowie nach Standort, Zeitpunkt und Art und Weise der Informationsvermittlung.

Ausblick

Das hier vorgestellte Verfahren wurde bereits an mehreren unterschiedlichen Maschinen angewandt. In Seminaren wurden weitere wichtige Erkenntnisse hinzugewonnen. Der bereits in Bearbeitung befindliche nächste Schritt ist die Übertragung dieses Verfahrens der internen Dokumentation auf andere Richtlinien.

Literatur

Josef Grupp: Interne Dokumentation: Mehr als ein Muß. In: doculine news Juli/August 1999.

Josef Grupp: Sicherheit und Maschine. In: WEKA-Praxishandbuch „CE-Kennzeichnung nach Maschinenrichtlinie“. Band 3.

Josef Grupp: Interne Dokumentation nach EG-Maschinenrichtlinie. In: WEKA-Praxishandbuch „Technische Dokumentation“. Beitrag 6.2.3.

Josef Grupp: Produktsicherheit ín der Elektrotechnik. In: WEKA-Praxishandbuch „Sicherheitsnormen in der Elektrotechnik“. Beitrag 5.7.

Letzte Änderung: 31.10.2005 | Presse-Service | Disclaimer
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