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Information
Mapping:
Vorteile durch effizientes Strukturieren
Artikel
erschienen in
Ausgabe Januar 2000
Von Martin
Holzmann
Inhaltsübersicht:
Die zielgerichtete
Strukturierung von Informationen in Dokumenten ist eine wesentliche
Voraussetzung für den Nutzen von Informationen und deren
Wiederverwendbarkeit. Dieser Beitrag zeigt die Bedeutung dieser
Tatsache auf, gibt einen Überblick über die weltweit
erfolgreich eingesetzte Methode Information Mapping zur Informationsstrukturierung
sowie einen Ausblick auf die technischen Möglichkeiten, die
sich aus der strukturierten Dokumenterstellung ergeben.
Probleme
bei der Informationsverwertung
Wer
kennt das nicht: Jeden Tag kommen die verschiedensten Informationen
auf den Schreibtisch – in Papierform als Briefe oder Memos
oder elektronisch als E-Mail oder auch als das Ergebnis einer
Suche im Intranet oder Internet. Wir verbringen viel Zeit damit,
diese Informationen zu sichten, zu werten und zu katalogisieren,
damit wir entscheiden können, welche Informationen für
uns von Interesse sind und welche nicht.
Bei
einigen dieser Dokumente tritt jedoch der Effekt auf, dass wir
sie komplett lesen müssen und zum Schluss dann noch immer
nicht wissen, was der Autor dieses Dokumentes eigentlich von uns
wollte oder ob die E-Mail schlicht für jemand anderen bestimmt
war.
Eine
Ursache für dieses Phänomen ist unter anderem, dass
wir alle in der Schule gelernt haben, was unter einem guten Schreibstil
zu verstehen ist. Wir haben Romane und Gedichte gelesen, deren
Bedeutung ergründet und gelernt, uns an der Sprache der Autoren
zu erfreuen. Wir haben die Regeln beigebracht bekommen, die uns
helfen sollen, Texte zu schreiben, die diesem Ideal nacheifern
– beim einen mit mehr, beim anderen mit weniger Erfolg. Lesen
wir Romane, so ist es durchaus nicht ungewöhnlich, wenn wir
erst nach 50 oder 100 Seiten erkennen, wohin uns dieses Buch führen
wird.
All
dies hat jedoch einen entscheidenden Nachteil: Es dient nicht
der schnellen Informationsaufnahme, sondern der Schönheit
der Sprache. In der technischen Dokumentation liegt aber der Zweck
der geschriebenen Information weniger in der Schönheit der
Sprache, als vielmehr in der Verständlichkeit des Textes
und in seiner raschen Erfassbarkeit. Der Text ist ein Werkzeug
zur Informationsvermittlung.
Anforderungen an Dokumente
Was
sind nun die Anforderungen an ein Dokument, das seine Informationen
rasch preisgeben soll?
Wenn
es einen Schritt weiter hin zur Verwaltung der in Dokumenten enthaltenen
Informationen geht, ergeben sich weitere Anforderungen:
Der
letzte Punkt betrifft die Präsentation des Dokumentes in
einem bestimmten Medium. Es ist heute oft beim Erstellen eines
Dokumentes nicht mehr vorhersehbar, ob es der Benutzer auf Papier
sehen wird oder ob das Dokument am Bildschirm angezeigt werden
soll (oder in naher Zukunft z.B. auf dem Display eines Handys).
Hieraus
folgt eine weitere Anforderung:
- Das
Dokument muss so gestaltet sein, dass es sich in jedem Medium
optimal darstellen lässt.
Der Lösungsansatz: Systematischer Aufbau
der Dokumente
Gewohnheiten
zu verändern, die wir uns mühsam in vielen Jahren angeeignet
haben – wie eben unseren Schreibstil –, ist nie einfach.
Ratschläge wie „Schreiben Sie klar strukturiert und
in einfachen Sätzen“ sind sehr allgemein und helfen
tatsächlich kaum weiter. Um die Dokumente zu einem effektiven
Werkzeug zu machen, ist eine systematische, definierte Herangehensweise
erforderlich. Eine Methode, die sich genau dies zum Ziel gesetzt
hat, soll hier vorgestellt werden: Information Mapping.
Information
Mapping basiert auf empirischen Studien im Bereich der menschlichen
Wahrnehmung und Informationsverarbeitung. In der Information-Mapping-Methode
sind Regeln und Vorgehensweisen definiert, die leicht erlernbar
und schnell umsetzbar zu einer Schreib-, Strukturierungs- und
Gestaltungsweise führen, mit der Dokumente tatsächlich
zu Werkzeugen für den Anwender werden.
Kurzüberblick über die Information-Mapping-Methode
Ausgehend
von den empirischen Studien der menschlichen Informationsverarbeitung
baut die Information-Mapping-Methode auf den folgenden Grundelementen
auf:
- zwei
neu definierten Informationseinheiten
- sieben
genau definierten Informationstypen
- sieben
genau definierten Prinzipien
Herkömmliche
Dokumente werden nach dem Prinzip Kapitel, Abschnitt, Unterabschnitt
und Absatz gegliedert (oder auch gar nicht). Wann ein neuer Abschnitt,
Unterabschnitt oder Absatz beginnt, ist nicht genau definiert
und hängt vom Ersteller ab. Information Mapping führt
nun zwei neue Informationseinheiten ein:
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Die
Informationseinheiten nach der Information-Mapping-Methode
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Ein
Block setzt sich aus einem oder mehreren Absätzen, Sätzen,
Tabellen, Diagrammen oder Illustrationen zusammen. Er befasst
sich immer mit einem abgegrenzten Thema und ist stets betitelt.
Zu diesem Thema stellt der Block alle Informationen aus Anwendersicht
dar. Ein Block repräsentiert also immer einen Grundgedanken.
Eine
Map umfasst mehrere zusammenhängende Blöcke, die ein
gemeinsames Thema haben. Eine Map hat ebenfalls einen Titel, der
den gemeinsamen Inhalt und den Zweck der gesamten Map beschreibt.
Darüber
hinaus unterscheidet Information Mapping sieben Informationstypen,
wobei jeder Block sich stets nur mit einem Informationstyp beschäftigt:
- Prozeduren
- Prozesse
- Strukturen
- Begriffe
- Prinzipien
- Fakten
-
Klassifikationen
Und
schließlich definiert Information Mapping sieben Prinzipien,
die bei der Strukturierung der Informationen helfen:
- Gliederung:
Die Information muss in übersichtliche und leicht zu verarbeitende
Einheiten gegliedert werden.
- Relevanz:
Informationseinheiten enthalten immer nur thematisch zusammengehörige
und in Bezug auf ihren Zweck für den Leser wesentliche
Informationen.
- Betitelung:
Jede Einheit wird mit einem Titel versehen, der klar den Zweck,
die Funktion oder den Inhalt der Informationseinheit bezeichnet.
- Einheitlichkeit:
Ähnliche Informationen, Gliederungen oder Formate werden
ähnlich behandelt.
- Gleichwertigkeit
der Informationsträger:
Diagramme, Bilder, Tabellen und Text können autonom als
Informationsträger dienen oder sich gegenseitig ergänzen.
- Verfügbarkeit
von Einzelheiten:
Alle notwendigen Einzelheiten werden dem Leser an der Stelle
zur Verfügung gestellt, wo er sie braucht.
-
Systematische
Gliederung und Betitelung: Die Prinzipien der Gliederung und
Betitelung werden systematisch auf allen Ebenen des Dokuments
angewendet.
Somit
werden die folgenden an Dokumente gestellten Anforderungen direkt
durch das Anwenden der Information-Mapping-Methode erfüllt:
Nach
der Information-Mapping-Methode erstellte Dokumente sind hochwirksame
Werkzeuge für ihre Nutzer. Wendet man Information Mapping
in einem Unternehmen systematisch für unterschiedliche Dokumenttypen
an (z.B. FAQs, Entwicklungsunterlagen wie Lasten- und Pflichtenhefte,
Reports oder auch Firmenrichtlinien), so wird das Wissen, das
sich in diesen Dokumenten widerspiegelt, für eine breite
Nutzergruppe anwendbar.
Der
gezielte, unternehmensweite Zugriff auf die Dokumente muss allerdings
noch hergestellt werden, doch auch dabei helfen strukturierte
Dokumente: Sowohl Verwaltbarkeit als auch Wiederverwendbarkeit
als auch die mediengerechte Darstellung der Informationen werden
durch Information Mapping nicht sofort erfüllt. Sie lassen
sich nur durch eine Kombination der Methode mit dafür geeigneten
Tools erreichen. Derartig strukturierte Dokumente sind für
diese Aufgaben allerdings optimal vorbereitet und können
effizienter in die technische Realisierung eines Dokumentenmanagements
integriert werden als dies mit weniger strukturierten Dokumenten
der Fall ist.
Was kann strukturierte Information in Verbindung
mit entsprechenden Tools leisten?
Dokumente,
die nach festen Regeln strukturiert wurden – also z.B. Dokumente,
die nach Information Mapping aufgebaut wurden – haben neben
der erhöhten Verständlichkeit für den Benutzer
noch einen weiteren entscheidenden Vorteil: Die Strukturen bergen
Informationen, die durch den Einsatz entsprechender Tools ausgewertet
werden können und den Nutzen der Dokumente noch steigern.
Strukturierte
Dokumente
Um
Dokumente überhaupt verwaltbar zu machen, müssen Informationen
über das Dokument hinzugefügt werden, so genannte Metainformationen.
Diese Metainformationen können dann z.B.
Metainformationen
werden üblicherweise Dokumenten explizit zugewiesen. Wird
beispielsweise ein Dokument der Verwaltung eines Dokumentenmanagement-Systems
übergeben, ist oft das Ausfüllen umfangreicher Eingabemasken
erforderlich – eine Tätigkeit, der kaum ein Mitarbeiter
mit Begeisterung nachkommt. Diese Arbeit kann durch die systematische
Strukturierung der Dokumente verringert werden, indem die Metainformationen
aus der Struktur gewonnen werden, die der Ersteller beim Schreiben
des Dokuments mit den entsprechenden Tools ohne zusätzlichen
Aufwand quasi nebenbei miterzeugt.
Beispiele
hierfür sind:
Beispiel 1: Lotus Notes
In
vielen Unternehmen sind Lotus-Notes-Datenbanken zum Verwalten
vielfältiger Informationen im Einsatz. Information-Mapping-Blöcke
oder auch -Maps können ganz gezielt in definierte Felder
von Lotus Notes geschrieben werden, so dass sich diese Felder
problemlos selektiv zum Auffinden von Informationen nutzen lassen.
Lotus Notes kann dann zum effizienten Publizieren der Dokumente
in einem Intranet genutzt werden.
Beispiel 2: XML-Dokumente
XML-Strukturen
untergliedern die Dokumente noch sehr viel weiter, als dies z.B.
mit Lotus-Notes-Datenbanken möglich ist. XML-Dokumente werden
nach vordefinierten Strukturregeln geschrieben – so genannten
Document Type Definitions (DTD), welche sämtliche möglichen
Elemente und deren logische Reihenfolge untereinander definieren.
Dadurch wird jeder einzelne Textabschnitt mit weiteren logischen
Informationen angereichert – Informationen über den
Abschnitt selbst, aber auch über seine Beziehung zu anderen
Elementen im Dokument. Diese Informationen können für
die Verwaltung der Dokumente benutzt werden.
Die
DTD kann in Teilen aus der angewendeten Strukturierungsmethode
abgeleitet werden. Für Information Mapping ist eine solche
Strukturregel aktuell in Entwicklung. Sie kann als Basis für
eine entsprechende Anwendung genutzt werden und verringert damit
den Aufwand zum Aufsetzen entsprechender XML-Lösungen deutlich.
XML-Dokumente
lassen sich z.B. im Microsoft Internet Explorer direkt anzeigen
und mit Hilfe der Extended Stylesheet Language (XSL) in der unterschiedlichsten
Art und Weise darstellen.
Durch
entsprechende Konvertierungen können XML-Dokumente verlustfrei
in andere Formate konvertiert werden. Dies ist ein ganz entscheidender
Faktor, wenn es sich um langlebige Informationen handelt, denn
heute weiß noch niemand, welche Formate in wenigen Jahren
erforderlich sein werden. Ein Beispiel hierzu ist das neue WML-Format
(Wireless Markup Language), das zur Darstellung von Web-Informationen
auf den Displays entsprechender Handys genutzt wird.
Fazit
Informationen,
die so aufgeschrieben wurden, dass sie unverständlich oder
auch nur schwer verständlich sind, sind nutzlos. Auch die
besten technischen Realisierungen, diese Informationen allen Mitarbeitern
eines Unternehmens zur Verfügung zu stellen, helfen da nichts.
Die
systematische Strukturierung der Informationen ist also die Basis,
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