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Trends im Markt für Document Related Technologies (Teil 2)

Artikel erschienen in
Ausgabe Januar 2001

Von Ulrich Kampffmeyer

Inhaltsübersicht:

• Workflow
• Wissensmanagement
• Content Management
• Die Implementierungslücke
• Glossar

Dokumentenmanagement hat sich zu einer Basistechnologie entwickelt und wird immer mehr Allgemeingut. Die Funktionalität findet sich inzwischen in allen Arten von Anwendungen wieder – überall dort, wo es darum geht, unstrukturierte Informationen zu erfassen, zu verwalten, zu erschließen und zu reproduzieren. Doch wer soll auf einem Markt im Umbruch noch den Überblick behalten?

In Teil 1 dieses Beitrages in der Dezember-Ausgabe der doculine news konnten Sie Einblick nehmen in einen sich wandelnden Markt sowie den State of the Art vorhandener Lösungen und die Zukunft bei elektronischer Archivierung und Dokumentenmanagement. Im Folgenden nun Gegenwart und Zukunft weiterer Document Related Technologies (DRT).

Workflow

Workflow begann als das Routing von Dokumenten in Verbindung mit deren Archivierung. In den letzten Jahren entwickelten sich drei wesentliche Typen des Workflows:

• der Production-Workflow zur Abbildung komplexer, kontrollierter Abläufe
• der Ad-hoc-Workflow auf Basis von E-Mail und elektronischen Formularen
• der Collaborative Workflow zur Abbildung von einfachen Abläufen mit kooperativen Groupware-Produkten

Der Production-Workflow wurde ergänzt um Design- und Geschäftsprozessoptimierungs-Tools zur Gestaltung der Prozesse. Inzwischen ist Workflow-Funktionalität in fast allen kaufmännischen Anwendungen, Groupware und zahlreichen Branchenapplikationen direkt integriert. Ähnlich wie beim klassischen Dokumentenmanagement wird dieser Produktbereich als eigenständige Disziplin mittelfristig verschwinden.

Wissensmanagement

Der Begriff Wissensmanagement ist noch vielfach umstritten: Beinhaltet er nur das explizite Wissen, das definierbar, erfassbar, nachlesbar und nachvollziehbar ist oder aber auch das implizite Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter, das auf persönlichen Erfahrungen, Ad-hoc-Prozessen der Erkenntnis und subjektiven Einsichten beruht? Man kann sogar einen Schritt weiter gehen und vom kollektiven Wissen sprechen, das erst durch die Zusammenführung von Informationen auf Basis von partizipativen, kooperativen oder kollektiven Lernprozessen entsteht. Kleinster gemeinsamer Nenner der Definition ist das Meta-Wissen, das Wissen über die Quellen der Information, seien es Datenbanken, Personen oder Papierarchive.

Auch die Anwender von solchen Lösungen definieren diesen Begriff für sich jedes Mal neu und anders. Gleiches gilt für die systemtechnischen Ursprünge: Hier reicht die Bandbreite vom Groupware-Ansatz über ein erweitertes Dokumentenmanagement, Enterprise-Portal-Lösungen, Data Warehouses, Management-Informationssysteme bis hin zu den klassischen Expertensystemen. Man gewinnt den Eindruck, Wissensmanagement sei derzeit nur ein Etikett für die Zusammenführung bereits bestehender Technologien zur verbesserten Informationserschließung. Neue Ansätze kommen nur durch die automatische Klassifikation und neuartige Retrieval-Technologien hinzu.

Content Management

Die Bezeichnung Content Management ist inzwischen sehr beliebt geworden. Content, der Inhalt, ist zukünftig Messlatte für die Attraktivität eines Angebotes. Hierbei spielt es keine Rolle, ob es um die Akzeptanz-Steigerung im Unternehmen oder um die Gewinnung von Kunden im E-Commerce geht. Im Wesentlichen geht es bei Content Management um die Verwaltung von Informationen, die in Intranet-, Extranet- oder Internet-Sites bereitgestellt werden. Einerseits kommen hier als nachgeordnete Dienste herkömmliche Host- und Client-Server-Systeme zum Einsatz. Andererseits werden aber immer mehr Web-Server-basierte Produkte angeboten, die besser mit den URL-Strukturen, HTML- und XML-Dokumenten umgehen können.

Es zeichnet sich ab, dass Content Management ein eigenständiges Marktsegment wird. Auch die Anbieter von kaufmännischer Software, von Datenbanken und besonders von E-Business-Anwendungen haben sich inzwischen dieses Themas angenommen.

Da Content Management relativ neu ist, bleibt die Spalte "State of Art 1999" der Übersichtstabelle relativ leer.

Die Implementierungslücke

Die IT-Hersteller bringen kontinuierlich neue Innovationen auf den Markt. Die Zyklen für Produkte, sei es Hardware oder Software, haben sich auf ein Jahr reduziert – quasi von Fachmesse zu Fachmesse. Ungeachtet dessen wird es zunehmend schwieriger, eine gute Qualität der Produkte zu gewährleisten. Von diesem Marktdruck sind insbesondere kleinere Software-Hersteller hart getroffen, in besonderem Maße die DRT-Hersteller. Hinzu kommt, dass die Anwender einen besonderen Spagat fordern: Einerseits soll das Produkt natürlich technologisch up to date sein und über die aktuellsten Funktionen verfügen, andererseits wird verlangt, dass die gespeicherten Informationen jahre- oder gar jahrzehntelang zur Verfügung stehen.

Die zunehmende Konzentration im DRT-Markt macht deutlich, dass nicht jeder Anbieter in diesem Wettlauf gewinnen kann. Dies trifft besonders Anbieter, die nur ein Produkt verkaufen oder nur in einem einzelnen kleinen Marktsegment ohne ausgesprochene Branchenspezialisierung tätig sind. Viele Anbieter von herkömmlichen, eigenständigen DMS-Produkten sind bereits vom Markt verschwunden, wurden aufgekauft oder sind in das Lager der Systemintegratoren gewechselt.

Die Implementation Gap – mit "Implementierungslücke" mehr schlecht als recht ins Deutsche übertragen – ist der Widerspruch zwischen den Anforderungen an die Produkte, der Werbung, den Marktprognosen, dem Anspruch der Branche – und den tatsächlich installierten Lösungen. Anspruch und Wirklichkeit klaffen hier weit auseinander.

Betrachtet man beispielsweise die Vielfalt der DMS-Lösungen, die bereits installiert wurden, so ist festzustellen, dass es sich bei den meisten lediglich um Abteilungslösungen und in der Mehrzahl um relativ einfache Archivierungs-Systeme handelt. Die Unternehmen, die Workflow- oder Wissensmanagement als Unternehmenslösung eingeführt haben, kann man fast an den Fingern einer Hand abzählen. Bei den im Einsatz befindlichen Lösungen kam es denn auch weniger auf die modernsten Funktionalitäten als auf die Verlässlichkeit der Systeme an. Wie auch bei Textverarbeitungs-Software oder anderen komplexen Software-Produkten wird bis heute meistens nur ein relativ kleiner Ausschnitt der technischen Möglichkeiten überhaupt genutzt.

Die Marktdurchdringung ist immer noch sehr gering: Lediglich ca. 10 bis 15% der heute installierten IT-Lösungen, die archivierungswürdige Daten und Dokumente erzeugen, verfügen über ein Dokumentenmanagement-, Workflow- oder Archiv-System. Besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben in den letzten Jahren die Investition in diese Systeme gescheut. Die Argumente waren: "zu aufwendig", "zu schwierig", "zu teuer", "zu wenig qualifiziertes Personal dafür", "zu wenig profitabel", "bringt mir nicht einen neuen Kunden" usw. Dabei bieten gerade KMU die Chance, mit geringem Aufwand eine unternehmensweite Lösung zu etablieren, die von allen Mitarbeitern gemeinsam genutzt werden kann. Hier überlassen die DMS-Anbieter aber derzeit den großen Groupware-Herstellern wie Microsoft und Lotus das Feld. Diese beiden Anbieter haben sich inzwischen selbst zahlreiche Merkmale von DRT einverleibt.

Letztlich entscheidend für den großen Durchbruch ist die Verfügbarkeit von effizienten, kostengünstigen und möglichst genau den Anforderungen des Anwenders entsprechenden Lösungen. Der Weg zur Überwindung der Implementierungslücke führt über fertige Branchen- oder Problemlösungen – nicht über die Anhäufung immer neuer Funktionalitäten. Zudem ist es für den potenziellen Anwender heute wichtiger, ob das Produkt in einer vergleichbaren Umgebung und Anwendung bereits erfolgreich läuft.

Der Wettlauf mit den großen Software-Anbietern, den SAPs, Oracles, Microsofts und IBMs dieser Welt, kann von den DMS-Anbietern kaum gewonnen werden. Die DRT-Branche muss den Nutzen ihrer Lösungen deutlicher vermarkten. Den Anbietern bleibt nicht viel Zeit, sich und ihre Produkte neu zu positionieren. Bereits heute kommen aus dem Umfeld von Internet- und Intranet-Lösungen, durch die Bereitstellung zentraler Dienste für Workflow- und Dokumentenmanagement und durch die Integration von DRT als Basistechnologie in zahlreiche andere Anwendungen neue Markttrends auf und – wie heißt es so schön – "wer zu spät kommt, den bestraft das Leben".

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Letzte Änderung: 31.10.2005 | Presse-Service | Disclaimer
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