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KnowledgeShare – Komplettpaket für
Dokumentenmanagement von Xerox und Lotus
Artikel erschienen in
Ausgabe Juni 2001
Von Andreas
Schubert
Inhaltsübersicht:
Das Xerox Document Centre 432 ST ist ein
digitaler Kopierer/Drucker mit zahlreichen Zusatzfunktionen wie
z.B. einer Fax- und Scan-Option. Mittels einer direkten Anbindung
an Lotus Domino können gescannte Dokumente sofort im Dokumentenmanagement-System
Domino.doc oder in einer Lotus-Notes-Datenbank abgelegt werden.
Installation
Die Installation des multifunktionalen Gerätes erfolgte
durch die Firma Xerox und war nach weniger als einer Stunde beendet
– der Kopierer war einsatzbereit.
Die Installation der Anwenderprogramme, der Fax-Option und der
E-Mail-Scanfunktion sowie die Netzwerkanbindung als Drucker gestalteten
sich sehr einfach. Auch die zur Domino-Anbindung notwendige Installation
und Konfiguration konnte ein Lotus-Domino-Administrator in wenigen
Stunden erledigen.
Aufgetretene Fragen bei der Anbindung an Lotus Domino wurden
vom Support allerdings erst mit Zeitverzögerung und nach
einigem Nachfragen beantwortet.
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Ausstattung des Testgerätes
- Ethernet-Anschluss mit den Netzwerk-Protokollen IPX/SPX,
NetBios, AppleTalk und TCP/IP
- Duplexeinheit
- zusätzliche Papierbehälter (ein Großraumbehälter
für 2000 Blatt A4 und vier Multifunktionsbehälter
für 500 Blatt A5 bis A3)
- Finisher mit Heftfunktion (max. 50 Blatt)
- Scan-Option
- Fax-Option
- Software: Druckertreiber, Netzverwaltungswerkzeuge,
Scan-Software (PaperPort, TextBridge), Fax-Software
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Verwaltung und Bedienung
Über das Bedienfeld, das aus einer Tastatur und einem Touchscreen
besteht, können umfangreiche Informationen während des
laufenden Betriebs abgefragt werden. Das DC 432 ST besitzt für
jede Funktion eine separate Warteschlange. Neben einer Sprachumschaltung
bietet das Gerät auch eine umfangreiche kontextsensitive
Hilfefunktion – nicht nur für den Fehlerfall.
Die Bedienung gestaltet sich bei den Grundfunktionen einfach
und intuitiv; allerdings verliert sich diese Klarheit etwas, sobald
nicht nur eine einfache Kopie erstellt werden soll. Auch ist die
auf dem Touchscreen nachgebildete Tastatur zur Eingabe einer E-Mail-Adresse
so klein, dass sich erwachsene Finger häufig auf eine falsche
Taste verirren. Außerdem war nicht immer logisch erschließbar,
wann denn nun die OK-Taste auf dem Touchscreen, wann aber diejenige
auf der Tastatur zu drücken war.
Funktionalität
Neben den üblichen Funktionen eines Kopierers bietet das
DC 432 ST dank seiner digitalen Technik erweiterte Möglichkeiten
wie etwa eine einfach zu benutzende Broschüren-Funktion.
Auch komplexe Kopieraufträge (z.B. die erste Seite doppelseitig
auf A3, die zweite Seite einseitig auf A4 quer) können für
die spätere Verwendung gespeichert werden.
Als Drucker bietet das DC 432 ST neben den üblichen Features
alle Möglichkeiten, die ein Kopierer auch bietet, z.B. das
Heften der Ausdrucke. Neben PostScript Level 2 versteht der Drucker
auch PCL 5e. Außer dem Drucken über das Netzwerk können
auch lokale Druckaufträge über das eingebaute Diskettenlaufwerk
erstellt werden. Dabei werden PostScript-, TIFF- und PDF-Dateien
verarbeitet.
Der automatische Vorlageneinzug, der bis zu 50 Blatt fasst, kann
auch im Scan-Betrieb genutzt werden. Die Ausgabe erfolgt dabei
entweder per E-Mail oder auf einen FTP-Server. Über diesen
FTP-Server können auch Scan-Profile an den DC 432 ST übergeben
werden. Mit Hilfe dieser Scan-Profile lassen sich die verschiedenen
Einstellungen zusammenfassen und einfach wiederverwenden. Die
Ausgabe erfolgt entweder als TIFF- oder als PDF-Datei.
Auch im Fax-Betrieb vermisst man keine der von größeren
Faxgeräten bekannten Möglichkeiten wie z.B. zeitversetztes
Senden. Dank des duplexfähigen Einzugs ist das Faxen oder
Scannen von doppelseitigen Vorlagen kein Problem. Die beim Kopierbetrieb
genannten komplexen Aufträge können auch beim Scan-
und Fax-Betrieb genutzt werden.
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Diese Art von Kopierern mit
Druckfunktion könnte man auch als eierlegende Wollmilchsau
bezeichnen.
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Anbindung an Lotus Domino
Das DC 432 ST kann mittels der Software Cobra Image Router CIR
(deutscher Vertrieb: GroupWare AG) an Lotus Domino angebunden
werden, so dass gescannte Dokumente direkt in eine Lotus Notes/Domino-Datenbank
oder in Domino.doc, das Dokumentenmanagement-System von Lotus,
gespeichert werden können.
Die gesamte Steuerung der Scan-Vorgänge wird in der Konfigurations-Datenbank
des CIR über Scan-Profile vorgenommen. In diesen Profilen
wird unter anderem festgelegt, wie die gescannten Dokumente vom
CIR weiterverarbeitet werden. Als Ausgabeziele stehen dabei zur
Auswahl:
- per E-Mail versenden
- in eine Notes-Datenbank ablegen
- in Domino.doc ablegen
Außerdem kann das Zielformat festgelegt werden, wobei durch
den Einsatz des mitgelieferten OCR-Programms TextBridge auch Textformate
zur Verfügung stehen.
Bei der Zieloption Domino.doc kann bis zur Ordnerebene das Ziel
der Dokumente festgelegt werden. Dank der Scan-Profile beschränkte
sich der Aufwand z.B. für das elektronische Ablegen einer
Rechnung in Domino.doc auf vier Tastendrucke am Document Centre.
Die gesamte Kommunikation zwischen dem CIR und dem Document Centre
erfolgt über einen für diese Zwecke einzurichtenden
FTP-Server.
Fazit
Das direkte Ablegen von Dokumenten schon beim Einscannen war
für eine konsequente und trotzdem wenig aufwendige Dokumentenverwaltung
ausgesprochen hilfreich. Die Bedienung war dabei so einfach und
intuitiv, dass alle Mitarbeiter das neue Gerät schnell annahmen.
Schwächen wurden lediglich bei der Installation und Inbetriebnahme
der Software auf Seiten des Supports festgestellt.
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