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Aktuelle Artikel und Nachrichten rund um die technische Dokumentation finden Sie im Nachfolgemagazin der doculine news, den transline tecNews
Cross-Media-Publishing in der technischen Dokumentation
Artikel erschienen
in
Ausgabe Juli/August
2001
Von Jens
Hasler
Inhaltsübersicht:
Produzierende Unternehmen gehen mehr
und mehr dazu über, die Inhalte ihrer technischen Dokumentation
nicht nur als gedrucktes Handbuch, sondern auch in digitaler Form
zu veröffentlichen:
- Das Internet bestimmt zunehmend
die Kommunikation zwischen Produzenten und Kunden bzw. Anwendern.
So stellen immer mehr Unternehmen einen Produkt- und Ersatzteilkatalog
auf ihrer Website zur Verfügung – ein kundenindividuelles
Bestellsystem für die schnelle und bequeme Online-Bestellung
inklusive.
- Immer mehr Produkte haben eine
Schnittstelle für die elektronische Datenübertragung.
Diese Produkte bieten die Möglichkeit, z.B. durch LCD-Displays
eine Online-Hilfe zu integrieren und somit die gedruckte Version
des Handbuchs zu unterstützen.
Welche Medien dabei für den Informationstransfer
sinnvoll sind, wird im Wesentlichen durch den Zweck der Information
bestimmt: Eine CD-ROM etwa als Informationsträger für
die Bedienungsanleitung eines Autoradios wäre sicher ungeeignet.
Und das gewählte Medium wiederum impliziert unterschiedliche
Anforderungen hinsichtlich Design und Auflösung.
Was ist Cross-Media-Publishing?
Cross-Media-Publishing bedeutet die Veröffentlichung von
Informationen mit unterschiedlichen Medien auf der Basis desselben
Ausgangsdokuments.
In der technischen Dokumentation kann man im Wesentlichen zwischen
der gedruckten und der digitalen Form unterscheiden. Digitale
technische Dokumentation wird hauptsächlich durch die plattformübergreifenden
Publikationsformen der Internet-Technologien und des PDF-Formats
bestimmt.
Im Bereich der Softwaredokumentation sind zudem noch die Hilfesysteme
der jeweiligen Betriebssysteme von Bedeutung. Als Tendenz zeichnet
sich jedoch ab, dass die Beschreibungssprache HTML die spezifischen
Hilfesysteme nach und nach verdrängt. Deutlich wird diese
Entwicklung, indem gängige Dokumentationswerkzeuge für
die Erstellung von Online-Hilfen, wie Doc-To-Help oder RoboHelp,
zunehmend webbasierte Technologien standardmäßig unterstützen.
Der Schwerpunkt des digitalen Informationstransfers liegt derzeit
auf
- SGML/XML (HTML basiert auf SGML), Sprachen für eine
programm- und plattformneutrale Strukturierung und Auszeichnung
von Text sowie
- dem PDF-Format, einer PostScript-Variante von Adobe Systems
Einsatz unterschiedlicher Medien
Abhängig vom Einsatzgebiet können unterschiedliche
Informationsträger sinnvolle Medien für technische Dokumentation
sein. Maßgeblich für die Auswahl sollten – neben
den gesetzlichen Bestimmungen – der Zweck des Dokuments und
die Bedürfnisse des Kunden oder Anwenders sein.
Im Anlagenbau ist die gedruckte Installations- und Wartungsanleitung
das Medium der ersten Wahl. Hier gibt es nach wie vor zahlreiche
Bereiche, in denen ein Arbeiten ohne Print-Anleitungen nicht denkbar
ist. Allerdings haben Anwender mittlerweile eine höhere Erwartungshaltung
an die optische Qualität der Druckmedien, so dass lieblose
Blättersammlungen von A4-Kopien dem Image eines Unternehmens
deutlich schaden.
Bei der Produktion von Katalogen, also bei marketingorientierten
Dokumenten, nimmt die Bedeutung der digitalen Medien zu, während
die gedruckte Version an Bedeutung verliert. Diese Entwicklung
ist auf die wachsende Bedeutung des Internets als Marketinginstrument
und Vertriebskanal zurückzuführen.
Werkstattinformationssysteme, wie sie bei Automobilherstellern
zum Einsatz kommen, zeigen ebenfalls eine Tendenz in Richtung
digitaler Publikation von Installations- und Wartungshandbüchern;
allerdings werden hier die Druckmedien (zunächst) vorherrschend
bleiben.
Aber auch die Entwicklungen auf dem Gebiet der Virtual Reality
zeigen erste Anzeichen einer neuen Art des Informationstransfers,
die den Aufgabenbereich des technischen Redakteurs in Zukunft
erweitern wird. So kann beispielsweise eine Datenbrille die Arbeit
von Technikern unterstützen, indem sie vor den Augen des
Technikers die nötige Anleitung projiziert, so dass er beide
Hände für seine Tätigkeit frei hat.
Medienkompetenz in der Dokumentationserstellung
Die Erstellung einer technischen Dokumentation, die mit möglichst
geringem Aufwand für unterschiedliche Medien aufbereitet
werden soll, erfordert vom technischen Redakteur zusätzlich
Kenntnisse im Bereich der Internet-Technologien sowie über
das Verhalten der Anwender im Umgang mit Software und Online-Hilfesystemen.
Es gilt, die Richtlinien für die Erstellung von Druckmedien
und jene für eine anwendergerechte Bildschirmdarstellung
parallel zu berücksichtigen. Da dies kaum zur vollen Zufriedenheit
beider Anwendergruppen führen kann, ist es wichtig, das Augenmerk
auf die Hauptanwendergruppe zu richten und den Schwerpunkt auf
die Gestaltung zu legen.
Digitale Medien weisen spezifische Eigenschaften auf, die sie
von Druckmedien unterscheiden. Diese Eigenschaften haben erheblichen
Einfluss auf die Produktion und Rezeption der Inhalte und setzen
daher neue Kompetenzen voraus. Das neue Zauberwort für technische
Redakteure heißt Medienkompetenz. Gemeint sind damit zusätzliche
Kenntnisse in folgenden Bereichen:
- theoretisches Wissen über den Einsatz von Medien im
weiteren Sinne
- praktisches Wissen über den Einsatz von Internet-Technologien
- Ergonomie von Mensch/Maschine-Schnittstellen, insbesondere
von Bildschirmarbeitsplätzen
- Screen-Design
Dokumentationssoftware
Programme erster Wahl zur Textproduktion sind für den technischen
Redakteur nach wie vor Textverarbeitungsprogramme. Textverarbeitungsprogramme
wie etwa Microsoft Word bieten mittlerweile zudem recht umfangreiche
Satzfunktionen, die das Programm in Verbindung mit dem Acrobat
Distiller von Adobe Systems eingeschränkt auch für die
Produktion von Druckmedien mit geringer Druckauflage qualifiziert
(schwarz-weiß oder RGB-Farben für den Farbdrucker/-kopierer,
keine Farbseparation).
In Verbindung mit Programmen wie Doc-To-Help oder RoboHelp dient
Microsoft Word sogar als Standardprogramm in der Softwaredokumentation
und Online-Hilfe-Generierung für Windows-Betriebssysteme.
Beide Programme unterstützen reine HTML-Hilfen und die Web-Anbindung
einer Online-Hilfe. Doc-To-Help bietet darüber hinaus noch
das aus den Office-Anwendungen bekannte AnswerWorks, das eine
linguistische Suche-Funktion unterstützt: Sie geben eine
Frage ein und das Hilfesystem bietet Ihnen alle relevanten Hilfethemen
an.
Handelt es sich um Dokumentationen, die ein umfangreiches Dokumentenmanagement
erfordern und im Druck wie auch als Online-Version gehobenen Ansprüchen
entsprechen sollen, dann ist der Einsatz von professionellen DTP-Programmen
wie FrameMaker und Quicksilver (Nachfolger von Interleaf) gefragt.
Die Vorteile von DTP-Programmen gegenüber Textverarbeitungsprogrammen
sind:
- höhere Flexibilität bei der makro- und mikrotypografischen
Gestaltung
- professionelle Unterstützung von Druckmedien bis hin
zum qualitativ hochwertigen Vierfarbdruck
- eigenes Dokumentenmanagement-System
- Module zur Unterstützung von SGML/HTML
Zusätzlich benötigt man im Allgemeinen ein Programm
zur Bildbearbeitung und eines zur Grafikerstellung. Zwar sind
in einige der oben genannten Programme rudimentäre Funktionen
integriert, aber für eine professionelle Bildbearbeitung
oder die Erstellung von Vektorgrafiken sollten entsprechende Programme
zum Einsatz kommen.
Standard in der Bildbearbeitung ist PhotoShop, das auch den Vierfarbdruck
unterstützt. Bei den Zeichenprogrammen sind Macromedia Freehand,
Adobe Illustrator und CorelDraw als Standardprogramme im grafischen
Bereich zu nennen. Im Hinblick auf den speziellen Einsatz in der
technischen Dokumentation sind jedoch Anwendungen wie CAD-Programme
oder IsoDraw – abhängig von der Dokumentationsart –
den Standard-Zeichenprogrammen vorzuziehen.
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Regelvorschläge
Regeln, nach denen technische Dokumente im Hinblick auf
eine cross-mediale Veröffentlichung erstellt werden
sollten, lassen sich wie folgt zusammenfassen:
- Der Schwerpunkt der Dokumentationserstellung sollte
auf der Unterstützung des Mediums liegen, dem die
höchste Bedeutung des Informationstransfers zukommt.
- Möglichkeiten der Dokumentationssoftware hinsichtlich
einer getrennten Verarbeitung von Inhalten für die
Online- und die Druckversion nutzen.
- Nicht spezifizierte Auszeichnungen von Text durch Beschreibungssprachen
für die Online-Darstellung bei der Gestaltung beachten.
- Unterschiede in der Ergonomie von Bildschirmdarstellung
und Druckversion berücksichtigen (Lesbarkeit aufgrund
der Schriftart, dem Schriftschnitt oder der Farbgebung
etc.).
- Dateiformate und Auflösung von Bildern und Grafiken
den entsprechenden Medien anpassen.
- Verschiedene Farbsysteme beachten!
- Online-Versionen der Dokumente zur besseren Benutzerführung
interaktiv gestalten.
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Fazit
Aus dieser kurzen Betrachtung wird deutlich, dass heutzutage
von einem technischen Redakteur neben technisch-fachlichen, sprachlichen
und didaktischen Fähigkeiten insbesondere auch Medienkompetenz
erwartet wird: Er muss in der Lage sein, Inhalte parallel für
unterschiedliche Medien aufzubereiten.
Als erster Grundsatz ist bei der Erstellung von Cross-Media-Dokumenten
zu beachten, dass Druck-Layouts nicht 1:1 auf digitale Medien
übertragbar sind. Das Wesen des genutzten Mediums sollte
für die Art der Präsentation bestimmend sein. So erwarten
Anwender von einem HTML-Dokument ein gewisses Maß an Interaktivität,
die einen nicht-linearen Lesefluss nach den eigenen Bedürfnissen
zulässt; die gedruckte Version sollte dagegen auf einer schnell
ersichtlichen Gliederung beruhen, um den linearen Lesefluss praxisnah
zu unterstützen.
Literatur
Dai, Fan (Hrsg.): Virtual reality for industrial applications.
Berlin, Heidelberg, New York: Springer 1998.
Design Workshop "Concept 2000", Internationales Entwicklungszentrum
(ITEZ) der Adam Opel AG am 18. Oktober 1999.
Göpferich, Susanne: Interkulturelles Technical Writing.
Tübingen: Narr 1998.
Kerres, Michael: Multimediale und telemediale Lernumgebungen:
Konzeption und Entwicklung. München, Wien: Oldenbourg 1998.
Westendorp, Piet/Jansen, Carel/Punselie, Rob (Hrsg.): Interface
Design & Document Design. Amsterdam: Rodopi 2000.
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