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5 Regeln für ein erfolgreiches Intranet
Artikel erschienen
in
Ausgabe Oktober 2001
Von Andreas
Wagner
Inhaltsübersicht:
Ein Intranet kann erst dann als erfolgreich
und damit sinnvoll für ein Unternehmen gelten, wenn es von
einer kritischen Masse der Beschäftigten genutzt wird, also
in unserem Sprachgebrauch "aktiv" ist. Erfahrungen zeigen,
dass Response von mindestens 40% der potenziellen User erforderlich
ist, um eine auf Dauer erfolgreiche Nutzung zu erreichen. Welche
Schritte sind dazu erforderlich?
Was macht ein Intranet erfolgreich?
Um den vollen Nutzen aus einem Intranet zu ziehen, ist es erforderlich,
die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtige
Person zu liefern. Daten müssen in Formaten geliefert werden,
die nicht voraussetzen, dass alle Nutzer über dieselben Tools
verfügen. Alle Daten müssen leicht aufzufinden sein,
selbst wenn der Nutzer noch nicht weiß, dass es sie gibt.
Für das Internet entwickelte Suchfunktionen und Wissensmanagement-Tools
müssen dieses schnelle Auffinden von Informationen auch im
Intranet möglich machen.
In der Verwendung praktikabler Navigationselemente, einer systematischen
Informationsstruktur und komfortabler Suchinstrumente liegt der
Schlüssel zum Erfolg eines Intranets. Erst das Zusammenspiel
dieser Komponenten ermöglicht es, benötigte Informationen
mit minimalem Aufwand zu finden und problemlos zwischen ihnen
hin und her zu wechseln. Eine korrekte, zeitgerechte Bereitstellung
von Informationen an diejenigen, die diese für eine effiziente
Arbeitsweise benötigen, ist unerlässlich, um die Vorteile
durch verbesserte Kommunikation voll auszuschöpfen und so
die Produktivität zu steigern.
Vor allem muss die Unternehmenskultur aktiv gesteuert werden.
Ein entscheidender Faktor kann sein, die Steuerung des Intranets
nicht allein der Finanz- oder IT-Abteilung zu überlassen.
Vielmehr gilt: Beziehen Sie die User ein und planen Sie vorausschauend!
Jeder Mitarbeiter Ihrer Organisation verfügt möglicherweise
über wertvolle Kenntnisse. Anders ausgedrückt: Das Intranet
repräsentiert auf lebendige Weise das gesamte Wissen in Ihrer
Organisation und daran hat jeder Einzelne seinen Anteil.
Wie gehen Sie vor?
Für ein erfolgreiches Intranet muss der Ansporn von ganz
oben kommen. Das Management muss Mitarbeiter dazu motivieren,
ihr Wissen zu veröffentlichen. Gehen Sie nach einem strukturierten
Intranet-Plan vor, um die Intranet-Einführung und -Entwicklung
proaktiv und nutzbringend zu gestalten. Optimieren Sie das Nutzungspotenzial
der jeweils erreichten Stufe, bevor Sie sich auf die nächste
begeben.
1. Planen Sie die Einführung
Typischerweise sollte die Entwicklung eines Intranet-Projekts
bei den Erfordernissen des Unternehmens ansetzen: Was ist notwendig,
um die Ziele der Organisation zu fördern, welcher Geschäftsfall
liegt der Intranet-Entwicklung zu Grunde und was sind die langfristigen
Ziele?
- Das Intranet sollte Bestandteil der gesamten IT-Strategie
der Organisation sein. Darauf basierend kann ein strukturierter
Projektplan entwickelt werden.
- Planen Sie die erforderlichen Instrumente und definieren
Sie die Technologiequellen.
- Schaffen Sie eine Intranet-Umgebung, sorgen Sie für
ein Update der Netzwerk-Infrastruktur, falls erforderlich.
- Initiieren Sie ein Pilotprojekt, basierend auf den Bedürfnissen
einer aktiven Community. Dies kann eine einzelne Abteilung
oder – wahrscheinlicher – eine Gruppe von Personen
aus verschiedenen Abteilungen sein, die ein gemeinsames Interesse
bzw. Ziel haben. Identifizieren Sie die Basis-Applikationen,
die jeder aus der Gruppe nützlich findet und zu denen
jeder Zugang erhalten muss.
- Entwickeln und überprüfen Sie das Intranet gemeinsam
mit einer kleinen Nutzergruppe.
- Überarbeiten Sie die Intranet-Lösung anhand des
Feedbacks aus dem Pilotprojekt.
- Erweitern Sie die Pilot-Gruppe auf eine größere
Anzahl von Usern und richten Sie weitere Communities ein.
- Erhöhen Sie die Anzahl von Communities, ermächtigen
Sie sie, das Wachstum zu steuern und dehnen Sie den Nutzerkreis
auf die gesamte Organisation aus.
2. Ändern Sie die Unternehmenskultur
Erfolgreich ist ein Intranet, wenn es so viele User wie möglich
einbezieht. Ein Intranet, das von jedem zwei- bis dreimal täglich
- und zwar auch sechs Monate nach der Einführung noch - genutzt
wird, kann man als erfolgreich bezeichnen. Um das zu erreichen,
benötigen Sie relevante Inhalte, die aus den Anwendungen
der jeweiligen Geschäftsbereiche und den PCs der Mitarbeiter
bezogen werden können. Die Einführung eines erfolgreichen
Intranets erfordert einen Wandel der Unternehmenskultur –
weg von einem Hüten von Informationen, hin zum Teilen von
Wissen. Das zu erreichen, ist nicht einfach und erfordert beträchtliche
Anstrengungen und Reflexion.
3. Investieren Sie in Bildung
Identifizieren Sie die Leader, Entscheider, Wissensinhaber und
primären Nutzer von Informationen. Organisieren Sie Mitarbeiter
mit einer gemeinsamen Funktion in erste Communities und bringen
Sie diese Communities zusammen, damit sie die Vorzüge des
Teilens von Wissen und damit die Vorzüge der Einführung
eines Wissensmanagement-Systems erkennen.
4. Leisten Sie Überzeugungsarbeit
Die ersten Communities sollten einen Überzeugungsprozess
in Gang setzen und so einen Schneeball-Effekt erzielen.
5. Gewähren Sie Kompetenzen
Erlauben Sie Mitarbeitern, die über Informationen verfügen,
diese zu veröffentlichen. Lassen Sie sie vielleicht sogar
als Site- oder Intranet-Administratoren eines bestimmten Bereichs
fungieren. So erreichen Sie, dass alle sich aktiv beteiligen,
ungeachtet der jeweiligen technischen Kenntnisse oder Erfahrung.
Die Besiedlung des Intranets
Der User-Kreis entsteht aus mehreren erfolgreichen Wellen: Anfangs
sind es die technikbegeisterten User, die wenig Interesse daran
haben, Inhalte zu präsentieren. Damit das Intranet sich verbreiten
kann, muss aber die aktive Community gewonnen werden, die an den
Inhalten und nicht an der Technik interessiert ist. Die anfängliche
aktive Community besteht aus den Mitarbeitern, die ein dringendes
Informationsbedürfnis haben und ein gewisses Maß an
Mühe zu investieren bereit sind. Diese Pioniere auf der Suche
nach Inhalten fungieren als Missionare, denen eine erste Welle
von Usern folgt, die das Intranet wegen der versprochenen Vorteile
nutzen will – die Siedler. Dies ist die Publikumsschicht,
die besonders sensibel reagiert, wenn das Intranet nicht funktioniert
wie erwartet. Diese User sind es auch, die die künftige Entwicklung
am meisten blockieren können. Wenn ihre Erwartungen nicht
erfüllt werden, werden sie zu den alten Arbeitsmethoden zurückkehren
und nur sehr schwer für einen weiteren Versuch zu gewinnen
sein. Letztlich gilt: Wenn die ersten drei Wellen erfolgreich
verlaufen, ruft das Intranet eine Massenbesiedlung hervor und
wird zum tatsächlichen Standard für Kommunikation und
Informationsaustausch.
Es lässt sich zwar kaum vermeiden, dass die Schaffung eines
Intranets ein größeres Unterfangen wird als anfangs
angenommen. Der Nutzen, der aus der Einrichtung und Administration
eines gut geplanten Intranets erwächst, ist jedoch auch meist
weitaus umfassender als anfänglich erwartet.
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