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My office is where my heart is (?)
Artikel erschienen
in
Ausgabe November 2001
Von Reinhard
Lucas
Inhaltsübersicht:
Wer träumt ihn nicht, den Traum, seinen
Arbeitsort und seine Arbeitszeit völlig frei wählen
zu können? So genannte Mobile-Office-Lösungen ermöglichen
bereits seit einigen Jahren einen mehr oder minder bequemen ortsunabhängigen
Zugriff auf Unternehmensinformationen. Neue drahtlose Übertragungstechniken
versprechen hier für die Zukunft weitere Fortschritte –
dem Traum ist man dadurch ein Stück näher gekommen.
Doch die verschiedenen Facetten der Mobilität stellen nicht
nur unterschiedliche Anforderungen an Übertragungstechniken
und mobile Geräte, sondern auch an die Software.
Das mobile Büro ist schon heute Realität
Wenn vom Büro der Zukunft gesprochen wird, so ist immer
häufiger die Rede vom mobilen Büro. Tatsächlich
verbringen Entscheider und Angestellte in wissensintensiven Branchen
schon heute einen großen Teil ihrer Arbeitszeit nicht mehr
im eigenen Büro. Und nicht nur die Mitarbeiter eines Unternehmens
sind unterwegs, auch die Informationen, mit denen sie umgehen
müssen, und die Geräte, mit denen sie auf diese Informationen
zugreifen, sind nicht an einen Ort gebunden. Das mobile Büro
ist also auf ganz unterschiedliche Art schon heute Wirklichkeit:
- Ein Manager oder Außendienstmitarbeiter eines Unternehmens
verlässt das Büro, um z.B. Kunden zu treffen, neue
Aufträge zu akquirieren oder Projektbesprechungen durchzuführen.
Er möchte von außen auf Firmendaten zugreifen, hat
aber gegebenenfalls Geräte (PDA, Telefon, Handheld-PC)
bei sich, die lediglich eine eingeschränkte Darstellung
und Verarbeitung der Informationen ermöglichen, da Übertragungsgeschwindigkeit,
Übertragungskosten und Geräte-Display Grenzen setzen.
- Ein Consultant arbeitet die meiste Zeit vor Ort beim Kunden,
muss aber dennoch auf Firmendaten zugreifen. Dafür stehen
ihm meist Geräte und Kommunikationsmöglichkeiten zur
Verfügung, die sich nur wenig von seinem Firmenarbeitsplatz
unterscheiden.
- Ein Telearbeiter hat zu Hause zwar einen PC zur Verfügung,
aber keine ständige Verbindung zum Unternehmensnetz.
- Ein flexibler Office-Worker verlässt das Firmengebäude
vielleicht überhaupt nicht, sucht jedoch im Laufe des Tages
immer wieder die unterschiedlichsten Orte auf (Besprechungsraum,
Labor, Multimediaraum, Kaffeeecke usw.), an denen er teilweise
auf PCs zugreifen kann, sich aber auch teilweise in einer ähnlichen
Situation wie der Außendienstmitarbeiter befindet, also
z.B. nur ein Telefon mitführt.
- Ein klassischer Projektmitarbeiter letztlich ist im eigentlichen
Sinne gar nicht mobil, da er jeden Arbeitstag in seinem Büro
verbringt. Er arbeitet aber mit Mitarbeitern an anderen Standorten
intensiv zusammen, so dass durchaus vom virtuellen Büro
gesprochen werden kann, in dem die Informationen mobil sind.
Gründe für diese unterschiedlichen Formen von Mobilität
gibt es viele:
- bessere Ressourcen-Ausnutzung
- hoher Kommunikationsbedarf bei wissensintensiven Arbeiten
- serviceorientiertes Arbeiten
- der Wunsch, Arbeit und Privatleben flexibler miteinander
zu verbinden
Technische Entwicklungen, die eine Datenübertragung schnell,
komfortabel und preiswert ermöglichen und damit auch die
Möglichkeit eines mobilen, flexiblen Arbeitens erst eröffnet
haben, sind in der Vergangenheit in starkem Maße vorangetrieben
worden und auch die Zukunft verspricht sowohl bei den Kommunikationstechnologien
und Protokollen als auch den mobilen Endgeräten noch einiges.
Doch neben all diesen Aspekten muss auch die Software betrachtet
werden, die entweder einen Teil der Übertragungsaufgabe übernimmt
oder als Anwendung dem Nutzer die Informationen zusammenstellt,
aufbereitet und präsentiert.
Software für die Mobilität
Software, deren Anspruch es ist, eine oder mehrere Ausprägungen
der erwähnten Formen von Mobilität zu unterstützen,
hat zum Ziel, sowohl Informationen ubiquitär zur Verfügung
zu stellen, auf den unterschiedlichsten Geräten zu präsentieren
und zu verarbeiten als auch bedarfsgerecht zuzustellen, also zielgruppenspezifisch
oder individuell zu kombinieren und aufzubereiten. Darüber
hinaus soll aktiv der potenzielle Informationsbedarf des Empfängers
erkannt werden. Einen Teil dieser Aufgaben übernehmen heute
bereits eine ganze Reihe von Produkten:
- Unified-Messaging-Systeme fassen verschiedene Kommunikationsmittel
zusammen und übernehmen Konvertierungsaufgaben, so dass
es z.B. möglich wird, E-Mails am Telefon abzurufen, sich
wichtige Dokumente aus dem Archiv automatisch faxen zu lassen
oder den Anrufbeantworter per Web-Browser abzufragen.
- Verteilte Datenbanken erlauben dank verschiedener Replikationstechniken,
einen Teil der Unternehmensdaten mitzunehmen und vor Ort zu
ändern, ohne eine ständige Verbindung zum Datenbankserver
halten zu müssen. Sie leisten dadurch ebenfalls einen Beitrag,
um ubiquitär auf die Firmendaten Zugriff zu erhalten.
- Unternehmensportale, die meist als Web-Anwendungen realisiert
sind, machen Unternehmensdaten ortsunabhängig verfügbar
– vorausgesetzt, ein Web-Browser und eine Internetverbindung
sind vorhanden. Darüber hinaus sollen Portale Informationen
zielgruppenspezifisch anbieten. Das bedeutet z.B., dass die
Marketingabteilung ein ganz anderes Informationsangebot erhält
als die Entwicklungsabteilung, obwohl beide z.T. auf dieselben
Daten zurückgreifen. Personalisierung verstärkt dieses
Konzept und richtet das Informationsangebot nicht nur zielgruppenspezifisch,
sondern individuell aus.
- Filter- und Retrieval-Systeme, wie sie z.B. aus E-Mail-Tools
bekannt sind, leisten einen wertvollen Beitrag bei der bedarfsgerechten
Auswahl von Informationen. Während Filter-Systeme aktiv
zugestellte Informationen anhand benutzerdefinierter Profile
analysieren und priorisieren, so dass gegebenenfalls die Nachricht
des Kunden stärker ins Auge sticht als die Nachricht des
Kollegen, haben Retrieval-Systeme die Aufgabe, Suchergebnisse,
also Informationen, die durch eine Aktivität des Benutzers
gefunden wurden, zu filtern oder zu priorisieren. Die Bandbreite
der Konzepte reicht sowohl beim Filtern als auch bei den Retrieval-Techniken
von einfachen Stichwortvergleichen bis hin zu einem automatischen
Klassifizieren der eintreffenden Informationen.
Alle diese Bausteine sind wertvolle Hilfen für den mobilen
Mitarbeiter oder das virtuelle Büro. Durch eine intelligente
Verknüpfung wird es möglich, nahezu überall auf
Informationen zuzugreifen und Informationen nach definierten Regeln
zu gewichten.
Die notwendige Kontextualisierung des Informationsangebotes
Eine Ausrichtung des Informationsangebotes eines mobilen Mitarbeiters
auf die eigentlich naheliegenden Aspekte Ort und Zeit fehlt jedoch
oft. Elektronische Nachrichten überall abrufen zu können,
ist eine große Hilfe, kann jedoch zur Belastung werden,
wenn Informationen, die im aktuellen Arbeitskontext nicht relevant
sind, nachgesendet werden. Die Nachricht z.B., dass der File-Server
heruntergefahren werden muss, interessiert brennend, wenn man
sich im Büro befindet und an wichtigen Dokumenten arbeitet,
ist aber absolut überflüssig, wenn beim Kunden gearbeitet
wird. Alle eintreffenden Nachrichten ohne Rücksicht auf Ort
und Zeit mobil zuzustellen, führt dazu, dass die ohnehin
immense Nachrichtenflut auch noch auf dem WAP-Handy landet. Hier
versuchen Software-Systeme aus dem Wissensmanagement-Bereich anzusetzen
und eine intelligente Steuerung des Informationsflusses zu realisieren.
Die immer stärker zum Einsatz kommenden Unternehmensportale,
die mit ihrem zielgruppenspezifischen Informationsangebot und
z.T. umfangreichen Personalisierungsmöglichkeiten eine Antwort
auf die Informationsflut darstellen, sind ein guter Ansatzpunkt.
Die meisten Portalanbieter haben sehr gute Lösungen im Programm,
die eine zielgruppenspezifische oder sogar persönliche Zusammenstellung
von Informationsdiensten unter einer gemeinsamen Oberfläche
anbieten. Die Konzepte, die von Web-Portalen übernommen wurden,
lassen jedoch außer Acht, dass der Informationsbedarf eines
Office-Workers im Laufe des Arbeitstages schwankt. Während
zu Beginn des Tages alle Termininformationen und Nachrichten hoch
interessant sind, stören sie in Phasen, in denen Projektbesprechungen
durchgeführt werden oder konzentriert gearbeitet werden muss.
Neben einer Personalisierung, also einer individuellen Ausrichtung
des Informationsangebotes, ist also auch eine Kontextualisierung
gefordert – eine Anpassung des Informationsangebotes an die
aktuellen Arbeitssituation. Hier finden sich jedoch nur wenige
Anbieter, die Wissensmanagement-Software mit dieser Fähigkeit
produzieren. Dabei sind die notwendigen Informationen zur Ableitung
des Kontextes oft sogar vorhanden: Der Terminkalender wird elektronisch
verwaltet, die Benutzung von Office-Software oder Groupware-Tools
liefert Hinweise, ob gerade kommuniziert oder intensiv am Strategie-Papier
gearbeitet wird.
Einen weiteren Ansatzpunkt zur besseren Ausrichtung des Angebots
bieten so genannte Location Based Services. Denn auch der Aufenthaltsort
des Benutzers bietet Möglichkeiten, Rückschlüsse
auf seine konkrete Arbeitssituation zu ziehen. Wer im Auto unterwegs
ist, den interessieren neben Stauinformationen vor allem die Informationen,
die mit dem Kunden in Zusammenhang stehen, der aktuell angefahren
wird.
Die mangelnde Ausrichtung des Informationsflusses auf die Aspekte
Ort und Zeit beheben informationslogistische Anwendungen, die
sich zum Ziel gesetzt haben, die richtige Information zur richtigen
Zeit an den richtigen Ort zu bringen. Das Fraunhofer ISST hat
die ersten Bausteine realisiert, die Orts- und Zeitinformationen
neben individuellen Profilen nutzen, um Informationen bedarfsgerecht
bereitzustellen. Eine Nutzung dieser Bausteine im Kontext des
mobilen Büros ist eine Aufgabe, der sich das Institut im
Rahmen des Office Innovation Centers (OIC) gewidmet hat. In diesem
Demonstrationszentrum, einem Gemeinschaftsprojekt verschiedener
Fraunhofer-Institute, finden sich zur Zeit Lösungen, die
ein flexibles und mobiles Arbeiten innerhalb eines ortsfesten
Bürogebäudes umsetzen. Die Mitarbeiter des OIC wählen
z.B. ihren Arbeitsplatz angepasst an ihre tagesaktuellen Bedürfnisse
und lagern ihre physikalischen Arbeitsmaterialien in Rollcontainern.
In-house-Mobilität mit drahtlosem Netzzugriff wird hier täglich
gelebt. Diese Mobilität mit informationslogistischen Diensten
auch außer Haus zu unterstützen, ist der nächste
Schritt, den das OIC in den folgenden Phasen umsetzen wird.
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