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Enterprise Content Management – nur ein
neues Marketing-Schlagwort?
Artikel erschienen
in
Ausgabe Februar 2002
Von Dr. Ulrich
Kampffmeyer
Inhaltsübersicht:
Alljährlich kommen neue Schlagworte
in der IT-Branche auf. Manche bestehen nur ein Jahr, andere markieren
neue Trends und neue Produkte, die die IT-Landschaft nachhaltig
verändern. Enterprise Content Management (ECM) gehört
zu den letzteren. Seit 1999 taucht dieser Begriff vermehrt in
Publikationen auf; zwei wesentliche Quellen lassen sich hierfür
ermitteln: der internationale Dachverband der Dokumentenmanagement-Branche,
die AIIM International,
orientierte sich neu und IBM benannte die bisherige Enterprise-Document-Management-Produktlinie
in Enterprise Content Management um.
Der Begriff Content Management dagegen
wurde bereits seit längerem von zahlreichen Unternehmen im
Internet-Umfeld besetzt. Heute stellt sich für den Anwender
das Problem, welche technologischen Lösungen und welche Funktionalität
eigentlich Content-Management-Systemen (CMS) zuzuordnen sind.
Content Management ist nicht gleich Content Management
Geht man an die Wurzeln des Begriffes Content Management, so
muss man feststellen, dass bereits der Begriff Content nicht eindeutig
fassbar ist: Er ist nicht einfach eine Neudefinition des herkömmlichen
Dokumentenbegriffs. Content ist im Prinzip alles, was an inhaltlicher
Information in Systemen vorgehalten wird. Selbst die herkömmliche
Abgrenzung zwischen unstrukturierten oder schwach strukturierten
Daten greift nicht mehr. Content wird heute in Datenbanken verwaltet
und die Grenze zwischen strukturierten Datensätzen und unstrukturiertem
Content ist längst verwischt.
Es gibt jedoch Merkmale für Content, die diesen von anderen
Inhalten unterscheiden: Content setzt sich immer aus dem Inhalt
und zugehörigen Meta-Informationen zusammen. Diese Meta-Informationen
müssen für den Nutzer nicht unbedingt sichtbar sein;
sie dienen vorrangig der Verwaltung und Kontrolle des eigentlichen
Inhalts. Wichtige Komponente von Content-Management-Systemen ist
daher die Trennung von Layout- und Strukturinformationen vom eigentlichen
Inhalt. Für diese Aufgabe gewinnt XML immer mehr Bedeutung,
ohne dass die Nutzung von XML für Schnittstellen und Dokumentformate
heute bereits als grundlegende Eigenschaft zu werten ist.
Bei der Betrachtung des Themas Content Management muss daher
zwischen der generellen Katogorie Content-Management-Systeme (CMS)
sowie zwei speziellen Ausprägungen, den Web-Content-Management-Systemen
(WCMS) und den Enterprise-Content-Management-Systemen (ECMS) unterschieden
werden. Sie haben verschiedene Ursprünge, differente Funktionen
und einen sehr unterschiedlichen Anspruch. Derzeit sind somit
drei Hauptströmungen der Begriffsbesetzung Content Management
festzustellen.
Content Management im engeren Sinn
Die Strömung erste kann man als Content Management im engeren
Sinn betrachten. Hier geht es wirklich um den Inhalt, den Content.
Der Content sind digitale Bücher, digitale Videos, digitale
Musik, die verwaltet, abgerechnet, geschützt und verteilt
werden wollen. Ziel der Verleger und anderer Content-Anbieter
ist die gesicherte und auf die Anforderungen der jeweiligen Zielgruppe
gerichtete Vermarktung des Content. Hier spielen deshalb Komponenten
wie Multi Media Clearing Rights Systems zur autorenrechtlich einwandfreien
Nutzung, Content Syndication zur Zusammenführung von Inhalten,
E-Procurement zur Abrechnung der Nutzung, Telecommunication Integration
für WAP und den Internet-Fernseher zu Hause, E-Books, digitale
Wasserzeichen und Kopierschutzmechanismen, schnelle komprimierte
Bereitstellung über unterschiedlichste Netze etc. eine besondere
Rolle. Firmennamen, die im Umfeld dieser inhaltsbezogenen Variante
des Content Managements fallen, sind Bertelsmann, Disney, EMI,
Sony und andere. Die technische Lösung ist hierbei von nachgeordneter
Bedeutung; der Schwerpunkt liegt auf der kommerziellen Nutzung
des Content selbst.
Web Content Management (WCM)
Die zweite Ausprägung ist Content Management im Sinne von
Web Content Management. Hier ging es zunächst nur darum,
die unzulänglichen Möglichkeiten von HTML zur Gestaltung
einer Website mit professionellen Tools zu überwinden. Versionierung
von Websites, Integration von geschützten Intranet-Bereichen,
E-Commerce mit Bezahlfunktionalität, dynamisches Füllen
von Seiten aus Datenbanken und effiziente Pflege-Tools, die den
editorischen Prozess der Inhaltserstellung und Publikation unterstützen,
bilden den Schwerpunkt dieser Produktkategorie. WCM-Produkte unterscheiden
sich von herkömmlichen Dokumentenmanagement-Produkten durch
die fokussierte Ausrichtung auf Internet-Formate wie HTML, XML,
GIF und andere. Inzwischen sind die Grenzen zwischen Website-Gestaltung,
Website-Inhaltsverwaltung, datenbankgestützter Informationsbereitstellung,
Personalisierung und automatisierter Inhaltspublikation weitgehend
verwischt. Das Web Content Management entwickelt sich zur Basistechnologie
von Portalen. Benötigte dokumentenorientierte Komponenten
wurden dabei häufig neu erfunden.
Für Web Content Management lassen sich derzeit vier Hauptkategorien
unterscheiden:
- WCM Authoring:
Diese Lösungen dienen hauptsächlich zur Gestaltung
der Website und zur Unterstützung des Editionsprozesses
mit Workflow-Funktionalität.
- WCM Repository:
Hier geht es um das interne Management der bereitgestellten
Informationen und die Bereitstellung als Laufzeitumgebung.
Als besondere Eigenschaft kommt die Zusammenführung von
Inhalten aus verschiedenen Quell-Systemen hinzu.
- WCM Publikation:
Diese Lösungen bieten neben der reinen Pull-Bereitstellung
von Informationen auch das Push-Prinzip mit der gezielten
Distribution von Informationen.
- WCM E-Business:
Bei diesen integrierten Systemen geht es über die reine
Aufbereitung, Verwaltung und Verteilung des Content hinaus.
Weitere Funktionen erlauben auch die direkte Interaktion und
individualisierte Nutzung. Basis für diese Lösungen
sind in der Regel aufwendige Portal-Systeme.
Enterprise Content Management (ECM)
Die dritte Strömung, Enterprise Content Management, ist
auf den ersten Blick nur eine Transformation bestehender Technologien
oder gar nur von Marketingaussagen – frei nach der Devise
"Aus dem Archiv-Server wird ein Dokument-Server wird ein
Content-Server wird ein Portal-Server wird ein xyz...". Aus
dem Umfeld der Document Related Technologies werden die Funktionalitäten
traditioneller Archiv-, Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösungen
auf die Anforderungen des Content Managements umgebaut oder neue
Produktsuiten generiert, die webbasierte Komponenten mit den herkömmlichen
Produkten verbinden. Aus Content Management wird in diesem Zusammenhang
dann meistens Enterprise Content Management. Damit soll deutlich
gemacht werden, dass es nicht nur um die weborientierte Außenwirkung,
sondern um die Erschließung aller strukturierten und unstrukturierten
Informationen im Unternehmen geht. Der Fokus der meisten Lösungen
ist daher häufig noch auf Intranets – oder anders abgekürzt
auf B2E (Business to Employee) – ausgerichtet. Aber auch
aus diesem Ansatz kommen neue Komponenten, die das Content Management
sinnvoll erweitern, z.B. automatische Klassifikation, Profiling,
Transaktions-Archivierung.
Mit dem Begriff Enterprise Content Management werden daher Lösungen
zusammengefasst, die zwar ebenfalls Internet-Technologien benutzen,
aber schwerpunktmäßig auf die Inhouse-Informationsbereitstellung
zielen. Lösungsspektrum sind hier vorrangig Unternehmensportale
für B2B (Business to Business) als Extranet und B2E als Intranet.
Die Mehrzahl der bisherigen Dokumentenmanagement-, Groupware-
und Workflow-Anbieter, die ihre Architekturen noch nicht vollständig
umgestellt haben und lediglich einen Web-Server vor ihre Anwendungen
stellen, finden sich auch in dieser Kategorie wieder.
Die wichtigsten Anwendungsschwerpunkte sind:
- ECM Portal:
browserbasierte, personalisierte Oberfläche zum Zugriff
auf Informationen aus unterschiedlichen internen und externen
Quellen sowie zur Ablösung bisheriger Host- und/oder
Client-Benutzeroberflächen
- ECM Data/Document Warehouse:
Applets, Middleware und Meta-Datenbanken zur Zusammenführung
und Verdichtung von unstrukturierten Informationen aus verschiedenen
Quellen im Unternehmen
- ECM Workflow:
prozessgesteuerte Zusammenführung und Nutzung von Informationen
- ECM Knowledge Management:
Aufbereitung von strukturierten und unstrukturierten Informationen
und automatische Klassifikation einschließlich Computer
Based Training (CBT)
Drei Ideen bestimmen Enterprise Content Management
Betrachtet man die Definitionen der unterschiedlichen Anwendungsbereiche
von ECM und WCM, so wird deutlich, dass die heute noch vorhandenen
Unterschiede in den Systemkatagorien nicht mehr lange aufrecht
zu erhalten sind. Dies gilt für die Produkte und die technischen
Plattformen ebenso wie für die Nutzungsmodelle: Was heute
noch als reine Inhouse-Lösung genutzt wird, soll morgen bereits
dem Partner oder Kunden zugänglich gemacht werden. Die Inhalte
und Strukturen eines heutigen, auf Außenwirkung ausgerichteten
Web-Portals sollen morgen bereits die Plattform für die interne
Informationsbereitstellung sein.
Der Anspruch eines ECM-Systems reduziert sich dann auf drei wesentliche
Ideen, die solche Lösungen vom Web Content Management unterscheiden:
- Grundidee 1: ECM als integrative Middleware
ECM soll die Restriktionen bisheriger vertikaler Anwendungen
und Insel-Architekturen überwinden. Der Anwender sieht
im Prinzip nicht, dass er mit einer ECM-Lösung arbeitet.
Für die neue Welt webbasierter IT, die sich quasi als
dritte Plattform neben herkömmlichen Host- und Client/Server-Systemen
etabliert, bietet ECM die notwendige Infrastruktur. Für
die Einführung und Nutzung von ECM spielt daher Enterprise
Application Integration (EAI) eine besondere Rolle.
- Grundidee 2: ECM-Komponenten als unabhängige Dienste
ECM soll Informationen unabhängig von der Quelle und
unabhängig von der benötigten Nutzung verwalten.
Die Funktionalität wird hier als Dienst bereitgestellt,
der von den verschiedensten Anwendungen genutzt werden kann.
Der Vorteil eines Dienstekonzeptes ist, dass für jede
Funktionalität jeweils nur ein allgemeiner Dienst zur
Verfügung steht und redundante, aufwendig zu pflegende
und teure Parallelität gleicher Funktionalität vermieden
wird.
- Grundidee 3: ECM als einheitliches Repository für
alle Typen von Informationen
ECM soll als Content Warehouse (übergreifend für
Data Warehouse und Document Warehouse) Informationen des Unternehmens
in einem einheitlich strukturierten Repository zusammenführen.
Aufwendige Redundanz und damit verbundene Probleme der Konsistenz
von Informationen werden überwunden. Alle Anwendungen
liefern ihren Content in einem einheitlichen Repository ab,
das wiederum allen Anwendungen die benötigten Informationen
bereitstellt.
ECM ordnet sich so in ein Mehrschichtenmodell ein und umfasst
alle Document Related Technologies zur Handhabung, Erschließung
und Verwaltung schwach strukturierter Daten. Damit stellt es eine
der notwendigen Basiskomponenten des übergreifenden Anwendungsfeldes
E-Business dar. ECM erhebt auch den Anspruch, alle Informationen
eines WCM mit zu verwalten und als universelles Repository die
Anforderungen der Archivierung mit abzudecken.
Dieser Anspruch sichert zugleich, dass ECM kein kurzfristiges
Aufleben eines neuen Schlagwortes bleibt. Die Information in den
Systemen stellt den eigentlichen Wert dar. Unternehmen machen
sich zunehmend abhängig von der Verfügbarkeit dieser
Informationen. Längst stellt nicht mehr das Scannen von Papier
den Informationsengpass dar – E-Mails überfluten die
Postkörbe, elektronische Dokumente in unterschiedlichsten
Versionen bevölkern die Dateisysteme, operative Systeme generieren
immer mehr Daten und Auswertungen, gleiche Information wird in
immer mehr unterschiedlichen Renditionen für verschiedene
Nutzungsaspekte aufbereitet. Die Probleme einer effizienten Informationsorganisation
übertreffen inzwischen die altbekannten Probleme von Papierarchiven
und herkömmlicher papiergestützter Vorgangsbearbeitung.
Der rasche Wandel der IT trägt dabei durch fehlende Standards,
Medienbrüche und mangelnde Kontinuität wesentlich zu
diesen Problemen bei. Verlässliche ECM-Lösungen, die
unabhängig von den Anwendungen Informationen bereitstellen
können, stellen daher zukünftig das Rückgrat jeder
modernen IT-Lösung dar. Die langfristige Informationsverfügbarkeit,
die Erschließung mit Datenbanken, Suchmaschinen und Klassifikationstools
macht Content erst nutzbar.
Der Markt für ECM-Lösungen
Im ECM-Markt möchte jeder gerne mitspielen – von den
großen Plattformanbietern wie Microsoft, Lotus und SAP über
die gesamte Riege der Document-Related-Technology-Anbieter bis
hin zum kleinsten Web-Authoring-Tool-Garagenanbieter. Durch die
globale Definition von Enterprise Content Management wird ein
gigantischer Markt suggeriert, der in seiner Gesamtheit nicht
besteht, sondern sich in viele Einzelfacetten auflöst.
Die aktuelle Studie der AIIM International zum ECM-Markt, die
von der Gartner Group erstellt wurde, tut sich daher auch sehr
schwer mit der Abgrenzung. Folgende Definition für Enterprise
Content Management diente der Untersuchung als Grundlage:
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"The technologies used to create, capture, custumize,
deliver, and manage enterprise content to support business
processes"
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Die Gartner Group betont dabei, dass trotz der recht konkreten
Definition von Enterprise Content Management dennoch alle teilnehmenden
Personen ein leicht abweichendes Verständnis der Begriffe
hatten. Deutlich wurde aber, dass die traditionellen Grenzen zwischen
Enterprise Applications und den betrachteten Document Related
Technologies langsam aufweichen und sogar langsam vollkommen verschwimmen.
Da ECM aber zunehmend als Basisinfrastruktur begriffen wird,
die in alle Formen von Anwendungen, in Produkte für die Bürokommunikation,
Collaboration und Groupware sowie inzwischen bereits in Betriebssysteme
und Datenbanken integriert wird, hat die ECM-Branche Schwierigkeiten,
ein eigenständiges Profil zu bewahren.
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