| Aktuelle Artikel und Nachrichten rund um die technische Dokumentation finden Sie im Nachfolgemagazin der doculine news, den transline tecNews
Mit strukturierter Information zur flexibel
wiederverwendbaren Dokumentation
Artikel erschienen in
Ausgabe April 2002
Von Markus
Romberg und Felix
A. Ried
Inhaltsübersicht:
GRIPS, das Redaktions- und Informationsmanagement-System
der STAR AG trennt den Inhalt strikt von der Form. Die inhaltsorientierte
Informationsstruktierung garantiert minimale Redundanz bei maximaler
Wiederverwendbarkeit und erlaubt eine flexible, vollautomatische
Publikation auf unterschiedlichen Medien und in jeder Sprache.
Die MAN Roland Druckmaschinen GmbH, Offenbach, hat sich für
GRIPS entschieden, um effizient den Erstellungsprozess ihrer technischen
Dokumentation zu unterstützen. Lesen Sie im Folgenden von
den Erfahrungen bei diesem Einführungsprojekt.
Die Ausgangssituation
MAN Roland ist weltweit der zweitgrößte Hersteller
von Offset-Druckmaschinen. Die mit diesen Maschinen herstellbaren
Druckerzeugnisse werden in die Marktsegmente Werbe-, Verlags-
und Verpackungsdruck unterteilt. Daraus resultieren unterschiedliche
Anforderungen an den Druckprozess, die durch mehrere modular aufgebaute,
kundenspezifisch konfigurierbare Baureihen von Bogen-, Rollen-
und Digitaldruckmaschinen erfüllt werden. So entsteht eine
große Bandbreite verschiedenster Maschinen, die sich in
ihrer Funktionalität, ihren mechanischen, elektrischen/elektronischen
und softwaretechnischen Bestandteilen unterscheiden.
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| Portfolio der Druckerzeugnisse |
Eine Recherche nach produktrelevanten Informationen hat ergeben,
dass zahlreiche Dokumenttypen zu einer Druckmaschinenbaureihe
existieren (z.B. Berechnung, Montageanweisung, Betriebsanleitung,
Schulungsunterlage). Diese Dokumente waren jedoch nicht immer
zugänglich, da Art und Ort der Datenablage nicht standardisiert
waren. Darüber hinaus war ein Datenaustausch wegen der proprietären
Datenformate der Quellsysteme, wie z.B. Interleaf, schwierig oder
gar unmöglich. Dies führte zu einer manuellen Datenübernahme,
die einerseits Redundanz und andererseits bei Änderungen
unterschiedliche Informationsstände ursprünglich identischer
Dokumente mit sich brachte.
Die bisher eingesetzten Quellsysteme zur Erstellung der Dokumentation
haben darüber hinaus Struktur und Layout fest miteinander
verknüpft. Dadurch war es nahezu unmöglich, Dokumentbestandteile
in unterschiedlich strukturierten Anleitungsarten wiederzuverwenden,
z.B. in Wartungsanleitung und Monteurschulung.
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Anforderungen an ein Redaktionssystem
Ein modernes Redaktionssystem soll die technische Dokumentation
tiefgreifend optimieren und den Redaktionsprozess vollständig
und effizient unterstützen. Im Einzelnen bedeutet das:
- qualitativ hochwertige Informationen zeitgerecht für
individuelle Maschinenkonfigurationen bereitstellen
- Informationen intelligent, zentral, transparent und
reproduzierbar in verschiedenen Sprachen verwalten
- Handhabung von redundanten Informationen vermeiden
- Synergien der unterschiedlichen Dokumentationsbereiche
fördern
- eine standardisierte Systematik für eine einheitliche
und wiederverwendbare Dokumentation schaffen
- flexible multimediale Publikation der Inhalte aus einem
Datenbestand
- eine offene Technologie, die die Integration in bestehende
EDV-Landschaften und zukünftige Informationen erlaubt
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Realsierung und Wahl des Partners
Bei der MAN Roland Druckmaschinen GmbH wurde ein interdisziplinäres
Projektteam aufgestellt, mit der Aufgabe, die technische Dokumentation
mit innovativen Mitteln zu optimieren. Ziel war die Einführung
eines Redaktionssystems, das die oben genannten Anforderungen
erfüllt. Das Projekt umfasste die Publikation der Handbücher
Bedienung sowie Pflege und Wartung für zwei Baureihen. Die
Auswahl des Partners erfolgte anhand eines in konzeptionelle und
EDV-technische Gesichtspunkte gegliederten Bewertungskatalogs.
MAN Roland hat sich für das Redaktions- und Informationsmanagement-System
GRIPS der Firma STAR AG entschieden. Dieses wurde speziell für
das Content Management entwickelt und unterstützt den gesamten
Prozess der technischen Dokumentation. Das klare, mehrfach bewährte
Einführungskonzept analysiert und strukturiert detailliert
die Produktbestandteile und die bestehende Dokumentation. Dieser
anfänglich aufwändige Prozess bringt große Transparenz
in den Datenbestand und erlaubt es, die Information mit hoher
Granularität abzulegen, später mit einfachen Mechanismen
aufzufinden, wiederzuverwenden und zu publizieren. Darüber
hinaus wird der Redakteur bei der Recherche und der Dateneingabe
themenorientiert geführt.
GRIPS ist eine SGML- bzw. XML-basierte Software. Die Daten werden
strukturiert in einer relationalen Datenbank abgelegt, auf die
schnell und gezielt über ein Navigationstool zugegriffen
wird. Die Dateneingabe erfolgt weitgehend redundanzfrei über
einen Editor unabhängig vom späteren Layout. Für
jeden Publikationstyp, z.B. eine Bedienungsanleitung, wird ein
spezifisches Layout definiert und programmiert. Ein Viewer publiziert
die eingegebenen Daten entsprechend der Definition auf Knopfdruck
im Papier-, Online- oder CD-Layout. Das Ergebnis ist eine automatische
Layout-Generierung mit einheitlichem Aussehen aller Dokumente
eines Typs und die konsequente Umsetzung des firmeneigenen Corporate
Designs.
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| GRIPS – Globales Redaktions-
und Informations-Planungs-System |
Die Einführung von GRIPS
Die Arbeit mit GRIPS begann bei MAN Roland mit der inhaltlichen
Analyse der vorhandenen Dokumentationen. Dies führte zu einem
hierarchisch strukturierten Informationsmodell, in dem alle identifizierten
Themen abgebildet sind. Jedes Thema hat eine inhaltlich ausgezeichnete
Struktur, z.B. die eines Werkzeugs, Einbaus oder Ausbaus.
Nach der Inbetriebnahme und kundenspezifischen Konfiguration
des GRIPS-Systems erlernten die Redakteure zunächst in einer
dreitägigen Schulung die neue Systematik der Datenerfassung.
Anschließend begannen sie, das Informationsmodell mit Basisdaten
(z.B. Werkzeuge und Schmierstoffe) zu befüllen. Dann folgten
komplexere Themen wie z.B. Einbau und Ausbau.
Generell erfassen die Redakteure nun alle thematisch zusammengehörenden
Informationen als Einheit und verknüpfen ergänzende
Themen durch Links. Jede Informationseinheit wird so einem Produktbestandteil,
einer Variante und einer Sprache zugeordnet.
Fazit
Nach anfänglicher Umgewöhnung bewerten die Redakteure
die neue Arbeitsweise und die Benutzbarkeit der Software als positiv.
Geschätzt wird vor allem der übergreifend nutzbare Informationsbestand
und die einfache Wiederverwendung einmal eingegebener Daten. Die
neue Art der Dateneingabe führt zu einer kritischen Auseinandersetzung
mit den zu dokumentierenden Inhalten. Fehlerhafte und unvollständige
Daten werden gezielt aufgedeckt und beseitigt.
Die Arbeitsweise mit GRIPS verbessert nachweislich Qualität
und Einheitlichkeit der Dokumentation hinsichtlich Inhalt, Aufbau
und Handhabung. Gleichzeitig werden organisatorisch getrennte,
aber informationstechnisch verwandte Unternehmensbereiche enger
miteinander verbunden. Dieser Wissensaustausch steigert die Produktivität
im Unternehmen. Allerdings fordert die Analyse, Strukturierung
und die Grunddatenbefüllung zunächst einen Anfangsaufwand
bis zur Publikation des ersten Dokuments. Das ist wohl auch der
größte Unterschied zu anderen angebotenen Systemen.
Doch der anfänglich erhöhte Aufwand lohnt sich, denn
die Modularisierung von Informationen garantiert die transparente
und flexible Nutzung des im Unternehmen vorhandenen Wissens über
die Produkte.
Literatur
Romberg, Markus: Konzept und Entwicklung eines Redaktionssystems
zur Produktion von Anwenderdokumentationen. Anwendergerechte Online-
und Papierdokumentation aus einer Datenquelle. Fortschritt-Berichte
pak Bd. 1. Kaiserslautern 2000. (ISBN 3-925178-36-8)
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