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Dokumentenmanagement für den Mittelstand
Artikel erschienen in
Ausgabe Oktober / November 2002
Von Ulrich
Kampffmeyer
Inhaltsübersicht:
Dokumentenmanagement schien immer
eine teuere, aufwendige Angelegenheit der Großunternehmen.
Die Einführung einer Document-Related-Technologies-Lösung
gleich welcher Ausprägung erfordert Anpassungen an Infrastruktur,
Abläufe und Arbeitsorganisation. Dies wollten sich bislang
viele Mittelständler nicht leisten. Ihr Credo lautete: "Durch
so ein elektronisches Dokumentenmanagement-System bekomme ich
doch keinen einzigen Kunden mehr". Diese Situation hat sich
geändert. Auch der Mittelstand wird zunehmend in elektronische
Geschäftsprozesse eingebunden. Die Abhängigkeit von
Software in Verwaltung, Logistik, Kundenbetreuung und Produktentwicklung
wird immer größer.
Der Mittelstand steht in den Startlöchern
Die Definitionen für mittelständische Unternehmen gehen
weit auseinander. Je nachdem, ob man nach Finanzkraft, Mitarbeiterzahl
oder Geschäftsfeld an das Thema herangeht, fällt die
Diskussion unterschiedlich aus. Im Zusammenhang mit der Betrachtung
der Anforderungen an Document Related Technologies (DRT) soll
eine Unterscheidung in kleinere Unternehmen und größere
Mittelständler genügen.
Auch die Bedürfnisse der Unternehmen an Dokumentenmanagement
sind kaum vergleichbar. Für die Anbieter von DRT-Lösungen,
die sich in der Vergangenheit gern auf die lukrativen Projekte
bei den TOP-1000-Unternehmen konzentriert haben, ist der Mittelstand
inzwischen einer der wichtigsten Expansionsmärkte geworden.
Hier steckt der Einsatz von Dokumententechnologien noch in den
Kinderschuhen.
Netzwerke, Bürokommunikation mit Office-Produkten, Websites,
kaufmännische Software und spezifische Branchenfachanwendungen
gehören heute zur Basisausstattung jedes Unternehmens. Für
die Speicherung von Informationen betrachtete man die Archivierung
im Filesystem, in Datenbanken und in den Fachanwendungen bisher
als ausreichend. Erst die Überflutung mit immer mehr digitalen
Informationen und die Diskussion um die gesetzlichen Anforderungen
im Rahmen der Änderungen des HGB haben bei vielen Mittelständlern
Projekte zur Einführung von Dokumententechnologien initiiert.
Dabei wird die gesamte Palette aktueller Schlagworte genutzt –
Collaborative Commerce, Enterprise Content Management, Wissensmanagement,
Workflow usw. Die Positionierung der Branche unter verschiedensten
Buzz Words ist hier für die Orientierung nicht hilfreich.
Da bei vielen Mittelständlern der Einsatz von Beratern zu
diesem Themenumfeld noch nicht weit verbreitet ist, geraten viele
Projekte bereits bei der Zieldefinition aus dem Tritt.
Welche Anforderungen haben Mittelständler
an Dokumententechnologien?
Ein einheitliches Profil der Anforderungen gibt es im Prinzip
nicht. Hierzu sind die Unterschiede zwischen den verschiedenen
Branchen zu groß. Es lassen sich jedoch eine Reihe von Schwerpunktthemen
feststellen:
Archivierung als Subsystem
von Bürokommunikation und E-Mail
Unterschiedliche Speicherorte im Filesystem und im E-Mail-System
haben zur Ausbildung einer speziellen Produktkategorie geführt:
E-Mail-Archive für Outlook/Exchange und Notes/Domino. Die
Zusammenführung von E-Mails mit Attachments aus dem eigenen
Netzwerk und dem Internet, digital eingehenden Faxen, Office-Dateien
und andere Files ist mit herkömmlichen Dateisystemen nicht
mehr zu bewältigen. Leider werden solche Archivsysteme häufig
als Insellösung konzipiert und können nicht als allgemeines
Unternehmensarchiv genutzt werden. Andererseits sind solche Lösungen
ohne größeren organisatorischen Aufwand einführbar.
Archivierung von kaufmännischen
Daten
Durch die Diskussion um die GDPdU (Grundsätze des Datenzugriffs
und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ist auch der Bedarf
für die elektronische Archivierung aktueller geworden. Für
die meisten Standardpakete im Umfeld der Buchhaltung gibt es inzwischen
angebundene kleinere Archivsysteme. Diese werden aber als nachgeordnetes
Speichersystem nur für die kaufmännischen Daten genutzt
und stellen damit ebenfalls Insellösungen dar. Bei vielen
dieser Lösungen besteht außerdem noch die Unsicherheit,
welche Daten in welcher Form zu speichern sind, so dass der von
der DRT-Branche erwartete Einkaufsboom noch nicht stattgefunden
hat.
Web Content Management
Die meisten größeren Unternehmen stellen derzeit ihre
ersten, auf einfachen verlinkten HTML-Seiten basierenden Homepages
auf Web-Content-Management-Lösungen mit einem professionelleren
Redaktionssystem um. Die Anforderungen, die Website ständig
aktuell zu halten und Interaktion anzubieten, sind nur mit solchen
Tools kostengünstig und leicht administrierbar möglich.
Nach den ersten wenig positiven Erfahrungen mit E-Commerce und
E-Business zeichnet sich inzwischen eine zweite Welle ab. Der
Mittelstand ist hier jedoch mit seinen Investitionen sehr zurückhaltend.
Erfolg versprechender erscheint es inzwischen, Web-Technologien
auch im Intranet einzusetzen und so eine einheitliche Content-Management-Infrastruktur
zu schaffen.
Collaborative Commerce und
Supply Chain Management
Bei diesen beiden Themen ist der Mittelstand weniger die treibende
Kraft, sondern wird von Großunternehmen in die Pflicht genommen.
Beteiligung an Portalen, E-Procurement, elektronische Angebots-
und Auftragsabwicklung und andere Verfahren gelangen auf diese
Weise zunehmend in die mittelständische Zulieferindustrie.
Es entsteht damit die Anforderung, die ausgetauschten Informationen
auch selbst zu speichern. Da in diesem Umfeld kaum noch Papier
entsteht und ausgetauschte Informationen häufig nicht mehr
für eine Repräsentation in Papierform geeignet sind,
erhöht dies den Druck auf die Mittelständler. Zumindest
bei allen größeren mittelständischen Unternehmen
ist daher Dokumentenmanagement bereits eingeführt oder in
der Projektierung. Eines der Ziele ist dabei, diese Technologie
aus den bisher eng begrenzten Anwendungen auch anderen Abteilungen
nutzbar zu machen.
Zeichnungs- und Produktdatenmanagement
Im Bereich von CAD sind spezialisierte Dokumentenmanagement-Lösungen
bereits vielfach im Einsatz. Auch für Handbücher, Produktdatenblätter,
Qualitätsmanagement und andere Produktinformationen wird
zunehmend auf Dokumentenmanagement-Lösungen zurückgegriffen.
Hierbei steht weniger der Workflow-Aspekt im Vordergrund. Hauptthemen
sind Rendition- und Versionsmanagement sowie die Verteilung und
Bereitstellung an unterschiedlichsten Standorten. Häufig
sind diese Lösungen aber nur auf bestimmte Abteilungen und
deren Bedürfnisse ausgelegt und werden nicht als Unternehmenslösung
betrieben.
Die Aufwandsfrage
Kleinere Mittelständler versuchen zunächst, sich mit
Mitteln der bei ihnen standardmäßig eingesetzten Softwareprodukte
der Lösung zu nähern. Häufiger wurden so kleinere
Lösungen auf Basis von Lotus Notes und seit kurzem auch mit
dem Microsoft Sharepoint Server realisiert. Archivierung ist hierbei
kein Thema; der Fokus liegt auf Datenbanken und der kontrollierten
Speicherung von Dateien unabhängig vom Dateimanager. Wenn
zusätzliche Software gekauft wurde, so waren dies meist die
kleineren Dokumentenmanagement-Produkte wie Docuware, Easy, ELO
oder windream. Für die meisten Anwendungsfälle sind
sie auch ausreichend. Skalierungsprobleme der Vergangenheit sind
heute auch bei den kleineren Produkten überwunden, so dass
der Weg von der Abteilungs- zur Unternehmenslösung mit mehreren
hundert Arbeitsplätzen möglich ist. Projekte sind heute
ohne großes Risiko zu fest kalkulierbaren Kosten möglich.
Sind jedoch zusammen mit der Einführung einer DRT-Lösung
neue Hardware, neue Netzwerkinfrastruktur oder neue Betriebssoftware
notwendig, sprengt dies häufig den verfügbaren Investitionsrahmen.
Dies liegt meistens nicht an der Software, sondern an der benötigten
Infrastruktur.
Der gehobene Mittelständler hat häufig vielfältigere
Probleme als die kleineren Unternehmen: Heterogene IT-Landschaften,
verteilte Standorte, größere Verwaltungen und andere
organisatorische Gegebenheiten machen aus der Einführung
immer ein Projekt. Besonders die Integration in vorhandene Software
– vor allem wenn es sich um ältere, proprietäre
Anwendungen handelt – stellt ein Risiko dar. Projekte sind
aufwendig und zehren an den eigenen Ressourcen der potenziellen
Anwender. Effizient lässt sich die neue Technologie nur dann
nutzen, wenn man auch die Organisation und die Abläufe mit
anpasst. Dies allein ist bereits ein Grund, warum solche Vorhaben
zögerlich angegangen werden. Die Kosten lassen sich nicht
so konkret kalkulieren wie bei einer kleineren Installation und
für das Projektmanagement muss man häufig auf externe
Berater oder Personal des Anbieters zurückgreifen. Da größere
Mittelständler häufig bereits länger mit einem
Systemintegrator zusammenarbeiten, wird auch die Produktauswahl
und die Durchführung des Projektes oftmals von diesem getrieben.
Bei den Produkten kommen dann Lösungen zum Zug, die vom Integrator
selbst angeboten werden oder ihm zumindest aus anderen Projekten
vertraut sind. Zum Einsatz kommen heute häufiger Lösungen
von Documentum, FileNET, GFT Solutions, IBM, iXOS oder Saperion.
Zur strategischen Positionierung im Hinblick auf neuere Themen
und Technologien wird aber auch häufig in einzelnen Workshops
oder kleineren Vorstudien auf externe Berater zurückgegriffen.
Typisch ist, dass Projekte nach der Phase der Vorstudie oder Fachkonzeption
häufig in eine gewisse Stagnation verfallen, da Entscheidungen
angesichts der Kosten und organisatorischen Aufwände lange
benötigen.
ASP als Alternative?
"Warum muss man selbst in Hardware, Software und Projektarbeit
investieren?", fragen sich viele kleinere Mittelständler.
Die Antwort der Anbieter hierauf ist das Application Service Providing
(ASP). Im Umfeld des Dokumentenmanagements kann dies als Document
Management Complete Outsourcing (DMCO) auch das Posteingangsscannen,
das Abstellen von Personal, den Betrieb der Systeme und andere
Dienstleistungen einschließen. Gerade für Selbständige
und kleinere Mittelständler ist dies eine Alternative zu
den aufwendigen Inhouse-Lösungen.
Befragt man ASP-Dokumentenmanagement-Anbieter, so ist jedoch
das Geschäft bisher weit hinter den Erwartungen zurückgeblieben.
Hierfür gibt es viele Gründe. Einer ist sicherlich die
Vertrauensfrage – gibt es den Anbieter auch in ein paar Jahren
noch, werden die Leitungen nicht abgehört, werden meine Dokumente
sicher gespeichert, kann niemand anderes darauf zugreifen, was
passiert mit den Informationen, wenn der Anbieter die Verfügbarkeit
nicht mehr sicherstellen kann...? Die Liste der Fragen kann beliebig
verlängert werden. Auch die Kosten, besonders bei geringer
Übertragungsbandbreite der verfügbaren Leitungen, sind
noch nicht in einem attraktiven Bereich. ASP-Lösungen lassen
sich auch kaum in bestehende Anwendungsumgebungen integrieren.
Eine Individualisierung ist nur eingeschränkt möglich
oder führt gleich wieder in ein kleines Projekt. Zwar kann
der Export vom Anwender zum ASP relativ einfach gestaltet werden,
der Zugriff auf die Daten und Dokumente erfolgt aber fast immer
nur über einen Browser – das Dokumentenarchiv ist damit
eine Inselanwendung. Andere Angebote von Telekommunikationsunternehmen,
die auch Projektmanagement, Bürokommunikation, Terminverwaltung
und andere Office-Funktionalität anbieten, sind bisher für
den Mittelstand noch wenig attraktiv. Aus Kostensicht spart man
sich zwar die Einmalinvestitionen, muss sich aber auf laufende
Kosten und eine große Abhängigkeit einrichten. Dennoch
wird ASP zukünftig immer häufiger genutzt werden und
sollte bei einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung auf jeden Fall
berücksichtigt werden.
Die organisatorische Herausforderung bleibt
Auch der Mittelstand kommt zukünftig nicht ohne Dokumententechnologien
aus. Die zunehmende Verbreitung von elektronischen Signaturen,
die zweite Welle des E-Business, rechtliche Anforderungen an die
Aufbewahrung von Daten, die Zusammenführung von Informationen
aus unterschiedlichsten Quellen und die Beschleunigung der Prozesse
lassen nur noch Raum für die Frage des „Wie?".
Anwenderanforderungen lassen sich heute mit unterschiedlichen
Produkten auf unterschiedlichen Plattformen umsetzen. Fragen nach
Document Related Technologies sind daher auch immer zugleich Plattformfragen
– setzt man weiter auf AS400, wird Dokumentenmanagement gleich
als Portallösung implementiert, nimmt man Exchange oder Domino
als Plattform usw.
Die Frage nach der geeigneten Dokumentenmanagement-Plattform
ist damit auch zu einer Frage der IT-Strategie geworden. Kleinere
Mittelständler haben hierfür oftmals nicht die erforderlichen
Spezialisten und hangeln sich von einer Adhoc-Entscheidung zur
nächsten. Größere Mittelständler haben zwar
IT-Spezialisten, diese sind jedoch häufig mit dem Tagesgeschäft
schon mehr als ausgelastet. Die Grundlagen für erfolgreiche
Einführungen sind daher nicht überall gediehen. Besonders
die organisatorische Herausforderung – vom fachlichen Konzept
über Organisationsanpassungen, Schulung und Einführung
bis zum sicheren Betrieb – bleiben.
Daher nehmen viele Mittelständler die derzeitige Krisenstimmung
im Dokumentenmanagement durch den Niedergang zahlreicher börsennotierter
Anbieter in Deutschland als Anlass, überhaupt nicht zu entscheiden.
Die Technologie ist jedoch matur und wirtschaftlich einsetzbar
– kein Grund, im Mittelstand jetzt die Hände in den
Schoß zu legen und noch länger abzuwarten!
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